Firemní image začíná u firemních tiskopisů

Možná to znáte, každý měsíc vám chodí desítky faktur od různých společností a všechny vypadají jedna jako druhá. Vlastně se vám možná i stalo, že vám některá zapadla mezi ostatní a pak jste ji zapomněli zaplatit. Image vaší firmy začíná nikoliv u 3D embosované vizitky na křídovém papíře, ale u dokumentů, které dnes a denně posíláte svým dodavatelům, partnerům i zákazníkům. Proč věnovat firemním tiskopisům pozornost?

Na vzhledu záleží

Když uslyšíte muže říkat, že si svoji partnerku vybral výlučně proto, že je vtipná, chytrá, skvěle vaří, je na něj hodná a že o vzhled mu vůbec nikdy nešlo, vlastně je mu i jedno, jak se obléká, jestli se o sebe stará, jestli má o 50 kilo víc či míň, budete mu věřit? O firemních tiskopisech vám spousta lidí bude paradoxně tvrdit totéž: že naplňují všechny zákonné náležitosti, všechno důležité tam jde přečíst a je vlastně jedno, jak to vypadá – jestli tam je logo, nebo ne, jestli tam je kontakt ve formě QR kódu, jestli barvy sedí s korporátní identitou atd. Vždyť je to jen objednávka, faktura či výpis z účtu klienta, jde tedy hlavně o obsah! Budete tomu věřit? Skutečně vy sami takhle přistupujete k dokumentům, které dostáváte jako zákazníci od firem, jimž dáváte své peníze? Nebo pro vás hraje roli, jestli je příslušný dokument barevný, využívá hezké moderní fonty a má na pohled „pěknou“ strukturu uvedených informací?

Nudně a zastarale vypadající dokumenty kazí prestiž a snadno zapadnou

Když si objednáte u grafického studia nové logo, obvykle vám připraví i kompletní grafický manuál, včetně třeba i přesného vzhledu všech firemních dokumentů, od vizitek přes hlavičkový papír až třeba po loga a jejich umístění na automobily a firemní budovy. Některá studia vám rovnou přidají i šablony dokumentů ve Wordu, PowerPointu, případně v Excelu. Co ale s automaticky generovanými tiskopisy z podnikových informačních systémů? Na ty velká část firem prostě zapomene a nechá je beze změny v nějaké standardní šabloně. Při běžné životnosti podnikových informačních systémů kolem deseti let rozhodně nebudou moderní, natož ve shodě s firemní identitou, která se nezřídka mění častěji.

Moderní podnikové informační systémy HELIOS samozřejmě nabízejí možnost libovolně editovat vzhled faktur, k čemuž slouží příslušný doplňkový modul, podobně jako celá řada dalších systémů na trhu. V zákulisí našich vývojových laboratoří však už pomalu klepou na dveře klíčové inovace, které umožní nejen libovolně upravovat vzhled všech standardně generovaných tiskopisů či volit si z různých předpřipravených moderně vyhlížejících šablon, ale také velmi jednoduše vytvářet vlastní nové tiskopisy s datovými poli třeba i z více datových tabulek najednou.

Na podobě dokumentů záleží

Na vzhledu dokumentů záleží. Každý, kdo si kupuje tištěné noviny a časopisy, to moc dobře ví. Rozvržení stránky, volba typu a velikosti fontu zkrátka hrají roli v tom, jak dobře se vám daný dokument bude číst, kolik úsilí budete muset věnovat tomu, abyste tam našli pro vás klíčové informace. Je pro vás důležité, aby zákazník poznal vaši fakturu od těch ostatních, které mu denně přicházejí? Aby na první pohled viděl datum splatnosti, částku, již má zaplatit, a číslo účtu, kam má peníze poslat? Stačí když to promítnete do jejího vzhledu.

Je pro vás klíčové, aby klient, jenž si u vás koupil například novou kuchyni, dostal krásně vypadající přehlednou objednávku, doplněnou třeba i o vizualizaci dané kuchyně? Stačí, když si na to připravíte standardizovaný výstup, který si vezme jednotlivé informace z dílčích datových zdrojů. Ne, u moderních podnikových informačních systémů už byste neměli být limitováni předpřipravenými šablonami a zdánlivě technickými omezeními. Moderní informační systémy totiž můžete plně přizpůsobit vlastním potřebám, a to často i sami, prostřednictvím jednoduchého a srozumitelného uživatelského rozhraní.

Nebojte se modernizovat vzhled svých faktur i dalších systémem generovaných dokumentů

Steve Jobs býval proslulý svou až obsesí na dokonalý grafický vzhled a jednotný grafický jazyk, kterým výrobky jeho společnosti, jejich obaly, návody, webové stránky, letáky, reklamy atd. hovoří. Jeho společnost se už mnoho let řadí mezi ty s největší tržní kapitalizací vůbec, přestože v jednotlivých kategoriích, kde firma podniká, na trhu existují obvykle také jiné, srovnatelné a často i technologicky vyspělejší produkty.

Podnikové informační systémy běžně obsahují desítky nejrůznějších typů automaticky generovaných dokumentů – faktury, objednávky, dodací listy, přehledy dovolených, cestovní příkazy, výplatní pásky, výrobní příkazy a podobně. Když investujete do úpravy jejich vzhledu, mohou se i tyto dokumenty stát vaší výstavní skříní. Vizitkou firmy totiž už dávno jsou. A i zde platí, že věnovat se grafickému zdůraznění klíčových informací se vyplatí – můžete tím razantně zkrátit čas potřebný k odbavení daného dokumentu člověkem a snížit chybovost při ručním přepisování údajů z příslušného dokumentu (například když zákazník bude zadávat platební příkaz k platbě za dodání vašeho zboží).