Jak na smlouvy? Nově a prakticky v HELIOS Orange.

Dnem 1. července 2016 vstoupil v účinnost nový Zákon o registru smluv (předpis č. 340/2015 Sb.). Na tuto skutečnost zareagovala společnost Asseco Solutions a pro svůj systém HELIOS Orange vytvořila plugin „Registr smluv“. Ten je určen pro všechny společnosti, které jsou dle uvedeného zákona povinny zveřejňovat smlouvy a objednávky ve veřejném registru smluv. Tuto povinnost mají subjekty definované v zákoně.

Pokud mezi takové subjekty patříte, bude pro vás nové řešení přínosem. Usnadní vám plnění této povinnosti a zpřehlednění evidence vašich smluv. Smlouvy lze tedy evidovat v prostředí HELIOS Orange a prostřednictvím automatizované správy je odesílat ke zveřejnění na příslušném registru.

Problematika smluv je v systému HELIOS Orange řešena pomocí samostatné agendy s názvem „Registr smluv“. Abyste však mohli smlouvy do registru odesílat, musíte mít k dispozici též licenci datových schránek.

Smlouvy jsou v systému evidovány v interním DMS (dokument management system), do kterého je nutné dokumenty (smlouvy a objednávky) ukládat ve formátu dle požadavků registru (nelze používat scany bez textové vrstvy).

Podívejme se na to, jak celé řešení vlastně funguje a jak s ním správně zacházet

  • Požadované dokumenty k uveřejnění evidujeme v interním DMS produktu HELIOS Orange.
  • Máme-li v úmyslu je posléze publikovat, je nutné u dokumentu zadat atribut „Status registru“ s hodnotou „Připraveno k zveřejnění“. Tento atribut lze nastavit ručně, případně přepínat nastaveným schvalovacím procesem.
  • V menu systému je nový modul „Registr smluv“ pro nastavení datové schránky pro odesílání a adresa příjemce (adresa portálu registru smluv).
  • Agenda obsahuje základní přehled dokumentů pro zveřejnění a již zveřejněné. Zde zadáte především tzv. metadata, která jsou povinná pro zveřejnění ve veřejném registru smluv.
  • K takto vytvořeným metadatům připojíte příslušné dokumenty ze seznamu dokumentů, uložených v HELIOS Orange.
  • Editor tohoto řešení umožňuje zadat i další údaje nepovinné pro rejstřík. Např. interní identifikaci smluv, které již existovaly a je potřeba je zveřejnit dodatečně.
  • Je možné nastavit masku generování čísla smlouvy podle vnitřních pravidel organizace.
  • Funkce „Zveřejnění smlouvy“ vám sama vytvoří zprávu datové schránky s příslušným xml v příloze.
  • Komunikace s datovou schránkou je zajištěna standardní funkčností, přičemž systém registru smluv vrátí zpětnou informaci ve zprávě do datové schránky.
  • Nad záznamy v modulu registru máte možnost spustit funkci „Načtení potvrzení“. Systém poté dohledá došlé zprávy z veřejného registru smluv a přiřadí status podle obsahu došlého xml.

Registr smluv v HELIOS Orange podporuje dva způsoby obsluhy. Vytvořená relace mezi Dokumenty a Registrem smluv umožní obsluhu procesu jak ze strany přehledu Registru, tak ze strany přehledu Dokumenty. Metadata potřebná pro zveřejnění tedy můžete zadávat jak v příslušném přehledu Registr smluv, tak i v přehledu Dokumenty. Díky tomu lze zveřejnění objednávky realizovat bez překlikávání do modulu Registr smluv přímo v Oběhu zboží nad přehledem dokumentů, připojených ke konkrétní objednávce. Takto se provádí zveřejnění decentralizovaně. Nebo naopak, provozní pracovníci připraví dokumenty ke zveřejnění a pověřený uživatel odešle všechny centrálně najednou z přehledu Registr smluv.

Více informací naleznete zde.

Lukáš Ontl
Produktový manažer HELIOS Orange

Hledáte to správné řešení pro vás?

Chcete se dozvědět více?