Rychlá a snadná inventura! Ve Žluticích pomáhá HELIOS MIM - Mobilní inventarizace majetku.

S administrativou má malebné západočeské městečko Žlutice doslova staleté zkušenosti: vedení městských knih nebo vydávání listin patřilo k jeho agendě už za dob Karla IV.

Dnes jsou Žlutice obcí s pověřeným obecním úřadem. Široké spektrum administrativních úkonů, které jsou se statutem obce spojeny, vyžadovalo efektivní, rychlé a přesné řešení. Město proto před dvanácti lety vsadilo na využití informačního systému HELIOS Fenix z produkce Asseco Solutions.

Dnešní Žlutice mají osm příměstských částí, v nichž žije úhrnem bezmála 2700 obyvatel. Kromě základní a mateřské školy zde sídlí i základní umělecká škola, střední lesnická škola a výchovný ústav pro děti a mládež.

Každoročně se v obci navíc koná řada kulturních akcí, jako například Žlutická pouť, přehlídka amaterských divadelních souborů Žlutické divadelní léto nebo festival sborového zpěvu Viva la musica, jejichž pořádání dále zvyšuje nároky na efektivnost správy veřejných věcí. Je tedy pochopitelné, že vedení města potřebuje podporu skutečně sofistikovaného IT pomocníka. A tu našla právě u systému HELIOS Fenix.

Žlutická radnice i její zřizované a příspěvkové organizace ke své práci využívají v podstatě všechny moduly a funkcionality, kterými IS HELIOS Fenix disponuje. Součástí řešení je rovněž moderní spisová služba Spiska a Vzdělávací portál HELIOS, s jehož pomocí se zaměstnanci mohou dále zdokonalovat v používání systému.

Mobilní inventarizace majetku šetří cenný čas

Čerstvou novinkou je však nedávná implementace Mobilní inventarizace majetku. K podzimním měsícům se totiž neodmyslitelně váže i inventarizace majetku a závazků v účetních jednotkách. 

Rozsáhlý proces sestává z dokladové inventarizace, která zjišťuje a ověřuje stav závazků, pohledávek nebo dalšího majetku nefyzické povahy, a inventarizace fyzické, při které se kontroluje stav hmotného a nehmotného majetku včetně peněz a cenin. A právě fyzická kontrola je mnohdy také fyzicky velmi náročná.

 „Pravidelná inventarizace a správa majetku města znamenala několik týdnů nepříliš efektivní práce několika zaměstnanců městského úřadu,“ vysvětluje Mgr. Tomáš Vodenka, tajemník města Žlutice. „Proto jsme se rozhodli udělat krok vpřed a využít novinku informačního systému Helios Fenix, která nám umožní mobilní inventarizaci majetku.“
Mgr. Tomáš Vodenka, tajemník města Žlutice

Stačí jen chytrý telefon.

S modulem Mobilní inventarizace majetku je vše výrazně jednodušší. K inventarizaci není potřeba čtečka, úředníci si při práci vystačí s chytrým telefonem. Přímo v telefonu také probíhá evidence, díky čemuž se obejdou bez stohů tištěných papírů, které dříve inventarizaci neodmyslitelně provázely. Velkou výhodou je také snadné a rychlé zaškolení uživatelů.

 „Použití nového modulu je jednoduché a intuitivní,“ přitakává Jiří Volf, který spravuje majetek města Žlutice. „Stačí mi pouze chytrý telefon, kterým snímám čárové kódy na mobiliáři a v reálném čase vidím, co v jednotlivých místnostech, budovách nebo jiných objektech je, co chybí, a co přebývá.“
Jiří Volf Správa majetku města Žlutice

I bez internetového pokrytí

Samotnou inventuru lze provádět v režimu off-line, což jistě ocení uživatelé v lokacích bez internetového pokrytí. On-line režim je vyžadován pouze při prvotním načtení evidence majetku a při finálním požadavku na zpracování provedené inventury.

,„Zefektivnění správy majetku a značné zrychlení jeho každoroční evidence nám umožňuje věnovat více prostoru aktuálním potřebám našich obyvatel a našeho města,” chválí si Tomáš Vodenka nejen modul pro inventarizaci majetku. „Se systémem HELIOS Fenix jsme opravdu spokojeni, šetří nám množství práce a času. Navíc na jeho dodavateli, společnosti Asseco Solutions, je nám velice sympatické, že sází nikoli na okamžitý zisk, ale na dlouhodobé partnerství,“ dodává závěrem.

Jedno video za tisíc slov

Podívejte se, jak je Mobilní inventazirace majetku se systémem HELIOS Fenix jednoduchá.

Zaujalo vás řešení HELIOS MIM ve městě Žlutice? Neváhejte se podívat na více detailů o tomto zákazníkovi v naší případové studii. 

Rozšiřujeme možnosti nejen pro veřejnou správu, ale pomáháme nastartovat růst i v dalších segmentech a odvětvích, pojďte se s námi podívat, jaká další řešení jsme pro naše zákazníky připravili.