HELIOS pomáhá CinemArtu přinést filmy do českých kin
Největší český distributor filmů CinemArt a. s. a jeho dceřiné a partnerské společnosti využívají pro svoji ekonomickou agendu systém HELIOS Easy. I díky němu dokážou zpracovat tisíce faktur od kin, které ale musí na straně CinemArtu projít schvalovacím procesem. A právě tuto funkcionalitu prostřednictvím e-mailů jim HELIOS zprostředkoval.
Jeden z největších filmových distributorů v Česku CinemArt si dlouho vystačil s jednoduchým účetním systémem. Nárůst ekonomické agendy ale vyvolal potřebu robustnějšího informačního systému. CinemArt si vybral HELIOS Easy od společnosti Asseco Solutions, s jehož nasazením, migrací dat i následným provozem mu pomohl implementační partner, společnost HELIsmile.
Kromě mateřské společnosti CinemArt a. s. vede ekonomické agendy v HELIOS Easy i dalších šest dceřiných a partnerských společností. Firma tak využívá devět databází, které jsou v HELIOS Easy k dispozici v rámci základní ceny.
Výběr systému a jeho implementace probíhaly pod taktovkou Cyrila Šmelhause, finančního ředitele a prokuristy společnosti.
"Původně jsem uvažoval o HELIOS Red, ten však nenabízel všechny potřebné funkcionality. Implementace HELIOS Easy byla sice náročnější než nastavení krabicového HELIOS Red, ale vše jsme zvládli.“
Klíčové funkcionality
Klíčová je pro jednu z největších filmových distribučních společností v České republice práce s fakturami. Měsíčně firma odbaví tisíce faktur v českých korunách i eurech. To si po počátečním importu dat z předchozího softwaru vyžádalo implementaci dvou speciálních funkcionalit.
„Kin, ze kterých se faktury importují, jsou stovky. Stále vznikají nová. To se týká hlavně letní sezony, kdy začínají fungovat dočasná letní kina. Proto import umí zakládat nové zákazníky. Jejich základní kontrolu ověřují podle ARES a u slovenských subjektů z FINSTAT,“ popisuje jednu z nejvyužívanějších funkcionalit Cyril Šmelhaus.
Druhou využívanou funkcionalitou bylo nastavení schvalování faktur přijatých pomocí e-mailu. Po pořízení přijaté faktury a její realizaci odejde z HELIOSU e-mail osobě, která má fakturu schválit. Součástí faktury je informace o schvalovateli. Obsahem e-mailu jsou pak vybrané údaje z přijaté faktury (datum, číslo faktury, dodavatel, text, částka s DPH) a samotná faktura je k e-mailu přiložena ve formátu pdf. Schvalovatel odpoví na tento e-mail pomocí hlasovacích tlačítek „schvaluji“ nebo „neschvaluji“.
Na přijatou fakturu v HELIOSU přidá informaci o schválení nebo neschválení a datum. Faktura tak má celkem čtyři statusy: schválená, neschválená, čeká na schválení, nerealizovaná. Pokud schvalovatel nereaguje, je mu po třech dnech zaslána připomínka. Vyřešená je i situace, kdy z nějakého důvodu musí dojít k úpravě schvalovatele.
CinemArt se ve spolupráci s HELIsmile vypořádal i s obměnou e-mailového řešení, kdy začal využívat službu od společnosti Microsoft. Jako jistá komplikace se totiž ukázala službou vyžadovaná autorizace oAuth2. Nicméně i s touto úpravou se za pomoci partnerů zvládli vypořádat.
I díky HELIOS Easy tak mohl CinemArt uvést v našich kinech hollywoodské velkofilmy jako Top Gun: Maverick, Mimoni, Já, padouch nebo Bohemian Rhapsody či české filmy jako Vlastníci, Šarlatán a Vánoční příběh.
