Jak vám Dopis Online usnadní cestu k digitalizaci?
Digitalizace administrativy už není jen budoucnost, ale realita dostupná i menším obcím. Služba Dopis Online jako součást systému Spiska od Asseco Solutions zjednodušuje odesílání dokumentů poštou, šetří čas úředníků a přispívá k ekologii.
Francouzský spisovatel Jean Dutourd kdysi prohlásil, že „lidé se mnohem více odhalí v dopise než v pohybu či v řeči“. Nicméně při komunikaci úřadů s občany o podobném „odhalení“ nemůže být řeč. Natožpak pokud jde o moderní úřady, které se nebojí digitalizace.
Právě takové úřady mají již pár let užitečný nástroj, který je snadno dostupný a výrazně usnadňuje administrativní procesy. Služba Dopis Online jako součást služby Spiska od Asseco Solutions umožňuje úřadům snadno odesílat obyčejné i doporučené zásilky včetně dopisů s doplňkovými službami, jako je doručení do vlastních rukou nebo volba úložní lhůty.
Spisová služba Spiska pomáhá organizacím přejít na moderní způsob digitalizace. Kromě rychlého a pohodlného přístupu k informacím a dokumentům poskytuje také další ekonomické a bezpečnostní benefity.
„Spiska se službou Dopis Online je příkladem, že digitalizace nemusí být složitá, ale naopak přístupná, praktická a udržitelná,“
Pro organizace, které zpracovávají velké množství fyzických dokumentů a záznamů, je ideálním pomocníkem. Spiska je pro všechny organizace, jejichž cílem je mít pořádek v dokumentech a jednotnost v systému zpracovávání dokumentů. A užitečnou součástí je ne vždy plně využívaná služba Dopis Online, která zjednodušuje externí komunikaci.
„Dokumenty stačí vytvořit ve formátu PDF a služba Dopis Online se postará o tisk, obálkování i doručení, ať už na území České republiky, nebo do zahraničí. Toto řešení je součástí spisové služby Spiska, ale mnoho úřadů tuto užitečnou funkcionalitu nevyužívá,“ upozorňuje Pavlína Vobořilová, konzultantka spisové služby Spiska od společnosti Asseco Solutions.
Aplikace navíc automaticky stahuje elektronické doručenky, což šetří čas a eliminuje nutnost ručního zpracování papírových potvrzení. Podle Pavlíny Vobořilové samotná implementace není složitá ani nevyžaduje velké technické zázemí. „Pro mnohé obce by přitom mohlo jít o první krok na cestě k digitalizaci a modernizaci jejich agendy,“ dodává.
To, co dříve musel úředník sepsat, vytisknout, zalepit do obálky a dopravit na poštu, lze dnes udělat daleko jednodušší cestou. Vše stačí sepsat, převést do formátu PDF a předat do Spisky.
Digitalizace v praxi
Úřední administrativa, která je stále často vnímána jako rutinní a nenápadná část agendy, tak získává moderní rozměr.
„Služby jako Dopis Online také přispívají k ochraně životního prostředí. Pokud má digitalizace plně naplnit svůj potenciál, je nezbytné, aby spisová služba byla přímo propojená s informačními systémy organizace. Pouze tehdy, když všechny funkce spisové služby fungují v souladu s ostatními procesy, lze hovořit o skutečné digitalizaci,“ dodává Vobořilová.
Města a obce tak podle ní mohou využít tento potenciál, čímž usnadní práci svým úředníkům. Zároveň přispějí k ochraně životního prostředí a vytvoří efektivnější služby pro své občany.
