Pokročilá správa dokumentů

Trávíte hledáním dokumentů a informací v nich spoustu času, který byste mohli využít efektivněji na Vaši práci? Najdete vždy potřebný dokument? Nemáte přehled, v jakém stavu je schvalování určitého dokumentu? Pokud jsme popsali některý z problému, který řešíte ve Vaší společnosti, máme pro Vás řešení.

Mimo základní vlastnosti pro správu dokumentů disponuje Helios Orange integrovaným DMS systémem DOCU-X společnosti SOCOS IT s.r.o.

Naše produkty (řešení) Vám zajistí:

 

  • Okamžitý přístup k dokumentům a informacím v nich díky fultextovému vyhledávání

  • Žádný dokument se již neztratí

  • Minimalizaci nákladů na kopírování dokumentů

  • Zabezpečení dokumentů proti ztrátě a zničení.

  • Snížení nákladů na archivaci papírových dokumentů ve firemní spisovně.

  • Systematický přístup k práci s dokumenty.

  • Okamžitý přístup k dokumentům přímo z Helios Orange nebo klienta DMS odkudkoliv.

  • Usnadnění komunikace mezi jednotlivými zaměstnanci/odděleními.

  • Automatizaci schvalovacích procesů a přehled nad nimi.

  • Zefektivnění práce s dokumenty

 

Digitalizace dokumentů

Nikdy nebylo skenování tak snadné. S minimálními náklady získáte v maximální míře automatizované profesionální skenovací pracoviště.

Vytěžování dat z dokumentů

Již nemusíte přepisovat dataz dokumentů (např. faktur) do Helios Orange ručně. DOCU-X OCRtuto činnost vykoná za Vás a navíc sám zkontroluje, zda jsou přepsaná data opravdu správná.

Ukládání a schvalování dokumentů

Systém DOCU-X DMS umožňuje ukládání veškerých typů dokumentů k záznamům v Helios Orange a dokumenty již není třeba dohledávat v šanonech. DíkyDOCU-X DMS jsou dokumenty okamžitě přístupné komukoliv, kdo má právo je vidět a papírový originál je přitom bezpečně uložený ve spisovně. Již Vám nebudou pro firmě kolovat papírové originály dokumentů v rámci jejich schvalovacích procesů. S DOCU-X DMS se tyto procesy převedou do elektronické formy a tím se zajistí jejich zrychlení, zprůhlednění a získáte tak větší přehled nad děním ve Vaší společnosti.

 

Bezpečnost

 

Všechny dokumenty jsou fyzicky uloženy v zabezpečeném úložišti. Tím je zajištěno, že k dokumentům nemá nikdo přímý přístup a není možné je tak modifikovat, odstranit nebo celé úložiště zkopírovat a odnést. DOCU-X DMS zároveň umožňuje verzování dokumentů, díky kterému si již nikdy nepřepište nebo nechtěně nesmažete žádnou informaci v dokumentu.

Dovolujeme si vás pozvat na bezplatný Webinář – Efektivní práce s dokumenty, kde Vám poradíme, jak uspořit čas Vašich zaměstnanců. Ukážeme, jak snadný může být proces zpracování (likvidace) přijatých faktur. Zjistíte, jak snadné je najít jakýkoliv dokument a to kdykoliv a odkudkoliv. Uvidíte jak může být schvalování jednoduché, rychlé a přehledné.

 

•                   Papírování versus elektronická správa dokumentů

•                   Likvidace přijatých faktur (ukázka kompletního procesu likvidace od naskenování po schválení)

•                   Ukázka funkcionalit DOCU-X DMS a DOCU-X OCR

•                   Diskuze

 

Pro registraci, prosíme, vyplňte registrační formulář, který naleznete zde.

Tým HELIOS Orange.

 

 

Hledáte to správné řešení pro vás?

Chcete se dozvědět více?