DMS systém versus digitalizace účetnictví. Jak na to?

Obchodní ředitel společnosti SOCOS IT Jiří Cmíral hovoří o nutnosti digitalizace v českých firmách. Nejdůležitější je začít a mít jasno o tom, co vše má být v rámci firmy digitalizováno. Společnost SOCOS IT se zaměřuje na oblast DMS (Document Management System), tedy na systémy pro správu dokumentů.

Překážky v elektronizaci dokumentů ve firmách způsobují jednak zaměstnanci, protože často nedokáží přepnout myšlení a zbavit se papíru a tužky. A tím druhým je stát, který stále požaduje v rámci ukládání například elektronických účetních dokladů časová razítka, elektronické podpisy apod., tvrdí obchodní ředitel společnosti SOCOS IT Jiří Cmíral. 

To pak komplikuje a prodražuje přechod na bezpapírovou formu. V sousedním Slovensku přitom stačí běžný sken dokumentu nebo vygenerované PDF z účetního systému.

Hlavně s digitalizací začít

Firmám doporučuje hlavně s digitalizací začít. „Je jedno, kde začnou, hlavně když začnou. Klidně s něčím jednoduchým, jako je třeba vytěžování faktur do účetního systému,“ zdůraznil. Jakmile zaměstnanci pochopí přínosy digitalizace a automatizace činností v rámci firmy, ta se pak stane součástí podnikové kultury.

Jako jeden z nejsilnějších firemních nástrojů je použití právě DMS, který je primárně o procesech a automatizaci. „Umíme přijmout jakýkoliv doklad, vytěžit jej, zařadit do DMS. Automaticky nad dokladem spustit schvalovací proces a na základě pravidel rozhodnout, kdo jej bude schvalovat,“ vysvětlil Jiří Cmíral. DMS je rovněž o generování dokladů ze šablon, jako jsou smlouvy, ISO, nabídky nebo správa datových schránek.

A v neposlední řadě také integrace na ERP systémy. Data z nich pomohou nastavit automatické rozhodnutí, jak se má schvalovací proces dále chovat, případně koho úkolovat. „K definici procesů máme vyvinutý robustní grafický designér, kde můžeme namodelovat téměř cokoliv. Klient si pak dokáže během deseti minut vytvořit třeba proces schvalování dovolené,“ uvedl jeden z příkladů. Odpadá tisknutí dokumentů i posílání e-mailů, přitom jsou veškeré kroky evidované.

Nejen velké korporace jako banky a pojišťovny

DMS systémy už nejsou doménou pro velké organizace jako banky a pojišťovny, mohou si je dovolit i menší firmy, což platí i pro DOCU-X. K rozšíření těchto řešení pomohla i pandemie covidu a lockdowny.

„Myslím, že díky covidu pochopila každá firma, že je to nezbytnost. A to nejen v období lockdownu, ale i teď, kdy se zaměstnancům nechce zpět do kanceláří. Máme klienty, kteří by třeba bez našeho DOCU-X v této době nemohli fungovat. Přínos je jednoznačný,“ zdůraznil Cmíral. Dokumenty mají zaměstnanci vždy po ruce a mohou pracovat odkudkoliv. Vedení firmy má přehled o stavu firmy a může identifikovat slabé články ve firemních procesech.

DOCU-X využívají firmy z různých sektorů ekonomiky. Kromě účetních společností to jsou firmy z oblastí, jako je logistika, stavebnictví, výroba, obchod a služby. Největší klienti mají až 300 uživatelů, deset milionů dokumentů, 300 datových schránek a 700 schvalovacích procesů každý den.

Dlouhodobé partnerství s Asseco Solutions

Cmíral vyzdvihl kromě produktu i dlouhodobá partnerství. Zejména ocenil spolupráci se společností Asseco Solutions, která je lídrem českého a slovenského trhu v segmentu ERP systémů, a podrobně zná potřeby svých klientů. „Skvělým příkladem je společnost Asseco Solutions, výrobce nejrozšířenějších ERP systémů v České republice HELIOS, s nimiž realizujeme ročně desítky projektů,“ uvedl obchodní ředitel společnosti SOCOS IT Jiří Cmíral. Díky tomuto partnerství dokáží dodat řešení přesně na míru konkrétního zákazníka.

Velkým tématem je využívání cloudových služeb. V případě úzce zaměřených cloudových aplikací (např. na správu účetních dokladů) Cmíral varuje, že firmy – zejména ty větší – mohou narazit na omezení. „Zpočátku se cloudové řešení může zdát výhodné. Ale v okamžiku, kdy chce firma digitalizovat další typy dokumentů, chce více automatizovat procesy, více se integrovat na svůj ERP systém, najednou narazí na omezení. My sami nabízíme DOCU-X v cloudu formou předpřipravených balíčků. Náš klient ale může kdykoliv přejít na neomezenou verzi a zdigitalizovat, cokoliv ho napadne, a to bez omezení,“ vysvětlil plusy a mínusy cloudového řešení.