Méně chaosu v projektech a úkolech? Seznamte se s aplikací Projektově

V jakém stavu je zakázka? Platí ještě původní termín? Kdo má daný úkol na starost? Právě tyto praktické potřeby umí řešit česká aplikace Projektově, která je novým přírůstkem platformy AVAplace. A řadě firem se může stát pomocníkem pro projektové řízení, kdy každý ví, co má udělat, kde najde potřebné informace a jak projekt postupuje.

Efektivní projektové řízení je pro moderní podniky zásadní. V mnoha firmách jsou informace o projektu rozdělené mezi několik nástrojů. Úkoly se zapisují do tabulek, podklady se ukládají do různých složek, změny se řeší e-mailem a důležité poznámky zůstávají v hlavě konkrétního kolegy. S přibývajícím počtem výše uvedených činností se firma může dostat do problémů, kdy pro ni může být složité najít potřebné informace, mít přehled o tom, která tabulka je aktuální nebo jaké termíny jí „hoří“. A právě s těmito praktickými potřebami dokáže pomoci česká aplikace Projektově, která je nově dostupná na platformě AVAplace, kde rozšiřuje flotilu šikovných funkcionalit pro systémy Helios. 

„Aplikace Projektově umožňuje mít projekty, úkoly, termíny, dokumenty i komunikaci v jediném prostředí. Každý úkol může mít svého řešitele, termín, popis, přílohy, podúkoly a související komentáře. Člen týmu tak rychle vidí, co má aktuálně udělat. Vedoucí projektu zase nemusí obcházet jednotlivé kolegy a zjišťovat, jak práce pokračuje,“ popisuje Ing. Zdeněk Solnický, CEO ve společnosti Projektově.CZ

Hledání je jednoduché

Skutečná hodnota nástrojů, jako je Projektově, spočívá v tom, že pomáhají odstranit drobná zdržení, která se během dne neustále opakují. Kolikrát někdo hledá správnou přílohu, ověřuje poslední verzi dokumentu nebo znovu řeší otázku, na kterou už tým dávno našel odpověď.

„Každá taková situace zabere jen pár minut, ale v rámci celého týmu a několika běžících projektů se z nich rychle stanou hodiny ztraceného času. Projektově zachovává komentáře, soubory i historii změn u konkrétního úkolu. Informace tak nezůstávají zavřené v e-mailové schránce jednoho člověka a tým se k nim může kdykoliv vrátit,“ upozorňuje Ing. Solnický. Tomu odpovídá i možnost zvolit si zobrazení projektů a úkolů podle potřeb každého uživatele. Zatímco projektový manažer ocení možnost vidět celý harmonogram projektu, členovi týmu bude stačit mít přehled o jednotlivé fázi, která se ho týká.

„Možností je několik. Základem je klasický seznam, pro plánování struktury projektu slouží myšlenková mapa. U složitějších projektů je možné pracovat s Ganttovým diagramem, který ukazuje časovou osu, návaznosti mezi úkoly a klíčové milníky,“ popisuje možnosti Ing. Solnický.

Aplikace navíc myslí i na individuální priority a úkoly jednotlivých členů týmu. „Praktická sekce Můj den definuje každému pracovníkovi jeho aktuální úkoly. Místo procházení několika projektů najde na jednom místě to, co má řešit právě dnes,“ doplňuje.

Přehled nade vše

Projektově pomáhá sledovat termíny, stav úkolů i jejich vzájemné návaznosti. Upozornění na důležité změny nebo blížící se termíny umožňují reagovat včas. A právě to může znamenat rozdíl mezi drobnou úpravou plánu, která povede k úspěšnému dotažení projektu, a nepříjemným vysvětlováním zpoždění zákazníkovi. Efektivní projektové řízení není jen o „odfajfkování“ splněných úkolů. Důležité je také vědět, kolik času práce skutečně zabrala a jestli se projekt drží plánovaného rozpočtu. „Projektově umožňuje zaznamenávat čas strávený na jednotlivých úkolech a průběžně sledovat ekonomiku projektu. Firmy tak mohou porovnávat plánované náklady a příjmy se skutečnými výsledky a včas zjistit, zda zakázka zůstává zisková,“ dodává.

Aplikace nabízí řešení, které firmám pomáhá zvládat každodenní projektovou agendu s větším přehledem a menší administrativní zátěží. Je určena menším týmům i větším firmám, které potřebují koordinovat více lidí a souběžných aktivit.

„Projektově není jen místem pro zapisování úkolů. Pomáhá vytvořit jasný systém, ve kterém každý ví, co má udělat, kde najde potřebné informace a jak projekt postupuje. Firma díky tomu může omezit zbytečné dohledávání, zjednodušit spolupráci a věnovat více času zákazníkům a samotné realizaci zakázek,“ uzavírá Ing. Zdeněk Solnický, CEO ve společnosti Projektově.CZ.