AVA SVĚT

Průvodce řešeními pro váš digitální svět a moderní podnikání.

Najdete inspiraci a informace, které vám pomohou zefektivnit a zjednodušit vaše pracovní procesy.

Digitální kancelář v souladu s legislativou.

Procesy, které řešíte a my vám s nimi umíme pomoci.

Proces podepsání smlouvy mezi obchodními partnery.

PODEPIŠTE COKOLI, KDEKOLI V ŘÁDU MINUT   

Nábor a nástup zaměstnanců i na více pobočkách.

NEPLÝTVEJTE ČASEM…AUTOMATIZUJTE

Automatické zpracování účtenek a dodavatelských faktur.    

RYCHLOST, FLEXIBILITA, PŘEHLED

Spisová služba - podatelna - spisovna - archivace - skartace.   

 VŠE V REÁLNÉM ČASE A DLE LEGISLATIVNÍCH POŽADAVKU

Elektronické podepisování dokumentů.

 SPRÁVNÝ PODPIS NA SPRÁVNÉ MÍSTO. VŽDY PO RUCE

Důvěryhodná archivace elektronických dokumentů.

          EFEKTIVNÍ ŘEŠENÍ V SOULADU S eIDAS                    


Digitální kancelář v souladu s legislativou.

Proces podepsání smlouvy mezi obchodními partnery

  • V aplikaci DOCU-X DMS připravíte smlouvu a necháte projít interním procesem schvalování a verzování
  • Finální dokument odešlete do aplikace OBELISK Signing portal, kde zadáte kdo z vaší firmy a z firmy protistrany má smlouvu podepsat a v jakém pořadí
  • Dokument odešlete prvnímu podepisujícímu. Kterému přijde email, ze kterého se na smlouvu proklikne, přečte a podepíše. Obchodní partner a smluvní partner nemusí nic instalovat a ani vlastnit žádnou aplikaci
  • V aplikaci můžete sledovat stav podpisového procesu
  • Finální podepsanou smlouvu můžete odeslat k archivaci a uchování do OBELISK Důvěryhodného archivu

   Výsledek

  • Vše se odehraje velmi rychle, bez nutnosti tisknout a posílat dokumenty
  • Manažer může podepisovat i mimo firmu či prostředí své organizace
  • Dokumenty zůstávají právně platné po mnoho let
  • Není nutné platit fyzické místo pro šanony

Nábor a nástup zaměstnanců i na více pobočkách

  • V aplikaci Jobsignum máte zadané jednotlivé zaměstnance v náboru
  • Veškeré osobní údaje si v náborovém dotazníku může nový zaměstnanec vyplnit sám z pohodlí domova, nebo na pobočce s vaší asistencí
  • Zaměstnanci přiřadíte veškeré šablony dokumentů, které potřebujete podepsat a aplikace sama vše doplní
  • Při nástupu zaměstnanec vše podepíše elektronicky na tabletu na jakékoliv pobočce firmy, kde máte personalistu
  • Nový zaměstnanec je přenesen do HELIOS
  • Dokumenty můžete udržovat právně platné přerazítkováním, nebo odesláním do aplikace OBELISK Důvěryhodný archiv

 Výsledek

  • Vše se odehraje velmi rychle, bez nutnosti tisknout a posílat dokumenty
  • Manažer může podepisovat i mimo firmu
  • Dokumenty zůstávají právně platné po mnoho let
  • Není nutné platit fyzické místo pro šanony

Automatické zpracování účtenek a dodavatelských faktur

Evidence a schvalování účtenek

Mějte jednoduchý přehled o účtenkách ve vaší společnosti odkudkoliv a kdykoliv prostřednictvím DOCU-X DMS. I na cestách máte jednoduchý přístup do systému přes mobilní zařízení. Umožňujeme vám snadné evidování, pořizování a předávání účtenek do schvalovacího procesu, a to vše s minimálním úsilím a maximální efektivitou.

  • Přístup do DOCU-X DMS odkudkoliv prostřednictvím mobilního telefonu, tabletu nebo počítače
  • Možnost vyfocení a uložení účtenky přímo z mobilního zařízení
  • Součástí je schvalovací proces pro účtenky

Výsledek

  • Zaměstnanec okamžitě po přijetí účtenky odesílá ke schválení a proplacení.
  • Nedochází ke ztrátám
  • Celý proces digitálně

 Zpracování faktur

  • Automatizované vytěžení dat z přijatých faktur
  • Systém DOCU X OCR z dokumentu sám vytěží potřebná data, která využije pro uložení do DOCU-X DMS a HELIOS
  • Odešle do HELIOS (datum vystavení, splatnosti, DUZP, ceny apod.).
  • Již v tomto kroku přichází první úspora - v odbourání přepisování dat z dokumentů do HELIOS a v eliminaci překlepů při přepisování těchto dat.
  • Systém navíc sám kontroluje duplicity
  • U pravidelných plateb navíc dokáže rozúčtovat položky dle předchozích dokladů
  • Systém umí zpracovávat faktury přímo z emailu, nebo po naskenování.
  • Dokumenty jsou v DOCU-X DMS okamžitě k dispozici všem uživatelům, kteří mají práva s fakturami pracovat.
  • Faktura je zabezpečena před ztrátou a snižují se počty papírových kopií. Navíc v případě společnosti s centrálou a několika pobočkami, je možný přístup z poboček k dokumentům na centrále.
  • Automatický schvalovací proces přijaté faktury
  • Po firmě přestávají kolovat papírové faktury. Tím pádem se celý proces urychlí a zpřehlední.
  • Nedojde ke ztrátě faktur a odpadá kopírování.
  • Vedení má vždy přehled, kdo má fakturu „na stole“ a vždy si ji může prohlédnout.
  • Lze vytvářet reporty např. výpis všech neschválených faktur atd.
  • Zastupitelnost je samozřejmostí

Výsledek

  • Vše se odehraje velmi rychle, bez nutnosti tisknout a posílat si dokumenty
  • Manažer může schvalovat a kontrolovat doklady mimo firmu a to i na svém mobilním zařízení
  • Už se žádná faktura neztratí

Spisová a archivní služba - komplexní správa vašich dokumentů

Spiska zajišťuje životní cyklus dokumentů od jejich prvotní evidence, přes proces vyřizování, až po skartační řízení. To vše v reálném čase a dle legislativních požadavků České republiky - od GDPR, přes eIDAS až po digitální archivaci dle NSESSS.

  • Veškeré procesy jsou striktně zaznamenávány podle požadavku národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb (NSESSS). 
  • Získáte denní otisk činnosti neboli snímek dne dle NSESSS. 
  • Připojení elektronického podpisu, pečeti a časového razítka i ověření kvalifikovaného elektronického podpisu zemí EU dle nařízení eIDAS. 
  • Převod elektronických příloh do archivního formátu PDF/A-2B, PDFA/3 včetně konverzí a ověřovací doložky neboli Digitálního skartačního řízení. 
  • Propojení s ISDS pro úplnou elektronickou komunikaci, plná integrace s ISZR pro dodržení relevantnosti dat. Propojení s CzechPointem. 

Elektronické podepisování dokumentů 

Elektronický podpis má své místo především v podnikových procesech jako je personalistika, vztahy s dodavateli, partnery nebo zákazníky, které jsou realizovány v business systémech (např. HELIOS). 

Aplikace pro elektronický podpis jsou schopné obohatit současné business systémy nejen o elektronické podepisování, ale i komplexní řešení digitální důvěry. 

Příklad použití: 

  • Podpis dokumentů při onboardingu / offboardingu 
  • Podpis v interních procesech 
  • Personalistika 
  • Asset management (Předávání IT techniky, firemních aut) 
  • Facility management 
  • Workflow 
  • DMS 
  • Podpis v obchodních procesech 
  • Uzavření smlouvy (B2B, B2C, G2G i G2C) 
  • Souhlasy 
  • NDA 
  • GDPR 

Důvěryhodná archivace elektronických dokumentů 

  • Před uložením do archivu soubory zkontroluje a ověří platnost elektronický podpisů, pečetí a časových razítek. 
  • Zajistí digitální kontinuitu uložených souborů pravidelným přerazítkováním po desítky let. 
  • V případě soudního sporu budete moct bez problému prokázat právní relevanci uloženého Zajištění centrálního uložení elektronických dokumentů do vybraného fyzického úložiště. 
  • Propojením Důvěryhodného archivu s ostatními systémy ve firmě zajistíte právní kontinuitu elektronických dokumentů po celou dobu jeijch životnosti                                                                                                                                                                                                                                                                 

Svět, kterému vládne AVA je digitální, efektivní, flexibilní a bezpečný.

Staňte se i vy součástí světa AVA.

Máte zájem o naše služby?

Zanechte nám svůj kontakt a my se Vám ozveme.

Miroslav Dašek

TeamLeader AVA Sales

+420 244 104 111

Vaše osobní údaje potřebujeme k tomu, abychom s vámi mohli jednat o možné spolupráci.