Ochrana osobních údajů GDPR

1. Kdo jsme a co zde naleznete?

Jsme Asseco Solutions, a.s.,
IČO: 64949541,
se sídlem Praha 4, Zelený pruh 1560/99, PSČ 140 02,
e-mail: info-CZ@assecosol.com,
tel.: + 420 244 104 111,
ID DS: fb4ewyy,

a tímto Vás v souladu s čl. 12 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“) informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech.
Nad zpracováním Vašich osobních údajů u nás dohlíží pověřenec pro ochranu osobních údajů, kterým je paní Lenka Popelková, e-mail dpo-cz@assecosol.com.
Zde si můžete přečíst, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, k čemu je potřebujeme, co nás k tomu opravňuje a po jakou dobu Vaše údaje uchováváme. Dozvíte se zde také, kdo obecně může mít k Vašim osobním údajům přístup, jaká máte práva a jak je můžete uplatnit.

Na bezpečí Vašich osobních údajů nám záleží, a proto máme zaveden, udržován a certifikován Systém řízení bezpečnosti informací (ISMS) v souladu s normou ISO/IEC 27001, rozšířený o ISO/IEC 27701 pro oblast ochrany osobních údajů. Na základě tohoto systému máme nastaveny přiměřená technická a organizační opatření zajišťující ochranu osobních údajů před neoprávněným nebo protiprávním zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením či poškozením.

2. Jaké osobní údaje o vás můžeme zpracovávat?

Za různými účely o vás zpracováváme různé kategorie osobních údajů. Konkrétní rozsah těchto údajů závisí na tom, k čemu údaje používáme.
Jde konkrétně o tyto kategorie:

adresní údaje (např. fakturační adresa, bydliště, sídlo);
kamerový záznam (s podobiznou);
kontaktní údaje (např. e-mailová adresa, telefonní číslo);
identifikační údaje (např. jméno, příjmení, IČO fyzické osoby, informace o vaší pracovní pozici);
identifikační údaje vašeho zařízení (IP adresa);
informace o chování na webu (např. počet návštěv na stránce, způsob využití stránky);
informace o míře využití produktu či služby (např. jaké produkty a služby využíváte a jak);
informace o smlouvě a jejím plnění (např. den uzavření smlouvy, objednané služby, reklamace);
obsah komunikace s námi (když nám např. napíšete dotaz);
platební údaje (např. číslo účtu, číslo platební karty, SWIFT);
profesní údaje (údaje o vašem vzdělání a profesních zkušenostech, další údaje ze životopisu);
údaje o bonitě a důvěryhodnosti (např. zjistitelné z insolvenčního rejstříku a jiných veřejných rejstříků a seznamů)

Pro vaši informaci osobními údaji nejsou údaje o právnické osobě (např. název či IČO společnosti), ani anonymizované údaje, ze kterých už nepoznáme, komu údaje patří (např. muž, 38 let, Praha).

3. Co konkrétně můžeme s vašimi osobními údaji dělat?

K čemu přesně vaše osobní údaje potřebujeme, se dozvíte níže. K informacím se můžete dostat i přes tyto odkazy:

3.1.     Návštěva webové stránky https://www.helios.eu/
3.2.     Komunikace s námi
3.3.     Objednávky našich produktů, využití našich služeb, vzájemná spolupráce
3.4.     Kariéra – výběrové řízení
3.5.     Whistleblowing
3.6.     Provoz kamerového systému

3.1. Návštěva webové stránky https://www.helios.eu/

Používáme cookies a podobné trackery (mluvíme zde o všech jako o cookies). Když navštívíte náš web, můžeme vám cookies ukládat do vašeho zařízení a znát některé informace o vašem chování na webu. Konkrétně můžeme vaše osobní údaje používat následně:

1	Vaše osobní údaje potřebujeme k fungování webových stránek
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje vašeho zařízení, údaje o vašem chování na webu
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování provádíme na základě našeho oprávněného zájmu na fungování našich stránek
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Dle technického nastavení cookies (viz dokument Informace o cookies)

2	Vaše osobní údaje můžeme použít k vytváření statistik a reportů o užívání webových stránek
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje vašeho zařízení, údaje o vašem chování na webu
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování provádíme na základě vašeho souhlasu s použitím cookies a našeho oprávněného zájmu na zlepšování našich stránek
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Dle technického nastavení cookies

3	Vaše osobní údaje můžeme použít k zobrazení cílené reklamy na jiných webech a předání reklamním provozovatelům
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje vašeho zařízení, údaje o vašem chování na webu
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování provádíme na základě vašeho souhlasu s použitím cookies a zpracováním osobních údajů
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Dle technického nastavení cookies

Zjednodušeně - technicky nezbytné cookies používáme bez souhlasu. Analytické a marketingové cookies ukládáme pouze na základě Vašeho souhlasu, který můžete kdykoli změnit v nastavení cookies. Podrobnosti viz „Informace o cookies“

3.2. Komunikace s námi

Můžete nám napsat nebo nám zavolat. V takovém případě budeme vaše osobní údaje zpracovávat následně:

1	Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat proto, abychom vám mohli zodpovědět vaše dotazy
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Kontaktní údaje, obsah komunikace
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování provádíme na základě našeho oprávněného zájmu na zodpovězení vašich dotazů
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	1 rok od naší poslední komunikace.

3.3. Využití našich služeb nebo naopak využití těch Vašich

Možná jste našimi klienty nebo jsme my Vašimi klienty anebo jste se přihlásili na některý z našich seminářů nebo školení.

V těchto případech nás pojí to, že spolu jednáme o uzavření smlouvy, nebo jsme spolu smlouvu uzavřeli a dále ji plníme. Pak můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat následně:

1	Vaše osobní údaje potřebujeme proto, abychom s vámi mohli jednat o možné spolupráci (poskytnutí software k užívání, služby apod.)
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje, adresní údaje, kontaktní údaje, informace o možné smlouvě a jejím plnění, údaje o bonitě a důvěryhodnosti (pouze pokud s námi komunikujete sami za sebe, ne jako zástupci právnické osoby)
	Co nás ke zpracování opravňuje	Jedná se o opatření nezbytné pro uzavření smlouvy
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Pokud spolu neuzavřeme smlouvu, do 1 roku od naší poslední komunikace. Jinak po dobu, po jakou uchováváme vaše údaje za účelem plnění smlouvy (viz níže).

2	Vaše osobní údaje potřebujeme proto, abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu a smlouvu plnit (při objednávce software i školení či jiného produktu), včetně související komunikace
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje, adresní údaje, kontaktní údaje, informace o smlouvě a jejím plnění, platební údaje
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy s vámi, resp. právnickou osobou, ve které pracujete
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Vaše údaje uchováváme 3 roky od ukončení našeho smluvního vztahu (skončení školení, ukončení užívání software). Základní informace o smlouvě (např. den uzavření smlouvy, předmět, poskytnutí software, údaje o platební schopnosti) uchováváme až po dobu 10 let od ukončení vztahu. Některé i déle, pokud musíme plnit zákonné povinnosti (viz níže).

3	Vaše osobní údaje potřebujeme proto, abychom plnili povinnosti dané právními předpisy
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje, adresní údaje, kontaktní údaje, platební údaje, informace o smlouvě a jejím plnění
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování je nezbytné pro plnění právních povinností (jde o zákonný požadavek, kterému se nevyhneme)
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Po dobu stanovenou právě účinnými právními předpisy (doby se týkají zejména uchování daňových dokladů)

4	Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat proto, abychom si vytvářeli statistiky a analýzy o tom, jak naše produkty a služby využíváte, a mohli je zlepšovat
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje, kontaktní údaje, informace o smlouvě a jejím plnění, informace o míře využití produktu či služby
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování provádíme na základě našeho oprávněného zájmu na zlepšování našich produktů a služeb
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Do 5 let od ukončení našeho smluvního vztahu (později můžeme pracovat jen s anonymizovanými údaji, ze kterých už nepoznáme, kdo je kdo a nejsou osobními údaji)

5	Vaše osobní údaje můžeme potřebovat proto, abychom chránili naše práva a právem chráněné zájmy, zejména při soudních a jiných sporech
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje, adresní údaje, kontaktní údaje, platební údaje, informace o smlouvě a jejím plnění a další informace, které vyplynou při řešení sporu
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování můžeme provádět na základě našeho oprávněného zájmu na ochraně našich práv a zájmů
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Po dobu 5 let od skončení sporu (např. ukončením soudního řízení či úplným vymožením pohledávky), pokud není pro účely ochrany potřeba ponechat údaje déle

6	Vaše osobní údaje můžeme použít proto, abychom vám mohli zasílat nabídky produktů a služeb obdobných těm, které jste si od nás objednali
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje, kontaktní údaje, informace o míře využití produktů a služeb
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování můžeme provádět na základě našeho oprávněného zájmu na zasílání obchodních sdělení našim předchozím zákazníkům
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Po dobu 3 let od skončení našeho smluvního vztahu, později jen na základě vašeho souhlasu se zasíláním obchodních sdělení a zpracováním osobních údajů
Z odběru obchodních sdělení se můžete odhlásit, jednoduše tak, že kliknete na odkaz v každém obchodním sdělení.

3.4. Kariéra – výběrové řízení

Na našem webu máte možnost se přihlásit do výběrového řízení některých z právě vypsaných pozic. V takovém případě vaše osobní údaje zpracováváme následně:

1	Vaše osobní údaje můžeme potřebovat proto, abychom s vámi vedli výběrového řízení na pracovní pozici
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje, adresní údaje, kontaktní údaje, profesní údaje
	Co nás ke zpracování opravňuje	Provádíme opatření nezbytná pro uzavření případné pracovní smlouvy nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ)
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Po dobu 2 měsíců od skončení výběrového řízení

2	Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat proto, abychom vás v budoucnu mohli kontaktovat s nabídkami práce
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje, adresní údaje, kontaktní údaje, profesní údaje
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování můžeme provádět jen na základě vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Po dobu 1 roku od udělení souhlasu, max. do odvolání souhlasu

3.5. Whistleblowing

	Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat proto, abychom mohli posoudit a vyřídit Vaše oznámení.
	Jaké osobní údaje zpracováváme	Identifikační údaje, adresní údaje, kontaktní údaje, údaje o oznámení a další údaje získané v rámci posouzení oznámení a zvukové nahrávky ústně podaných oznámení, pokud byly pořízeny se souhlasem oznamovatele.
	Co nás ke zpracování opravňuje	Zpracování je nezbytné pro plnění právních povinností na základě zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění.
	Jak dlouho osobní údaje uchováváme	Po dobu 5 let od skončení šetření oznámení.

3.6. Provoz kamerového systému
Navštívíte-li naši pobočku na adrese Bratří Štefanů 60/39, 500 03 Hradec Králové stanete se subjekty údajů, o kterých budou zpracovány záznamy z kamerového systému umístěného na pobočce. Další informace o zpracování Vašich osobních údajů naleznete ZDE.

4. Kdo jsou příjemci Vašich osobních údajů?

Kdo může mít přístup k Vašim údajům	Důvod zpřístupnění
Externí spolupracovníci a dodavatelé	Na základě ujednání o zpracování osobních údajů.
Orgány veřejné moci a další instituce oprávněné k přístupu k osobním údajů na základě právních předpisů	Pokud spolu např. povedeme spor u soudu, můžeme Vaše údaje zpřístupnit i orgánům veřejné moci (soudu, exekutorům apod.), dále např. orgány činné v trestním řízení, inspektoráty práce, apod.
Pojišťovny	V případě řešení pojistné události.
Subjekty údajů	Na žádost.

Osoby, které mohou mít přístup k Vašim osobním údajům, jsme zavázali k ochraně Vašich osobních údajů prostřednictvím smluv o zpracování osobních údajů a povinnosti mlčenlivosti. Pokud budete chtít vědět komu, kdy a za jakým účelem byly Vaše údaje zpřístupněny, rádi vám vyhovíme.

V rámci zpracování osobních údajů nedochází k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

V některých případech může docházet k přenosům osobních údajů mimo Evropskou unii, např. při využití poskytovatelů cloudových nebo IT služeb. Tyto přenosy vždy probíhají v souladu s kapitolou V GDPR – zejména prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí nebo do zemí s rozhodnutím o odpovídající ochraně. Tímto zajišťujeme, že Vaše osobní údaje jsou chráněny stejně jako v rámci Evropské unie a Vaše práva nejsou nijak omezena.

5. Jaká jsou Vaše práva a jak je u nás můžete uplatnit?

V souladu s čl. 15 až 22 GDPR má každý subjekt údajů:

5.1. Právo na přístup

Máte právo na přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme. Současně máte právo na informace o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, po jakou dobu, jaké jsou účely jejich zpracování, komu je zpřístupňujeme a jestli je používáme k automatizovanému rozhodování (případně jak toto automatizované rozhodování funguje).
Kopii Vašich osobních údajů Vám dáme bezplatně. Pokud byste měli zájem o více kopií, můžeme od Vás požadovat nezbytnou úhradu nákladů.

5.2. Právo na opravu

Zjistili jste, že o Vás zpracováváme neúplné nebo nesprávné osobní údaje? Pak máte právo na to, abychom osobní údaje opravili nebo, pokud to vyžaduje účel zpracování těchto osobních údajů, abychom je doplnili.

5.3. Právo na výmaz

Dále máte právo na výmaz vašich osobních údajů, které o vás uchováváme. Abyste mohli vymazání požadovat, musí být dán jeden z následujících důvodů:

vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromažďovány nebo zpracovávány;
vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně;
odvolali jste souhlas, na jehož základě bylo zpracování vašich osobních údajů prováděno, a nemáme žádné jiné oprávnění tyto osobní údaje dále zpracovávat;
vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě oprávněného zájmu, a pokud nebudeme schopni prokázat, že její oprávněný zájem převažuje vaše právo na výmaz;
existuje nějaký zákonný důvod, který vyžaduje výmaz těchto osobních údajů.

Ačkoli svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvoláte, nebo požádáme o výmaz vašich osobních údajů, ne vždy můžeme vaše údaje smazat. Někdy po nás zpracování vašich osobních údajů vyžaduje zákon. Pak vás ale budeme informovat o důvodu, na základě, kterého nemůžou být vaše osobní údaje vymazány.

5.4. Právo na omezení zpracování

Pokud budete mít pocit, že vaše osobní údaje jsou chybné, můžete požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů na dobu nezbytně nutnou k ověření jejich přesnosti a k případné opravě.
Toto právo máte také v těchto případech:

zpracování vašich osobních údajů je protiprávní, ale nepřejete si, aby vaše osobní údaje byly vymazány;
již vaše osobní údaje nepotřebujeme za účelem, za kterým jsme je zpracovávali, ale trváte na jejich zpracování (zejm. uchování) pro určení, výkon nebo obhajobu vašich právních nároků;
vznesli jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů na základě našeho oprávněného zájmu; v tomto případě omezíme zpracování do doby posouzení, zda náš oprávněný zájem převyšuje nad vaším právem na to, aby vaše osobní údaje nebyly nadále zpracovávány.

5.5. Právo na námitku proti zpracování vašich osobních údajů na základě oprávněného zájmu

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo podat proti tomuto zpracování námitku. Na jejím základě posoudíme, zda je skutečně v našem oprávněném zájmu vaše osobní údaje pro daný účel zpracovávat. Nebo zda převažuje vaše právo na to, aby vaše osobní údaje nebyly nadále zpracovávány.
Pokud je vaše námitka oprávněná, se zpracováním vašich údajů přestaneme.

5.6. Právo na přenositelnost osobních údajů

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje automatizovaně na základě souhlasu nebo nezbytnosti pro plnění smlouvy, můžete nás požádat, abychom vám poskytli vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. A dále abychom je případně předali dalšímu vámi vybranému správci osobních údajů.

5.7. Právo na stížnost

Myslíte si, že výše uvedená práva jsou z Vašeho pohledu nedostatečná? Nebo že jakýmkoliv způsobem porušujeme Vaše práva? Můžete podat stížnost u dozorového úřadu.

Kompetentním dozorovým úřadem pro ochranu osobních údajů je:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Tel.: + 420 234 665 111
e-mail: posta@uoou.cz
https://www.uoou.cz

5.8. Právo odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů

Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním (čl. 7 odst. 3 GDPR). Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním. Odvolat lze stejným způsobem, jakým byl souhlas udělen.

Veškerá svá práva můžete u nás uplatnit následovně:

v písemné podobě s úředně ověřeným podpisem na adresu správce (osobně či prostřednictvím poskytovatele doručovacích služeb),
v elektronické podobě opatřené kvalifikovaným elektronickým podpisem zaslané na adresu info-CZ@assecosol.com nebo dpo-cz@assecosol.com,
prostřednictvím veřejné datové sítě z datové schránky žadatele do datové schránky správce, ID DS – fb4ewyy,
ústně/telefonicky/osobně do písemného protokolu u pověřené osoby správce nebo u pověřence správce: Lenka Popelková, +420 602 416 814.

Na Vaše žádosti odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce (lze prodloužit o 2 měsíce ve složitých případech). Uplatnění práv je bezplatné; náklady můžeme účtovat pouze u zjevně nedůvodných či nepřiměřených žádostí.

V případech bez ověřené identifikace bude žadatel požádán o její dodatečné ověření.