Kunsthalle Praha: Helios Inuvio pomohl obnovit provoz po hackerském útoku
Hackerský útok znamenal pro Kunsthalle Praha v roce 2024 nutnost obnovit informační systém Helios i jeho data. Díky rychlé spolupráci všech zapojených týmů se podařilo jednotlivé provozy zprovoznit tak, že zákazníci výpadek prakticky nezaznamenali. Obnova systému se navíc stala příležitostí upravit některé procesy a připravit prostor pro další automatizaci.
Kunsthalle Praha otevřela své brány v centru Prahy v únoru 2022. Zaměřuje se především na krátkodobé výstavy moderního a současného umění, jen v roce 2025 ji navštívilo více než 150 tisíc lidí. Výstavami ale její činnost zdaleka nekončí. Nabízí kulturní a vzdělávací programy, pečuje o členskou sekci, vydává umělecké publikace a pořádá i komerční akce.
Také z provozního hlediska je její fungování pestřejší, než by se na první pohled mohlo zdát. Pod značkou Kunsthalle Praha totiž fungují tři subjekty s rozdílnou agendou. Vedle nadačního fondu je to Property Klárov, vlastník budovy Kunsthalle Praha, a Kunsthalle Praha Services. Ta zajišťuje podpůrné ekonomické činnosti, například provoz kavárny a catering, designový obchod včetně e-shopu, facility služby nebo administrativní a finanční agendu.
Udržet přehled nad takto rozdílnými činnostmi pomáhá informační systém Helios. Kunsthalle s ním pracuje prakticky od svého počátku, nejprve prostřednictvím externí účtárny. Od roku 2021 pak licence přešly přímo na organizaci.
Když bylo potřeba začít znovu
V květnu 2024 ale nastala situace, se kterou se v běžném provozu nepočítá. Kunsthalle Praha zasáhl hackerský útok a organizace přišla o data v systému Helios. Bylo tedy potřeba pustit se do jeho obnovy.
„Po hackerském útoku jsme museli Helios v podstatě obnovit znovu. Vycházeli jsme z dostupných reportingových dat v Excelu, účetních závěrek, přiznání k DPH a dalších podkladů. Byla to rychlá akce ve spolupráci s konzultanty Helios, naší externí účtárnou a interním finančním a IT oddělením,“ popisuje Soňa Poláková, finanční manažerka Kunsthalle Praha.
Při obnově pomohly nové databáze, další prostředí posloužilo pro nalezené historické kopie dat a samostatná databáze byla k dispozici také pro přípravu květnových mezd. Konzultanti zároveň pomáhali s opětovným nastavením systému. Klíčové bylo dostat jednotlivé části provozu co nejrychleji zpět do běžného režimu. A to se podařilo. „Z pohledu zákazníka nebyl tento výpadek znatelný,“ doplňuje Poláková.
Obnova jako příležitost ke změně
Návrat k běžnému provozu ale neznamenal jen obnovit vše tak, jak to fungovalo před útokem. Když už bylo nutné Helios znovu nastavovat, tým Kunsthalle využil situaci také k úpravě některých procesů. Nově začal pracovat s daňovými klíči, sjednotil účtové rozvrhy napříč všemi třemi společnostmi a prošel také používané číselníky. „Očistili jsme číselníky od starého balastu,“ shrnuje s nadsázkou Poláková.
Po útoku byla zároveň nasazena cloudová služba ERPORT. Její zavedení proběhlo podle finanční manažerky rychle a dnes je vlastně nejlepší vizitkou to, že ji při každodenní práci není potřeba řešit. „Všechno funguje, jak má. Vlastně o službě ani nevíme,“ hodnotí.
Od e-shopu přes faktury až po mzdy
Helios Inuvio dnes v Kunsthalle pokrývá poměrně pestrou škálu činností. Dobře je to vidět třeba na provozu designového obchodu a e-shopu. Sklady a objednávky jsou prostřednictvím doplňku propojené s platformou Shoptet a na e-shopové objednávky navazuje také automatické rozesílání vystavených faktur zákazníkům.
Automatizace se uplatňuje i v dalších oblastech. U přijatých faktur Kunsthalle využívá nastavený schvalovací proces společně s importem, tříděním a ukládáním dokumentů. Pokladní prodej je zase propojen s platebními terminály. Helios pomáhá také se správou majetku a mezd, obecnými importy nebo BI reportingem. Právě možnost importovat data se výrazně uplatnila i při obnově systému po hackerském útoku. K tomu se přidávají další řešení dostupná na platformě AVAplace. Kunsthalle využívá například Helios BI nebo phishingové kampaně a do budoucna zvažuje také HR portál.
Dobrý systém nemá dělat lidi hloupějšími
Právě další automatizace a zefektivňování práce jsou oblasti, kterým se chce Kunsthalle věnovat i do budoucna. Přínos podnikového systému ale podle Soni Polákové nelze hodnotit jen podle toho, kolik času nebo rutinní práce zaměstnancům ušetří. „Nejde jen o úsporu času či pracovní síly, ale i o zkvalitnění zpracování dat a dalších výstupů pro management, státní správu nebo obchodní partnery. Vývoj jde kupředu a s dalšími zlepšeními se učí i samotní zaměstnanci, kteří s Heliosem pracují,“ říká Poláková.
Nové požadavky státní správy i další rozvoj samotné organizace přitom budou přinášet další příležitosti, kde lze procesy posunout. Cílem není automatizovat za každou cenu, ale využívat technologie tam, kde skutečně pomohou lidem pracovat lépe. „Dobrý systém nemá dělat lidi hloupějšími. Naopak, měl by stimulovat jejich myšlení a posouvat pracovní procesy dál,“ uzavírá Poláková.
