Nábor a nástup zaměstnanců i na více pobočkách

V aplikaci máte zadané jednotlivé zaměstnance v náboru.

Veškeré osobní údaje si může nový zaměstnanec vyplnit v náborovém dotazníku sám z pohodlí domova, nebo na pobočce s vaší asistencí.

Zaměstnanci přiřadíte všechny šablony dokumentů, které je potřeba podepsat, a aplikace je automaticky doplní.

Při nástupu zaměstnanec vše elektronicky podepíše na tabletu na jakékoliv pobočce firmy, kde je k dispozici personalista.

Nový zaměstnanec je následně přenesen do systému Helios.

Dokumenty můžete dlouhodobě udržovat právně platné přerazítkováním nebo jejich odesláním do aplikace OBELISK Důvěryhodný archiv.

Výsledek

Vše proběhne velmi rychle, bez nutnosti tisknout a posílat dokumenty.

Manažer může dokumenty podepisovat i mimo firmu.

Dokumenty zůstávají právně platné po mnoho let.

Není nutné platit fyzické místo pro ukládání šanonů.

Automatické zpracování účtenek a dodavatelských faktur

Evidence a schvalování účtenek

Mějte jednoduchý přehled o účtenkách ve vaší společnosti odkudkoliv a kdykoliv prostřednictvím DOCU-X DMS. I na cestách máte jednoduchý přístup do systému přes mobilní zařízení. Umožňujeme vám snadné evidování, pořizování a předávání účtenek do schvalovacího procesu, a to vše s minimálním úsilím a maximální efektivitou.

• Přístup do DOCU-X DMS odkudkoliv prostřednictvím mobilního telefonu, tabletu nebo počítače
• Možnost vyfocení a uložení účtenky přímo z mobilního zařízení
• Součástí je schvalovací proces pro účtenky

Výsledek

• Zaměstnanec okamžitě po přijetí účtenky odesílá ke schválení a proplacení.
• Nedochází ke ztrátám
• Celý proces digitálně

 Zpracování faktur

• Automatizované vytěžení dat z přijatých faktur
• Systém DOCU X OCR z dokumentu sám vytěží potřebná data, která využije pro uložení do DOCU-X DMS a HELIOS
• Odešle do HELIOS (datum vystavení, splatnosti, DUZP, ceny apod.).
• Již v tomto kroku přichází první úspora - v odbourání přepisování dat z dokumentů do HELIOS a v eliminaci překlepů při přepisování těchto dat.
• Systém navíc sám kontroluje duplicity
• U pravidelných plateb navíc dokáže rozúčtovat položky dle předchozích dokladů
• Systém umí zpracovávat faktury přímo z emailu, nebo po naskenování.
• Dokumenty jsou v DOCU-X DMS okamžitě k dispozici všem uživatelům, kteří mají práva s fakturami pracovat.
• Faktura je zabezpečena před ztrátou a snižují se počty papírových kopií. Navíc v případě společnosti s centrálou a několika pobočkami, je možný přístup z poboček k dokumentům na centrále.
• Automatický schvalovací proces přijaté faktury
• Po firmě přestávají kolovat papírové faktury. Tím pádem se celý proces urychlí a zpřehlední.
• Nedojde ke ztrátě faktur a odpadá kopírování.
• Vedení má vždy přehled, kdo má fakturu „na stole“ a vždy si ji může prohlédnout.
• Lze vytvářet reporty např. výpis všech neschválených faktur atd.
• Zastupitelnost je samozřejmostí

Výsledek

• Vše se odehraje velmi rychle, bez nutnosti tisknout a posílat si dokumenty
• Manažer může schvalovat a kontrolovat doklady mimo firmu a to i na svém mobilním zařízení
• Už se žádná faktura neztratí

Důvěryhodná archivace elektronických dokumentů 

• Před uložením do archivu soubory zkontroluje a ověří platnost elektronický podpisů, pečetí a časových razítek. 
• Zajistí digitální kontinuitu uložených souborů pravidelným přerazítkováním po desítky let. 
• V případě soudního sporu budete moct bez problému prokázat právní relevanci uloženého Zajištění centrálního uložení elektronických dokumentů do vybraného fyzického úložiště. 
• Propojením Důvěryhodného archivu s ostatními systémy ve firmě zajistíte právní kontinuitu elektronických dokumentů po celou dobu jeijch životnosti