Nábor a nástup zaměstnanců i na více pobočkách

• V aplikaci Jobsignum máte zadané jednotlivé zaměstnance v náboru
• Veškeré osobní údaje si v náborovém dotazníku může nový zaměstnanec vyplnit sám z pohodlí domova, nebo na pobočce s vaší asistencí
• Zaměstnanci přiřadíte veškeré šablony dokumentů, které potřebujete podepsat a aplikace sama vše doplní
• Při nástupu zaměstnanec vše podepíše elektronicky na tabletu na jakékoliv pobočce firmy, kde máte personalistu
• Nový zaměstnanec je přenesen do HELIOS
• Dokumenty můžete udržovat právně platné přerazítkováním, nebo odesláním do aplikace OBELISK Důvěryhodný archiv

 Výsledek

• Vše se odehraje velmi rychle, bez nutnosti tisknout a posílat dokumenty
• Manažer může podepisovat i mimo firmu
• Dokumenty zůstávají právně platné po mnoho let
• Není nutné platit fyzické místo pro šanony

Automatické zpracování účtenek a dodavatelských faktur

Evidence a schvalování účtenek

Mějte jednoduchý přehled o účtenkách ve vaší společnosti odkudkoliv a kdykoliv prostřednictvím DOCU-X DMS. I na cestách máte jednoduchý přístup do systému přes mobilní zařízení. Umožňujeme vám snadné evidování, pořizování a předávání účtenek do schvalovacího procesu, a to vše s minimálním úsilím a maximální efektivitou.

• Přístup do DOCU-X DMS odkudkoliv prostřednictvím mobilního telefonu, tabletu nebo počítače
• Možnost vyfocení a uložení účtenky přímo z mobilního zařízení
• Součástí je schvalovací proces pro účtenky

Výsledek

• Zaměstnanec okamžitě po přijetí účtenky odesílá ke schválení a proplacení.
• Nedochází ke ztrátám
• Celý proces digitálně

 Zpracování faktur

• Automatizované vytěžení dat z přijatých faktur
• Systém DOCU X OCR z dokumentu sám vytěží potřebná data, která využije pro uložení do DOCU-X DMS a HELIOS
• Odešle do HELIOS (datum vystavení, splatnosti, DUZP, ceny apod.).
• Již v tomto kroku přichází první úspora - v odbourání přepisování dat z dokumentů do HELIOS a v eliminaci překlepů při přepisování těchto dat.
• Systém navíc sám kontroluje duplicity
• U pravidelných plateb navíc dokáže rozúčtovat položky dle předchozích dokladů
• Systém umí zpracovávat faktury přímo z emailu, nebo po naskenování.
• Dokumenty jsou v DOCU-X DMS okamžitě k dispozici všem uživatelům, kteří mají práva s fakturami pracovat.
• Faktura je zabezpečena před ztrátou a snižují se počty papírových kopií. Navíc v případě společnosti s centrálou a několika pobočkami, je možný přístup z poboček k dokumentům na centrále.
• Automatický schvalovací proces přijaté faktury
• Po firmě přestávají kolovat papírové faktury. Tím pádem se celý proces urychlí a zpřehlední.
• Nedojde ke ztrátě faktur a odpadá kopírování.
• Vedení má vždy přehled, kdo má fakturu „na stole“ a vždy si ji může prohlédnout.
• Lze vytvářet reporty např. výpis všech neschválených faktur atd.
• Zastupitelnost je samozřejmostí

Výsledek

• Vše se odehraje velmi rychle, bez nutnosti tisknout a posílat si dokumenty
• Manažer může schvalovat a kontrolovat doklady mimo firmu a to i na svém mobilním zařízení
• Už se žádná faktura neztratí

Důvěryhodná archivace elektronických dokumentů 

• Před uložením do archivu soubory zkontroluje a ověří platnost elektronický podpisů, pečetí a časových razítek. 
• Zajistí digitální kontinuitu uložených souborů pravidelným přerazítkováním po desítky let. 
• V případě soudního sporu budete moct bez problému prokázat právní relevanci uloženého Zajištění centrálního uložení elektronických dokumentů do vybraného fyzického úložiště. 
• Propojením Důvěryhodného archivu s ostatními systémy ve firmě zajistíte právní kontinuitu elektronických dokumentů po celou dobu jeijch životnosti