Docu-x nám pomohlo v Asseco Solutions zatočit s rutinou kolem faktur
To, co nabízíme zákazníkům, využíváme i pro náš vlastní provoz. V případě správy dokumentů a faktur se osvědčilo řešení Docu-x, jehož přínosy se potvrdily velmi rychle. Našim lidem ubral část rutinní práce, zbavil je stresu i zbytečných obav z chyb.
Mnoho lidí zpravidla vůbec netuší, jak má vypadat správně vyplněná faktura, ale pro firmy a jejich chod je to jedna z nezbytností, aby vůbec fungovaly. Pro řadu z nich dokonce představují úplnou noční můru. Své jsme si s nimi užili i my v Asseco Solutions.
A není to tak dlouho, co pro nás práce s touto nedílnou součástí firemního života představovala obří množství ruční práce. Faktury bylo třeba zpracovat, případně doplnit datumy, IČ, DIČ, číslo faktury, přiřadit zakázku a útvar, zkontrolovat náležitosti, naskenovat, správně uložit a následně předat ke schválení. K tomu se přidávaly další údaje, například variabilní symboly nebo návaznosti mezi jednotlivými zálohovými a konečnými doklady.
„Na jednu fakturu připadalo přibližně pět až deset minut práce. Když se to vynásobí počtem dokumentů, které firmou každý měsíc projdou, dostáváme velmi konkrétní číslo: kolem 600 faktur měsíčně. To v praxi znamenalo asi 50 hodin práce za měsíc, tedy zhruba 6 pracovních dní. Jinak řečeno, více než jeden pracovní týden jen na samotné ruční zpracování faktur,“ popisuje své zkušenosti z dřívějších let Zuzana Kramářová, referentka ekonomického oddělení.
Pomocník Docu-x
Říká se, že co je v domě není pro mě, ale v Asseco Solutions jsme udělali přesný opak. Můžeme se totiž naštěstí opřít o naši partnerskou síť, resp. v případě faktur o řešení společnosti DOCU-X s.r.o.. Ta dokázala vymyslet a rozvinout nástroj, který z noční můry dělá relativně příjemnou záležitost. Jejich aplikace Docu-x spoustu výše uvedené ruční práce eliminuje nebo minimálně zjednodušuje.
„To, co dříve zabíralo několik minut a vyžadovalo opakované ruční přepisování, je dnes výrazně rychlejší. Zpracování jedné faktury se zkrátilo přibližně na tři minuty. Výrazně se také snížila chybovost a samotná práce je přehlednější,“ pochvaluje si Docu-x Zuzana Kramářová.
Zatímco dříve faktura často dorazila konkrétnímu člověku do e-mailu, dnes chodí na jedno centrální místo. Odtud ji pracovník nahraje do aplikace Docu-x, kde systém s využitím automatizace a prvků umělé inteligence pomáhá rozpoznat potřebné údaje a zařadit dokument ke správnému zpracování. Účetní následně pouze doplní nebo zkontroluje chybějící údaje v jasně určených polích, fakturu vyexportuje do účetního systému a odešle ke schválení.
Tím se minimalizuje ruční přepisování, snižuje riziko chyb a celý proces je pro účetní tým výrazně rychlejší i přehlednější.
„Velkou výhodou je také to, že systém pomáhá předcházet duplicitám. Nemůže se stát, že by někdo začal dokument zpracovávat a až po několika minutách zjistil, že stejnou věc už mezitím zadal někdo jiný,“ podotýká Kramářová. Docu-x podle ní nepřineslo jen technologickou novinku, ale i konkrétní provozní zlepšení. Umožnilo centralizaci, lepší rozdělení práce i větší kontrolu nad tím, v jakém stavu, se ten který dokument nachází.
Před „sklizní“ spousta práce
Je však nutno podotknout, že jen samotná instalace aplikace Docu-x vás rutinní práce nezbaví a okamžité zlepšení nepřinese. Aby došlo ke skutečnému úbytku rutiny, zlepšení přehledu a v konečném důsledku nižší časové (i finanční) náročnosti je potřeba vše připravit a udělat si interní „housekeeping“.
„Nejnáročnější byla úvodní fáze tedy příprava a nastavení šablon. Bylo potřeba vše dobře nachystat, aby systém opravdu odpovídal realitě provozu a mohl následně fungovat spolehlivě. Jakmile se vše nastavilo, začalo se velmi rychle ukazovat, proč to celé mělo smysl,“ říká referentka ekonomického oddělení.
A dnes už je používání Docu-x běžnou součástí firemního života i pro pracovníky s různými pracovními zkušenostmi, ať už se jedná o nováčky, nebo ty zkušené. Představuje nástroj, který jim pomohl pracovat jistěji, rychleji a s menší obavou z chyb. „V těchto drobnostech je síla podobných aplikací nejvíc vidět. Nejen v tom, že „něco digitalizují“, ale v tom, že umí odstranit opakující se, zdržující a stresující úkony, uzavírá Zuzana Kramářová.
Zbavte se rutiny kolem faktur i vy. Vyzkoušejte Docu-x a zjistěte, jak může digitalizace dokumentů ušetřit čas, snížit chybovost a ulevit lidem od každodenní administrativy.
