PST CLC – migrace na HELIOS iNuvio podpořila výkonnost firmy

Jak to asi vypadá, když podnikáte v oblasti celních služeb, přepravy a skladování, máte 370 zaměstnanců, téměř miliardový obrat, děláte pro velké nadnárodní klienty jako Continental Barum, Philip Morris či Foxconn a potřebujete za plného provozu přesunout celou firmu na novou verzi informačního firemního systému? V PST CLC úplně jednoduše, jako každý jiný pracovní den. Chcete vědět, jak to dokázali?

Třináct let s HELIOSEM iNuvio

Společnost PST CLC působí na českém trhu již 30 let. Je významným a spolehlivým poskytovatelem celních, skladovacích a přepravních služeb nejvyšší kvality na více než 20 pracovištích po celém Česku. Díky spojení s japonskou logistickou společností Mitsui-Soko Group v roce 2012 konkuruje i největším globálním hráčům v oboru. Ke zpracování celních případů (konkrétně pro celní služby, sklad a fakturaci) už přes 13 let úspěšně využívá HELIOS, který před lety ve firmě nahradil samostatný software na zpracování celních prohlášení.

Přechod na iNuvio byl více než žádaný

Rozhodnutí migrovat na HELIOS iNuvio padlo na základě konzultací a prezentace společnosti Asseco Solutions. Migrace přinesla celou řadu novinek, speciálně pro oblast celních deklarací, které vedení připadaly zajímavé. HELIOS iNUVIO pomohl pokrýt všechny potřeby firmy a navrch disponuje atraktivním uživatelským prostředím. Management také velice zaujala funkcionalita Business Intelligence k vytváření manažerských pohledů a reportů.

Migrace musela proběhnout za plného provozu

Celý plán s migrací měl však jeden háček: migraci bylo potřeba provést na první dobrou, a to za plného provozu, s ohledem na nový fiskální rok, který ve společnosti začíná vždy 1. dubna, což letos připadlo na čtvrtek před Velikonocemi. Toto datum bylo výhodou, protože čtyři dny velikonočního volna zároveň poskytly dostatečný časový prostor pro odstranění případných migračních potíží. 

Protože migrace všech dat byla plánována na večer 31. března 2021, přičemž 1. dubna mělo už vše naplno fungovat v novém systému, věnovala firma značnou pozornost všem přípravám. Během přechodu na nový systém totiž bylo nezbytné zajistit nepřetržitý průběh odbavení celních zásilek. 

Hlavní snahou bylo zorientovat se v novém prostředí ještě před samotnou migrací a vytvořit tým, který jednotlivé deklaranty provede všemi změnami. Cílem bylo všechny uživatele systému připravit na to, že až ve čtvrtek ráno přijdou do práce, budou plynule pokračovat v řešení rozpracovaných celních případů, ovšem už v novém systému. Ve vedení také panovaly jisté obavy z nové vizuální podoby uživatelského prostředí, která byla od té předchozí značně odlišná. Ty se ale nakonec, i díky pečlivé přípravě a zaškolení uživatelů, nenaplnily.

V první den fungování nového systému všichni pracovali jako dřív

Práce v HELIOSU iNuvio je velmi intuitivní. To se ukázalo už v prvních momentech po migraci, kdy u uživatelů nenastal žádný zásadní problém při ovládání programu. „Každá takto zásadní změna klíčového systému ve firmě může u někoho vzbuzovat obavy nebo smíšené pocity. Ukázalo se ovšem, že toto je posun k lepšímu, a edice iNuvio byla přijata velice rychle. Ohlasy jsou pozitivní, ať už z pohledu správců systémů, nebo jeho uživatelů,“ komentuje migraci na novou edici systému Petr Böhm, generální manažer celních služeb společnosti PST CLC. „Všichni naši zaměstnanci hned při prvním spuštění nového systému byli schopni zpracovávat celní případy v tempu a kvalitě, která je vyžadována,“ dodává. Důkladná příprava se tak firmě vyplatila.

Zaměstnanci si chválí hlavně uživatelské prostředí

Uživatelé považují za velmi přínosnou hlavně možnost úpravy uživatelského menu, která vnesla do používání informačního systému řád. Současná možnost individuálního nastavení menu je pak jakousi třešničkou na dortu, kterou si řada zaměstnanců pochvaluje. Firma navíc brzy plánuje provázat HELIOS iNuvio s dalším podnikovým softwarem, od čehož si slibuje zefektivnění a zjednodušení práce i automatizaci některých procesů. Pozornosti vedení neunikají ani široké možnosti Business Intelligence, která je defaultní funkcionalitou HELIOSU iNuvio, díky níž mohou sledovat svá data v přehledných reportech a manažerských pohledech. Tohoto benefitu se chystají využít naplno.