Digitalizujte a modernizujte firemní procesy

Propojte Helios Inuvio s moderní aplikací a posuňte systém schvalování za hranice kanceláře.

Představte si, že jste na služební cestě, míříte na jednání s obchodním partnerem nebo pracujete z domova. V tu chvíli je potřeba rychle schválit důležitou fakturu nebo objednávku. Dříve by to často znamenalo čekání, telefonování nebo návrat k počítači v kanceláři. S aplikací WorkFlow+ však můžete důležité doklady schvalovat odkudkoliv.

Schvalujte kdykoliv a odkudkoliv

WorkFlow+ propojí váš systém Helios Inuvio s moderním online nástrojem, díky kterému máte potřebné údaje dostupné 24 hodin denně sedm dní v týdnu. Ať už pracujete přes webové rozhraní, nebo využíváte přehlednou mobilní aplikaci pro Android a iOS, důležité firemní procesy máte stále pod kontrolou.

Právě dostupnost informací v reálném čase umožňuje rychle reagovat. Sedíte například na pracovním obědě a obchodní partner se zeptá na stav úhrady faktury. Nemusíte nikomu volat ani dohledávat informace v e-mailech. Díky mobilní aplikaci máte přehled o stavu dokladů přímo u sebe a během chvíle víte, zda byla faktura uhrazena. Výsledkem je snadnýpřehled nad dokumenty, rychlejší proces rozhodování a samozřejmě úspora času, která má vliv na efektivitu chodu firmy.

Nová úroveň efektivity s digitálními procesy

Jednou z klíčových výhod řešení WFplus.online je komplexní digitalizace firemních procesů. Naše platforma vám umožňuje nejen efektivní schvalování, ale také pohodlnou tvorbu a vkládání dokumentů a příloh přímo do systému.

Příkladem je modul pro tvorbu žádanek na nákup, který jsme navrhli s důrazem na plnou přístupnost přes webové rozhraní. Zaměstnanci tak mohou vložit požadavek do systému kdykoli, bez nutnosti vstupovat do prostředí Helios Inuvio. Díky okamžitému online přenosu dat se žádanka v systému zobrazí bez prodlení. Tímto způsobem zrychlujeme, zjednodušujeme a plně digitalizujeme interní procesy napříč celou vaší firmou. 

Auditní stopa jako základ pro interní kontrolu i ISO certifikaci

WorkFlow+ poskytuje kompletní přehled o celém schvalovacím procesu. Systém zaznamenává jednotlivé aktivity, tedy kdo a kdy doklad schválil, zda během schvalování došlo k úpravám nebo jaké poznámky byly k procesu přidány. Tato transparentní auditní stopa je cenným podkladem pro interní audity, a dokonce i pro splnění podmínek při certifikaci ISO, kde je prokazatelnost procesů a odpovědností klíčová.

Ověřeno v praxi

Inovativní přístup společnosti First information systems si získal důvěru řady spokojených zákazníků, pro které je WorkFlow+ každodenním pomocníkem při řízení firemních schvalovacích procesů. Důkazem jsou realizace u našich klientů. 

Konkrétně můžeme jmenovat společnost COLAS CZ, kde jsme implementovali řešení, které denně zvládá náročné schvalovací scénáře. Při 200 schvalovatelích a objemu 60 000 faktur ročně systém automaticky zajišťuje nejen samotné schvalování, ale také dělení položek, editaci nákladových dimenzí nebo přiřazování dokladů ke konkrétním zakázkám. Nad doklady evidovanými v systému Helios, jako jsou faktury, objednávky, platební příkazy nebo jiné dokumenty, může zákazník spouštět schvalování ve WorkFlow+. Každá změna se průběžně zapisuje online zpět do systému Helios. Výsledkem je plně digitální a kdykoli dohledatelný proces.

Dalším příkladem z řady je společnost Dopravoprojekt Ostrava, která přešla z interně vyvíjeného řešení na moderní cloudový standard WorkFlow+. Díky přechodu na nový systém sjednotila evidenci pošty přímo s Heliosem. Klient oceňuje především intuitivní rozhraní, jednoduchost implementace a hladký přechod ze starého systému na nové cloudové řešení. 

Za rozvojem WorkFlow+ stojí zkušený tým interních programátorů společnosti First information systems, který neustále pracuje na dalším rozvoji webové i mobilní aplikace. Cílem není pouze systém udržet v chodu, ale aktivní inovace a rozvoj nových funkcí, které firmám reálně pomáhají na denní bázi. 

Ať už jde o složitější schvalovací scénáře napříč holdingem, nebo o potřebu rychlé kontroly dokladů na cestách, WorkFlow+ ukazuje, že digitální transformace schvalovacích procesů nemusí být komplikovaná.  Naopak, pokud je správně navržená, přináší firmám větší přehled, svobodu, efektivitu a prokazatelně lepší výsledky.