Helios je na jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele připraven
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele představuje významnou změnu v chodu firem, ale i investici do budoucího zjednodušení firemní administrativy. Odborníci se shodují, že skutečné naplnění potenciálu bude záviset především na tom, jak rychle se podaří stabilizovat metodiku, omezit změny technických zadání a nabídnout zaměstnavatelům srozumitelnou podporu v přechodném období. Systémy Helios jsou pro uživatele na novou agendu připraveny.
Co je JMHZ?
Letošní rok přináší mimo jiné novou agendu pro firmy, a především jejich HR a mzdové oddělení. Cílem zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) je sjednotit a digitalizovat komunikaci mezi zaměstnavateli a státní správou.
Nahrazuje totiž až 25 hlášení jediným elektronickým podáním, které má být posláno do 20. dne měsíce. Cílem nového systému je snížení duplicitní práce a centralizace dat pod ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV), respektive Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ).
JMHZ nezahrnuje pouze základní mzdové údaje, ale jde o výrazně širší okruh informací, který se týká mimo jiné i údajů o poskytovaných benefitech, čerpání dovolené, odpracované době, přesčasech, překážkách v práci či vybraných nepřítomnostech. Rozsah dat, která bude potřeba nově evidovat a pravidelně aktualizovat, je přitom výrazně širší než dosud. JMHZ se netýká jen „klasických“ zaměstnanců v pracovním poměru, ale obecně všech osob se zdanitelnými příjmy ze závislé činnosti, včetně dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr.
JMHZ naplno odstartovalo nyní v dubnu, nicméně pro dotčené subjekty znamená, že od dubna do června musí dohlásit i data za leden až březen 2026. To pro podniky představuje hlavně nové povinnosti – zkontrolovat evidenci, doplnit údaje o sobě i o zaměstnancích a připravit se na první ostrá podání. A od poloviny roku 2026 přibude ještě nová povinnost registrovat zaměstnance ještě před jeho nástupem do zaměstnání.
Kdo to ve firmě řeší
Praktická stránka této nové administrativy tak spadá na HR oddělení, personalisty a mzdové účetní. Od 1. dubna tak musí nové zaměstnance přihlašovat už jen v novém režimu. Zároveň musí zaměstnavatelé doplnit údaje o sobě a o zaměstnancích, které stát dosud neevidoval. Pro firmy je ale důležitá i sankční stránka věci, protože za chyby nebo nekompletní údaje jim hrozí pokuta až pět tisíc korun za každého zaměstnance. Ministerstvo práce nicméně slíbilo a slibuje, že první měsíce mají být spíš ve znamení kolegiality a vysvětlování než trestání.
Zásadní je také registrace v systému. Každý zaměstnavatel musí být řádně veden v evidenci zaměstnavatelů a zároveň musí mít správně zaregistrované zaměstnance. Bez toho nebude možné hlášení bezchybně podat. Přechodné období od dubna do konce června zároveň stanoví osmidenní lhůtu pro oznámení nástupu zaměstnance, ukončení pracovního poměru i dalších změn. Tato lhůta běží v kalendářních dnech a je třeba ji důsledně dodržovat.
Vzhledem k tomu, že se JMHZ podává pouze elektronicky, firmy a další subjekty se musí připravit i po technické stránce. Podání je možné několika cestami: přes datovou schránku ve formátu XML, nahráním XML na ePortál ČSSZ, vyplněním přímo na ePortálu ČSSZ nebo přes rozhraní APEP/VREP ze mzdového softwaru. Před podáním prvního hlášení tak firmy musí při používání speciálního softwaru zajistit jeho propojení se systémy státní správy.
Helios hlásí: připraveno!
Praktickým krokem, který by firmy neměly odkládat, je kontrola mzdového a účetního softwaru. Systém musí být schopen generovat data ve struktuře odpovídající novému hlášení. Pokud software nebude připraven, může docházet k chybám a následným opravám, které celý proces zkomplikují.
Asseco Solutions se na nový režim připravovalo s předstihem, aby podporu JMHZ umožňovala jeho řešení Helios Inuvio a Nephrite. Helios Inuvio zvládne připravit data v patřičném formátu, vygenerovat XML soubor a následně ho poslat na ČSSZ prostřednictvím speciálního modulu Konektor JMHZ. Zároveň dokáže evidovat výsledek podání i informovat uživatele o stavu zpracování přímo v systému. Díky tomu získává firma kromě potřebných informací i nástroj, který jí zajistí časovou úsporu, menší počet manuálních úkonů i výrazně nižší chybovost při podání. A vývojáři mysleli i na zpětné doplnění dat za první kvartál, což umožňuje plugin Registrace zaměstnance – Import. V systému Helios tak uživatelé mohou doplnit údaje pro registraci zaměstnanců od začátku roku 2026 a připravit je pro první podání JMHZ. Oba softwarové doplňky jsou k dispozici pro zájemce na platformě AVAplace, kde jsou i doprovodné videonávody a manuály.
Systém Helios Nephrite v rámci standardního řešení připraví data pro JMHZ a vytvoří XML soubor pro podání prostřednictvím ePortálu ČSSZ nebo datové schránky. U nadstandardního řešení je možné podat hlášení přímo ze systému, zpětně načíst stav zpracování na straně ČSSZ i evidovat chyby v podání a jejich přiřazení ke konkrétním formulářům. Na rozdíl od Helios Inuvio je k dispozici licence přímo v Helios Nephrite a zákazníci se mohou obracet na svého key account managera.
