Iluze o digitalizaci firem. Mnoho procesů stále probíhá manuálně

Podniky často považují nasazení podnikového systému za dokončenou digitalizaci. Praxe však ukazuje, že velká část procesů stále prochází manuální administrativou. Řešení je nasnadě. Systém Helios lze doplnit o specializované aplikace pro finance, správu dokumentů nebo HR, které klíčové činnosti dokážou automatizovat.

Mnoho firem má pocit, že když používají informační systémy (ERP) už řadu let, vyřešily tím svůj přechod k digitalizaci a mají hotovo. Systém zvládá evidenci docházky, pomáhá s řízením procesů, jako je třeba účetnictví nebo skladová evidence, a poskytuje reporty.

Realita ale ukazuje, že firmy přesto zůstávají zahlcené ruční administrativou, neubývající záplavou papírových dokumentů a ekonomická oddělení se zaobírají zbytečnou operativou. ERP sice nějak funguje, ale o skutečném využití automatizace nemůže být řeč. Natož že by docházelo ke zrychlení firmy, zefektivnění jejích procesů a uvolnění kapacity zaměstnanců.

„Software Helios může pro řadu firem představovat silný základ, na kterém se dá stavět. Pokrývá klíčové oblasti, jako jsou účetnictví a finance, obchod a zakázky, řízení skladové evidence, controlling a reporting,“ říká Miroslav Dašek, obchodní manažer AVAplace – Teamleader. Firmy tak podle něj nemají problém s tím, že by jejich software byl v základu špatný. Potíž bývá v tom, že velké množství procesů zůstává mimo systém nebo se stále dělá ručně.

Tři problémové oblasti

Nejčastěji jde o tři oblasti: finance a cashflow, správa dokumentů spojená s administrativní zátěží a potom oblast lidských zdrojů.

Cashflow je v současné době pro stabilitu firmy často důležitější než samotná ziskovost. Žádný management se neobejde bez aktuálních informací o platbách, o tom, jaké má firma závazky či pohledávky nebo kde jí hrozí nějaké finanční riziko. „Ve firmách se stále běžně setkáváme s ručním párováním plateb, dohledáváním bankovních pohybů nebo zpožděnými výpisy,“ říká Dašek.

„Digitalizace práci s dokumenty modernizuje a zrychluje jak hledání záznamů, tak přístup k informacím. Převodem dokumentů do digitální podoby se urychluje jejich putování firmou, pomáhá eliminovat chyby i riziko ztráty a poskytuje také přehled o tom, kde se zrovna daný dokument nachází,“ popisuje výhody Dašek.

Problémy přetrvávají i v oblasti řízení lidských zdrojů (HR), kde podniky čelí fluktuaci, nedostatku kapacit nebo potřebě rychlé změny kompetencí. Nesprávně nastavený onboarding dopadá nakonec na všechny.

Je to i váš příběh? pokud ano, klikněte zde: AVAplace Helios naplno | Helios.eu

Samostatné aplikace

Pomoci v takovém případě mohou samostatné aplikace. Pro výše uvedené tři oblasti lze stávající systém Helios rozšířit o aplikace BankApp, DocuX OCR a Helios Learning.

Ty dokážou odstranit největší zdroje manuální práce, digitalizují dokumenty a podporují řízení a rozvoj zaměstnanců. „Díky tomu se z ERP stává nejen systém, který spravuje data, ale platforma, která firmu aktivně posouvá dopředu,“ dodává Dašek.

Aplikace jsou dostupné na platformě AVAplace, kterou společnost Asseco Solutions vyvíjí ve spolupráci se svými partnery. Díky nabídce na této platformě si mohou zájemci rozšířit produkty Helios o nové funkcionality přesně na míru podle potřeb své společnosti.

Položte si otázku: Využíváte plně možnosti svého podnikového systému?