Budget 2027 / Forecasting

Budget 2027: plán, skutečnost a forecast nemusí žít odděleně.

Rozpočet klidně připravujte v Excelu. Problém začíná ve chvíli, kdy se skutečnost, forecast a další verze plánu udržují zvlášť a jejich porovnání znamená další ruční práci.

Plánování může být průběžný nástroj pro řízení firmy během celého roku – ne jen soubor, který po schválení rozpočtu odložíte.

Zjistit, jak propojit plán se skutečností

Od verze k řízení firmy

01Budget v1První návrh

02v2 po připomínkáchDalší kopie

03FINAL → FINAL2Která verze platí?

SkutečnostData z ERP

ForecastAktuální výhled

Společné porovnáníPlán × skutečnost × forecast

Každá verze má svůj příběh

Kolik verzí vznikne, než bude budget opravdu finální?

A ve chvíli, kdy začne nový rok, přibude skutečnost, první forecast a další varianta očekávaného výsledku.

01BUDGET v1

02v2 po připomínkách

03FINAL

04FINAL2

05Skutečnost v ERP

06Q1 forecast

Excel nemusí být problém. Problém je, když se plánování rozpadne do několika souborů, verzí a ručních porovnání.

Lepší způsob

Co kdyby plán nebyl jednorázový dokument?

Plán může zůstat živou součástí řízení firmy i po začátku roku. Existující plán lze importovat z Excelu nebo aktualizovat přímo v aplikaci a následně jej průběžně porovnávat se skutečností.

Vedle původního budgetu lze pracovat také s forecastem a dalšími verzemi či scénáři. Odchylky mezi plánem a skutečností lze sledovat v absolutní hodnotě i v procentech.

PlánExcel nebo aplikace

SkutečnostPravidelná data z ERP

Forecast / scénářeAktuální výhled

Společné porovnáníPlán vs. skutečnost, odchylky, vývoj

Co můžete mít průběžně pod kontrolou?

Plán a jeho verze

Původní budget nemusíte přepisovat. Můžete pracovat s dalšími verzemi a aktualizovaným výhledem.

Plán vs. skutečnost

Průběžně vidíte, jak se reálný vývoj liší od toho, co jste naplánovali.

Odchylky v Kč i %

Rychleji poznáte, kde se realita od plánu odchyluje a o jak velkou změnu jde.

Forecast a scénáře

Aktualizovaný očekávaný výsledek můžete porovnat s původním plánem i s reálným vývojem.

Plán podle dimenzí

Finanční plán lze připravovat v různém detailu a podle účetních dimenzí.

Komentáře k plánu

K plánům a výstupům lze doplnit vysvětlení, aby čísla měla potřebný kontext.

Ukázka v praxi

Jak může vypadat porovnání plánu se skutečností?

Na jedné obrazovce můžete vedle sebe sledovat skutečnost, budget a jejich odchylku. Nemusíte pokaždé vytvářet novou srovnávací tabulku jen proto, abyste zjistili, kde se realita od plánu změnila.

Porovnání skutečnosti, budgetu a odchylky ve výsledovce

Skutečnost × budget

Aktuální výsledek a plán vidíte přímo vedle sebe.

Odchylka v hodnotě i %

Rozdíl je možné vyhodnocovat absolutně i procentně.

Od výsledku k detailu

Porovnání lze využít nad výsledovkou a dále pracovat s potřebným detailem.

Dvě praktické ukázky

Jak může plánování a porovnání se skutečností vypadat?

Plán, skutečnost a odchylka na jednom místě

Okamžitě vidíte, kde se plán liší od skutečnosti

V jednom pohledu lze porovnat skutečné hodnoty s rozpočtem a hned vidět odchylku v absolutní i procentní hodnotě. Díky detailnímu členění výsledovky můžete rychle určit, která oblast nebo konkrétní položka rozdíl způsobila.

K odchylce lze navíc doplnit komentář, takže při vyhodnocení máte k číslům rovnou i potřebný kontext.

Plán už není samostatná tabulka. Je přímo součástí průběžného vyhodnocování výsledků.

Detailní tabulka porovnávající skutečnost a budget včetně komentáře k odchylce

Vývoj plánu a skutečnosti v čase

Kromě detailního pohledu je důležité rychle vidět, jak se skutečnost proti plánu vyvíjí během roku.

Odchylky jsou vidět na první pohled

Grafické porovnání ukazuje plánované a skutečné hodnoty v jednotlivých měsících. Rychle tak poznáte, ve kterém období se vývoj od očekávání odchyluje a kde má smysl pokračovat do detailnější analýzy.

Místo jednorázového ročního budgetu tak můžete s plánem průběžně pracovat a sledovat jeho plnění v průběhu celého roku.

Detailní tabulka + rychlý grafický pohled = z plánu se stává nástroj pro průběžné řízení, ne jen soubor vytvořený jednou za rok.

Během roku

Budget nekončí jeho schválením.

Největší hodnota plánu vzniká až ve chvíli, kdy se k němu během roku pravidelně vracíte a porovnáváte ho s tím, co se ve firmě skutečně děje.

Příprava budgetu

Dnes: podklady z více souborů, připomínky a další kopie plánu.

Lepší stav: stávající plán můžete importovat z Excelu nebo jej aktualizovat přímo v aplikaci a zachovat jednotlivé verze.

Vyhodnocení skutečnosti

Dnes: skutečnost z ERP se znovu přenáší do tabulky a dopočítávají se rozdíly.

Lepší stav: plán a skutečnost porovnáváte v jednom pohledu a sledujete odchylky v hodnotě i procentech.

Forecast během roku

Dnes: vznikne další kopie původního rozpočtu a nová série souborů.

Lepší stav: pracujete s aktualizovaným forecastem, další verzí nebo scénářem, aniž byste ztratili původní budget.

Na jaké otázky chcete znát odpověď bez dalšího Excelu?

Jak jsme na tom proti plánu právě teď?
Kde vzniká největší odchylka a jak je významná?
Mění současný vývoj očekávaný výsledek do konce roku?
Jak vypadá aktualizovaný forecast oproti původnímu budgetu?
Který útvar, středisko, zakázka nebo jiná dimenze odchylku způsobuje?

Rozpočet by neměl být pouze číslo schválené na začátku roku. Měl by vám průběžně ukazovat, kam firma směřuje.

Závěr

Je plánování téma i u vás?

Zkuste si odpovědět na několik jednoduchých otázek:

Připravujete budget převážně v Excelu?
Vzniká během plánování několik verzí stejného souboru?
Máte skutečnost v ERP a plán v jiném prostředí?
Při měsíčním vyhodnocení ručně spojujete plán se skutečností?
Znamená nový forecast vytvoření další kopie tabulky?
Je složité rychle zjistit, kde přesně vznikla odchylka?

Pokud jste několikrát odpověděli ANO, pravděpodobně existuje prostor plánování, vyhodnocování a forecasting výrazně zjednodušit.

Chcete propojit plán, skutečnost a forecast?

Každá firma plánuje trochu jinak.

Pokud chcete zjistit, jak by mohl podobný proces fungovat u vás, zanechte nám kontakt.

Krátce společně projdeme, jak dnes budget připravujete, jak během roku pracujete se skutečností a kde může dávat smysl proces zjednodušit.

Kontaktní formulář najdete hned pod touto částí.