Školství

Popis a specifika branže

Informační systémy ve školách a školských zařízeních mohou plnit dvě úlohy. Informační systém zde může být využíván komerčně, tedy pro vedení ekonomických, účetních a logistických agend samotného zařízení. Pomocí IS se zpracovává účetnictví, mzdy, majetky, sklad, fakturuje a podobně.

Kromě toho však může být systém využit pro výukové účely. Studenti se tak mohou seznámit s  ekonomickým systémem již v době výuky a to jim usnadní využívání informačních systémů v praxi. Je důležité, aby si každý student mohl založit svoji fiktivní firmu a v rámci své instalace vyzkoušet kompletní vedení základních agend společnosti. Je možné studentům zadat i účetní příklady a zpracovat je v systému.

Práce s informačním systémem ve školských zařízeních

• Multilicence
• Neomezená síťová verze
• Kompletní funkčnost
• Přednastavené číselníky
• Jeden systém pro výuku i pro komerční zpracování
• Neustálá aktualizace podle platné legislativy

Výběr z referencí

Střední odborná škola cestovního ruchu, s.r.o.

Integrovaná střední škola

První soukromá základní škola v Hradci Králové, s.r.o.

Střední odborná škola cestovního ruchu, s.r.o.

Střední odborná škola podnikání a obchodu, spol. s r.o.

Základní umělecká škola Lomnice nad Popelkou

Školní jídelna Dubňany

Základní škola a Mateřská škola Smidary

Základní škola a Mateřská škola Věž

Školské zařízení pro DVPP KHK

Střední škola řemeslná Jaroměř

Střední průmyslová škola

Trenčianska univerzita Alexandra Dubčeka

Slovenská poľnohospodárska univerzita v Nitre

Střední odborné učiliště rybářské a Učiliště Třeboň

Střední škola hotelnictví a gastronomie, Praha 9 - Klánovice

Střední odborná škola pro administraci EU, Praha 9 - Počernice

Odborné učiliště a praktická škola Chroustovice

Případová studie Střední odborná škola podnikání a obchodu

Helios Red – pro ekonomy i pro studenty

Střední odborná škola podnikání a obchodu, spol. s r.o. nemá příliš dlouhou historii, zato však její růst je skutečně strmý. Jako samostatný subjekt začala fungovat v srpnu r. 1997 (tenkrát ještě pod názvem Soukromá střední podnikatelská škola obchodu a služeb, spol. s r.o.). V současné době má již 34 zaměstnanců  včetně dvou externistů. Letos zde studuje 220 studentů ve dvou čtyřletých a v jednom dvouletém nástavbovém maturitním oboru a dalších 86 studentů ve tříleté dálkové formě studia.

Do roku 2005 používali zaměstnanci školy pro vedení účetnictví samostatný software pracující v systému DOS. Mzdy se zpracovávaly v dalším samostatném programu, který pracoval v témže systému. Škola se však rychle rozvíjela, přibývalo zaměstnanců i žáků. Proto bylo posléze nutné zpracovávání účetnictví od vedení evidence oddělit. Management školy vyřešil tuto situaci outsourcingem mzdové evidence. Ta je v současné době vedena externí olomouckou firmou, která pro zpracování mzdové evidence také používá systém Helios. To umožňuje snadný import mzdových dokladů do účetní evidence společnosti.

Hledá se program pro celou skupinu

Postupem času však docházelo také k nárůstu počtu dokladů a dílčích nedostatků dosud používané technologie. Program pro vedení účetnictví přestával vyhovovat. Byl příliš jednoduchý, nepodporoval elektronické odesílání dat. Navíc firma, která se jeho tvorbou zabývala, jej nechtěla již do dalších let aktualizovat, protože byl používán již jen malým počtem organizací.

„Naše společnost se tedy začala zajímat o jiný, propracovanější program vhodný pro vedení našeho účetnictví,“ vzpomíná Silvie Šteigerlová, ekonomka a prokuristka Střední školy podnikání.

„Vzhledem k tomu, že škola je součástí holdingové skupiny Doma – Morava, do níž patří i firmy zabývající se nákupem a prodejem zboží, bylo z hlediska jednotného informačního systému žádoucí pořízení programu, který je používán i v ostatních firmách skupiny. Protože holdingová skupina je tvořena převážně firmami, které se zabývají prodejem zboží v maloobchodních prodejnách a používají registrační pokladny, byl jednou z hlavních podmínek pro výběr nového systému příjem zboží do skladové evidence za pomoci čteček čárových kódů. Další z podmínek byla možnost oprav případných chybně zadaných údajů,“ vysvětluje Ing. Martin Kirschbaum , který byl pověřen výběrem systému. Martin Kirschbaum, který má dlouholeté zkušenosti s vedením účetnictví, měl také přehled o stavech jednotlivých firem holdingové centrály a byl schopen přesně vymezit funkce nezbytné pro elektronické zpracování a účetní evidence vedené v jednotlivých firmách holdingu.

Se zákazníkem roste i systém

Licence informačního systému Helios Red (tehdy ještě pod starším názvem LCS SIS) byla pro školu zakoupena na Invexu v roce 2005. K podpisu licenční smlouvy se společností LCS International došlo 1. listopadu téhož roku. Neprodleně poté byla zahájena instalace a zaškolení pracovníků. Toho se úspěšně zhostil jeden ze zaměstnanců školy, který byl s programem již seznámen a nyní pracuje jako správce systému pro všechny holdingové společnosti. Od ledna 2006 začal být Helios Red používán pro evidenci a zpracování účetních dokladů školy.

V první fázi měla škola zakoupenou licenci pouze pro moduly: ABO, ESOP, FAKTURY, SIS21 a UCTO pro jednoho uživatele. Na konci června téhož roku se však škola přestěhovala do větších prostor, s čímž souvisel nákup většího množství majetku, který bylo nutno odepisovat, a současně i evidovat technické zhodnocení pronajaté budovy.  Na podzim roku 2006 (opět s veletržní slevou na Invexu) byl proto zakoupen i modul pro evidenci majetku. V roce 2007 byl systém opět rozšířen, tentokrát zakoupením licence pro dalšího uživatele, aby bylo umožněno vedení dvou pokladen, zejména pro prodej stravenek studentům.

Studenti až na prvním místě

„Velkým přínosem nového programu byla hlavně možnost zpracování přehledné evidence pokladních a bankovních dokladů a nastavení výstupu při zobrazení a tisku některých účtů tak, aby vznikla přehledná měsíční evidence plateb školného a stravenek, kde se dá jednoduše orientovat podle tříd a jmen jednotlivých studentů,“ konstatuje Silvie Šteigerlová. „V praxi se výborně osvědčila také funkce kopírování jednotlivých dokladů a možnost přednastavit si vyplňování jednotlivých kolonek, což vedlo k velkému urychlení při práci s programem. Do budoucna je zvažována možnost využití odesílání příkazů k úhradě do banky v podobě datových souborů přímo z programu elektronickou cestou,“ dodává Šteigerlová.

Nezůstalo však pouze u standardního využívání systému tak, jak se to děje v běžných firmách. Jde o školu a tudíž především o přínos pro studenty. Proto v současné době škola uvažuje o možnosti zakoupení dalších licencí pro potřebu praktické výuky Účetnictví, které zde patří ke stěžejním učebním předmětům.

bl_skolstvi.pdf (163 kB)