Jiří Cmíral: Firmy ztrácejí čas i peníze na drobnostech, řešením je automatizace

Celá řada firemních úkonů se děje v řádu minut. Přepis objednávky, zpracování faktury, zanesení papírového dokumentu do systému. Přesně to jsou procesy, kde může firmě pomoci automatizace a umělá inteligence, vysvětluje Jiří Cmíral z DOCU-X.

Dokumenty jsou nedílnou součástí jakéhokoli firemního života, ať jde o malou, či velkou firmu. S jejich přibývajícím množstvím logicky roste i administrativa a časová náročnost. Zatímco jedno zpracování faktury zabere pár minut, desítky, stovky i tisíce faktur znamenají desítky až stovky hodin práce. 

„S rostoucím počtem dokumentů a lidí přibývá ruční práce, urgencí a chyb. Zároveň se ztrácí přehled o tom, v jakém stavu jednotlivé případy jsou. Právě tady dává automatizace největší smysl. Systém převezme rutinu a člověk se zapojí tam, kde je potřeba jeho rozhodnutí,“ popisuje potřebu digitalizace Jiří Cmíral ze společnosti DOCU-X.

Právě jeho firma vyvinula stejnojmenný nástroj, který dokáže doplnit informační systémy Helios inteligentní správou dokumentů. Díky využívání strojového učení a umělé inteligence DOCU-X výrazně zrychluje a zefektivňuje práci. „U přijatých faktur například rozpozná a načte údaje i z dokumentů, které systém dosud neznal. Člověk se pak nemusí zabývat každým dokladem a může se soustředit hlavně na výjimky a situace, které vyžadují jeho rozhodnutí,“ dodává Cmíral. 

Podle jeho slov dokáže aplikace propojit dokumenty, lidi, firemní postupy a podnikové systémy. Dokáže automatizovat například zpracování účetních dokladů, oběh a schvalování objednávek a žádanek, správu smluv, datové schránky, řízenou dokumentaci nebo personální dokumenty.

Člověk zůstává v procesu

Cílem aplikace DOCU-X je umožnit firmám digitalizaci bez omezení lidského faktoru. „Smyslem není odstranit člověka z procesu. Jde o to, zbavit ho práce, ve které jeho zapojení nepřináší žádnou přidanou hodnotu,“ zdůrazňuje Cmíral.

Jako příklad uvádí běžnou situaci, kdy na e-mail firmy dorazí faktura. DOCU-X ji automaticky převezme, rozpozná a načte potřebné údaje. Ty může rovnou ověřit proti datům například v systému Helios a potom fakturu předat do nastaveného schvalování. Systém pak hlídá, zda ke schválení došlo, a pokud ano, zpracuje ji do systému a zarchivuje. 

„Podobně může fungovat objednávka: od prvního požadavku přes schválení podle částky nebo střediska až po její vytvoření a archivaci. Zaměstnanci díky tomu nemusejí stále dokola přepisovat stejné údaje, třídit dokumenty, ukládat je do složek, přeposílat je správným lidem ani si vést vlastní seznam toho, co čeká na schválení. Vše řeší systém,“ podotýká Cmíral. Management zároveň přímo v systému vidí veškeré dokumenty, procesy a jejich stav. 

Digitální řešení přitom podle něj umožňuje zaměřit se v rámci firemních procesů klidně jen na jeden problém, například zmíněnou správu faktur. Postupně pak ale může v rámci jediné platformy přidávat další dílky jako u stavebnice lego. „Firma může začít jednou kostkou a postupně z nich postavit celé digitální prostředí pro správu dokumentů a automatizaci,“ uzavírá Jiří Cmíral.