Schvalování dokumentů v pravěku a dnes?

Jak vypadaly v pravěku auta víme ze seriálu Flintstoneovi. Jak ale vypadalo, či dokonce ještě někde vypadá schvalování dokumentů v českých firmách a jak může vypadat dnes?
 

O co při schvalování dokumentů jde?

V každé firmě, kde pracuje více než 10 zaměstnanců začne docházet k oběhu dokumentů. Typicky se jedná o faktury, objednávky, nejrůznější pracovně právní dokumenty (dovolené, náhrady, nemocenské), smlouvy, cenové nabídky, servisní požadavky, atd. Důvodů k oběhu dokumentu mezi více lidmi může být několik. Nejčastější jsou dva hlavní. Tím prvním z nich jsou rozhodovací kompetence. Druhým důvodem je potřeba doplnění informací nebo součinnost více zaměstnanců či různých oddělení.

Jak to bylo v pravěku?

V „pravěku“ vše probíhalo tak, že při schvalování byly k dokumentům připojeny tzv. schvalovací košilky. Jednalo se o papírové tabulky přišité či nějak jinak přidělané k dokumentu, ke kterým se ručně připisovaly jednotlivé údaje – datum zpracování, zodpovědná osoba a úsek, který dokument zpracoval (např. podatelna). U dokumentů, kde bylo třeba vyjádření nebo doplnění informací z více oddělení najednou, to bylo složitější. Zodpovědný pracovník obvykle základní dokument rozkopíroval a odnesl na příslušná pracoviště. Pak složitě telefonicky zjišťoval, kdo to v daném oddělení dostal na starost a co se s dokumentem děje.

O distribuci dokumentů se staraly buď sekretářky, které osobně dokumenty roznášely jednotlivým pracovníkům, nebo ve firmě na recepci bývala obrovská skříň se „schránkami“ pro každého zaměstnance. Větší firmy s více pobočkami měli dokonce interní poštu. V případě dovolených a nemocí se oběh dokumentu zastavil. Později část dokumentů obíhala také faxem, které dnes nahradil oběh e-maily. Faxy a e-maily bohužel ale vedly k tomu, že zmizel přehled o tom, zda se pracuje se správnou a aktuální verzí dokumentu. V případě dokumentů s košilkami to šlo vyčíst právě z košilky.

Jak je to dnes v HELIOSu?

Dnes celý proces probíhá velmi jednoduše. Pokud dorazí papírový dokument, příslušný pracovník jej naskenuje a zařadí do HELIOSu do příslušného schvalovacího workflow. S e-maily či elektronickými dokumenty mu odpadá skenování. Pro každý typ dokumentu je dané přesné workflow, které stanoví příslušné schvalovatele. Systém eviduje dovolené i nemocenské a umožňuje nastavit tzv. zastupitelnost. Systém také sám informuje schvalovatele o blížícím se termínu schválení, k čemuž má k dispozici notifikační lištu. V případě, že je při schvalování schvalovateli něco nejasného, může se písemně dotazovat dalších zaměstnanců přímo v systému. Při přípravě např. výše zmiňovaných nabídek je v systému vždy aktuální verze dokumentu a je viditelně označeno kdo kdy a jak dokument upravoval.

A co u vás? Máte raději pravěk, nebo schvalujete radši pomocí systému HELIOS Orange?
 

Tým HELIOS Orange

Hledáte to správné řešení pro vás?

Chcete se dozvědět více?