Elektronická finanční kontrola na úřadě s Helios Pantheon

Úřady dnes spravují miliardy z veřejných prostředků a zároveň čelí neustálé kontrole ze strany státu i občanů. Každá chyba může znamenat nejen finanční ztrátu, ale i ztrátu důvěry. Finanční kontrola proto není jen formální povinnost vyplývající ze zákona o finanční kontrole č. 320/2001 Sb., ale především systém nástrojů a procesů, který úřad chrání, zajišťuje transparentnost a přináší jistotu všem, kdo s veřejnými penězi pracují.

Součástí tohoto systému je také řídicí kontrola, tedy praktické provádění schvalovacích procesů přímo v rámci organizace – od ověřování rozpočtů přes schvalování smluv a faktur až po sledování plateb a následné vyhodnocení hospodaření.

Jaké výhody přináší elektronická finanční kontrola

Jasná pravidla a dohledatelnost znamenají, že každý krok je jednoznačně evidován, schválen a opatřen auditní stopou. Když například dojde ke schvalování zakázky nebo čerpání dotace, vedení úřadu má k dispozici historii všech kroků a ví, kdo je za ně odpovědný.

Rychlost a efektivita řízení

Zatímco papírové dokumenty často putují mezi odbory celé dny, elektronicky lze doklad schválit v řádu minut - i když se účastníci schvalovacího procesu nacházejí na různých pracovištích nebo mimo úřad. Díky aktuálním datům a online přehledům o financích může vedení reagovat rychle a kvalifikovaně, například při projednávání rozpočtových opatření na radě města.

Propojení, které přináší jistotu

Díky plné integraci systému Helios Pantheon se spisovou službou Spiska probíhá celý proces finanční kontroly zcela elektronicky, automatizovaně a bez nutnosti papírové administrativy. Všechny kroky od přípravy smlouvy, přes její schválení, elektronické podepsání a zveřejnění v Registru smluv, až po přijetí faktury, její schválení, úhradu a následnou kontrolu bankovního výpisu jsou vzájemně propojené a řízené z jednoho prostředí. Tato provázanost zaručuje přesnost, transparentnost a rychlost zpracování, eliminuje duplicitu činností a minimalizuje riziko chyb. Úřad tak získává kompletní přehled o finančních tocích, okamžitou dostupnost informací a plnou auditní stopu každého kroku, což významně posiluje efektivitu, bezpečnost i důvěryhodnost hospodaření.

Webový portál - kontrola odkudkoliv

Moderní úřad potřebuje flexibilitu. Zabezpečený přístup k datům odkudkoliv a kdykoliv
díky kolekci webových aplikací s responzivním rozhraním – zpřístupňuje systém bezpečně a jednoduše z prohlížeče na mobilu, tabletu i notebooku. Uživatel
má k dispozici potřebné funkce a workflow akce pro rychlé schvalování.

• Přístup funguje přímo z webového prohlížeče, bez instalace.
• Vedoucí pracovníci mohou schvalovat dokumenty a rozpočtová opatření i mimo úřad.
• Online reporty a dashboardy poskytují okamžitý přehled o hospodaření.
• Přihlášení je chráněno moderními bezpečnostními prvky a splňuje požadavky NIS2.

Pokud je finanční kontrola propojena s webovým portálem Helios Pantheon, stává se z ní moderní nástroj, který podporuje nejen transparentní hospodaření, ale i pružnost a efektivitu úřadu. A právě to jsou hodnoty, které občané od veřejné správy dnes očekávají.