Digitalizace veřejné správy přináší úředníkům úlevu od rutiny a víc času pro občany
Občané očekávají od státní správy dostupné a kvalitní služby, na straně úřadů ale často čelí nedostatku lidí a rostoucí byrokracii. Celou řadu rutinních činností přitom mohou vyřídit technologie. Umělá inteligence (AI) a robotická procesní automatizace (RPA) mají potenciál zefektivnit stovky procesů, od podatelny až po finanční odbory. Úředníci se pak mohou více věnovat lepší péči o občany.
Úředník dnes není jen administrátor. Je to organizátor, komunikátor, technik i garant správnosti. To vše často ve zkráceném čase a s omezeným rozpočtem. Zatímco občané očekávají dostupné a kvalitní služby, úřady čelí nedostatku lidí a rostoucí byrokracii. Co kdyby část rutiny převzaly technologie?
Vedle tradičního nasazení informačních systémů se stále častěji prosazují technologie robotické procesní automatizace (RPA) a umělé inteligence (AI), které dokážou zásadně proměnit způsob, jakým úředníci vykonávají opakované administrativní činnosti a jakým obce komunikují s občany.
Konec s rutinou díky RPA
Technologie RPA umožňuje napodobit pravidelné rutinní činnosti, které úředníci běžně provádějí. Navíc její čas práce je v podstatě nekonečný. Softwaroví roboti zvládnou nepřetržitě přenášet a transformovat data, zpracovávat výkazy či reagovat na dotazy klientů. Přitom celý proces probíhá rychle, přesně a bez chyb, i při zpracování velkého množství informací.
Mezi nejvhodnější případy nasazení RPA ve veřejné správě patří automatizované zpracování zpráv z datových schránek. Ty jsou pomocí RPA automaticky staženy, vytříděny a přiřazeny do správného spisového uzlu. A současně jsou i patřičně zpracovány přílohy těchto zpráv. Další operací, kterou RPA zvládá, je správa poplatků – parkovného, místních poplatků či plateb třeba za hrobová místa.
I zpracování faktur představuje pro úředníky zdlouhavou práci, kterou hravě zvládne RPA. Od extrakce podstatných dat na faktuře přes kontrolu v souvislosti s rozpočtovými pravidly až po zaevidování do účetního systému. A zrovna tak je rutinou evidence a údržba majetku, což RPA rovněž zvládne.
Nové možnosti s AI
Umělá inteligence přináší nové možnosti zejména tam, kde je třeba porozumět nestrukturovaným datům, předvídat vývoj nebo komunikovat s občany. Spoustu dotazů na běžné občanské záležitosti zvládnou zodpovědět chatboti. AI rovněž může pomoci s analýzou a vyhodnocením dat, od dopravních statistik přes demografické údaje až po pomoc s rozpočtem.
AI dokáže pomoci i s tzv. prediktivní údržbou obecního majetku. Modely strojového učení mohou navrhovat vhodné termíny oprav veřejného osvětlení, komunikací nebo městského mobiliáře. Kombinace RPA a AI pak umožňuje ještě vyšší úroveň automatizace; například AI klasifikuje dokument, RPA jej uloží a zařadí do správného spisového řízení, přidělí zodpovědnému odboru a připraví odpověď. Zavádění těchto technologií by mělo vždy vycházet z konkrétní analýzy procesu a jeho právního rámce. Vhodně zvolený pilotní projekt, například chatbot pro občany nebo automatizace faktur, může obci přinést rychlé výsledky a otevřít cestu k širšímu nasazení chytrých nástrojů veřejné správy.
Úřední nástroje na AVAplace
A právě celou řadu takových nástrojů, které zjednodušují úřední agendu, nabízí platforma AVAplace. DOCU-X DMS nabízí plně digitální správu dokumentů, od jejich příjmu přes řízené workflow a schvalování až po bezpečnou archivaci. Ve spolupráci s nástrojem DOCU-X OCR lze navíc automaticky vytěžovat data z papírových podání, naskenovaných dokumentů nebo e-mailových příloh, čímž se eliminuje ruční přepis a urychluje evidence.
Pokud potřebujete efektivně řešit formální validaci dokumentů, aplikace Jobsignum vám umožní elektronické podepisování a schvalování bezpečně, přehledně a v souladu s legislativními požadavky. Finanční procesy zase usnadní Bank App, která zautomatizuje stahování výpisů z internetového bankovnictví a tím zrychlí zpracování plateb, poplatků i vratných položek.
Dlouhodobé a právně vyhovující uchování elektronických dokumentů pak zajistí Důvěryhodný archiv, vyhovující standardům eIDAS. A ke zjednodušení výběru obecních poplatků slouží aplikace QRkni.cz, která propojuje ERP systém s QR platbami. Občanům tím usnadní platbu a úřadu poskytne přehlednost i přesnější párování transakcí. S nástrojem QUANDA snadno zautomatizujete rozesílání e-mailů, sběr zpětné vazby pomocí dotazníků a správu webových formulářů, například při komunikaci s občany nebo v rámci interních procesů.
Všechny výše uvedené technologie i konkrétní nástroje posouvají veřejnou správu do 21. století. Ale to neznamená, že stroje a aplikace nahradí úředníky, mají se stát jen užitečným pomocníkem, který zvládne úřednickou rutinu. AI a RPA mají potenciál zefektivnit stovky procesů, od podatelny až po finanční odbory. A úředníci se díky nim mohou více věnovat rozhodování, kontrole a péči o občany.
