Schvalování dokumentů pomocí Workflow :: HELIOS – podnikový informační systém, ekonomický a účetní software, systém pro veřejnou správu

Schvalování dokumentů pomocí Workflow

Elektronické schvalování dokumentů, jako nástroj optimalizace procesů.

Problematika zefektivnění firemních procesů představuje v dnešní době jednu z hlavních otázek většiny firem, a to zejména z důvodu úspory času a peněz. Velký potenciál, vedoucí k vyšší efektivitě a úsporám každé firmy se ukrývá v optimalizaci procesů v oblasti toku dokladů. 

Příkladem takového procesu, který je stále žádanější ve většině moderních firem je elektronické schvalování dokumentů. Jedná se o praktický nástroj, který usnadňuje oběh dokumentu přes všechny kompetentní osoby, bez nutnosti dokument fyzicky držet, tzv. putování dokumentu od kanceláře ke kanceláři. Nespornou výhodou je tak minimalizace rizika jeho ztráty, což ocení zejména účetní oddělení a zároveň možnost schvalovat odkudkoliv i mimo kancelář.


Představme si elektronické schvalování na jednoduchém příkladu: 
Do firmy přijde došlá faktura. Asistentka fakturu zaeviduje do došlé pošty a připojí scan faktury. Dokument, nyní již elektronicky, přebírá fakturační oddělení, které fakturu velmi jednoduše vygeneruje z pošty a doplní všechny potřebné náležitosti. Zaevidovaný doklad je připraven na odeslání do schvalovacího procesu. 

Pomocí Workflow v systému HELIOS Orange se automaticky vyhodnotí, komu má být doklad doručen ke schválení, díky čemuž odpadá nutnost dohledávání zodpovědných pracovníků. Na základě předem nadefinovaných podmínek systém vyhodnotí, kdo je kompetentní se k dokladu vyjádřit. V šabloně je také možnost nadefinovat několik stupňů schvalování. Například faktury nad 100 000 Kč schvaluje také jednatel společnosti, který se bude k dokladu vyjadřovat v poslední úrovni.

Faktura je tedy odeslaná do procesu Workflow, které se postará o to, aby všem kompetentním osobám (schvalovatelům), které se k dokladu mají vyjádřit, přišel notifikační e-mail o nové schvalovací úloze. Součástí notifikačního e-mailu je odkaz, který umožňuje přímý přístup do Webového portálu ke konkrétní úloze se všemi potřebnými informacemi a možností doklad schválit, zamítnout, nebo schválit podmínečně. Schvalovatel se tak nemusí připojovat do informačního systému, ale zároveň dochází k online zpracování každého jednoho vyjádření v systému HELIOS Orange.

Administrátor Workflow, resp. fakturant, který spustil proces schvalování tedy okamžitě vidí vyjádření a stav, v jakém se schvalovací proces na dokladu nachází. Schválené doklady se následně realizují, zamítnuté doklady je potřeba upravit a poslat znovu do schvalovacího procesu.


Jste společnost, která má faktury navázané na objednávky, nebo smlouvy?
Workflow v systému HELIOS Orange zvládne také tento problém. Na faktuře vytvořené z objednávky, nebo smlouvy si uživatel vygeneruje dokument (Schvalovací protokol nebo Likvidační list), který poskytne schvalovateli informaci o čerpaní smlouvy, nebo objednávky. Schvalovatel tedy nemusí otevírat šanony se smlouvami a kontrolovat, zda je faktura správná vůči smlouvě. Všechny potřebné informace bude mít k dispozici také z mobilního zařízení a tabletu i mimo firmu.

Elektronické schvalování dokumentů v systému HELIOS Orange je možné nadefinovat nad různými doklady. Výrobní společnosti určitě ocení možnost schvalovat výrobní příkazy, nebo kooperační objednávky. Obchodním společnostem Workflow umožní kontrolu nákupů svých obchodníků, kterým jednotlivé nákupy bude schvalovat obchodní ředitel. Jiným společnostem může zase pomoct ke zefektivnění marketingových aktivit v procesu schvalování priorit.


Myslíte si, že elektronické schvalování dokumentů může být přínosem pro společnosti? Chcete vědět, jak může pomoct také u Vás? Kontaktujte nás a my vám rádi poskytneme další informace o tom, jak zefektivnit a zoptimalizovat procesy ve Vaší společnosti.

Více informací je možné získat shlédnutím záznamu z webináře na tomto odkazu.

Tým Asseco Solutions

Hledáte to správné řešení pro vás?

Chcete se dozvědět více?