10 kritických bodů, na které si dát pozor při implementaci ERP systému I. díl

Implementace nového podnikového informačního systému s sebou nese celou řadu úskalí. Na základě našich zkušeností z praxe českých podniků jsme dali dohromady deset nejkritičtějších. Na co si dát pozor? Pojďme se podívat na prvních pět bodů.

Výběr ERP systému nebo systémů

Kritickým bodem je samozřejmě výběr samotného ERP systému nebo systémů. Ten by bylo někdy vhodné dělat až po prvotní analýze procesů, jenže to má ten háček, že výběr podnikového informačního systému předurčuje také množinu implementačních partnerů, z nichž budete moci vybírat. Věnujte proto pozornost systémům, které využívají podobně velké firmy jako ta vaše v podobném odvětví, a zkuste se s těmito systémy podrobněji seznámit.

Nezapomeňte také, že pokud se chystáte nahradit nějaký starší ERP systém, ten nový toho může umět podstatně více a bude třeba schopný nahradit i více separátních podnikových IS, jako to dokážou třeba naše systémy HELIOS. Zároveň je třeba respektovat fakt, že na některá specializovaná odvětví mohou existovat profesionální, například výrobní, nemocniční či logistické informační systémy, které dokonale pokrývají danou konkrétní agendu a s nimiž by váš nový systém měl umět spolupracovat. Ne u každého systému jsou však taková propojení jednoduchá. Proto si dopředu prověřte, že bude možný obousměrný přenos dat mezi novým systémem a tím stávajícím, specializovaným.

Volba implementačního partnera

Tento bod je naprosto kritický, protože podnikový informační systém „dělá“ hlavně jeho implementační partner. Jeho úkolem je správně nastavit procesy, zanést do systému úpravy na míru vašim potřebám či naopak pomoci vám přizpůsobit vaše vnitrofiremní procesy best practices, na základě kterých jsou nastaveny standardní procesy uvnitř systému. Implementační partner vám musí sednout také lidsky, protože implementace každého podnikového IS bývá pro všechny zúčastněné psychicky náročná.

Výběr implementačního týmu ve firmě

S tím souvisí také další kritický bod – výběr implementačního týmu uvnitř vaší firmy. Jeho členové, tzv. klíčoví uživatelé, by měli splňovat následující parametry:

• detailní znalost dané části chodu firmy, za niž budou během implementačního procesu zodpovídat,
• motivovanost k implementaci změn v daném oddělení,
• dostatečné rozhodovací kompetence v rámci projektu i té části chodu firmy, za kterou při implementaci zodpovídají,
• dobré mezilidské vztahy v rámci daného oddělení, které usnadní sbírání podkladů pro implementaci, testování i následné nasazení systému do ostrého provozu.

Z toho také vyplývá důležité pravidlo, že tým by se měl skládat z několika pracovníků z různých částí firmy. Za každou část by měl být k dispozici jeden člen týmu, ale také jeden jeho zástupce. Některé implementace trvají klidně i rok, zejména ve větších firmách, a případná nemoc či odchod jednoho pracovníka nesmí implementační proces zpomalit ani ohrozit.

Výběr agend pro implementaci do podnikového IS

Dnešní podnikové informační systémy dokážou pokrýt doslova libovolnou agendu, kterou firma vede. To ovšem neznamená, že je účelné všechny tyto agendy pokrýt. Dobrým indikátorem při výběru toho, co je vhodné řešit v rámci podnikového IS, je položit si tyto otázky:

• Přinese pokrytí této agendy nějakou výhodu pro naše zákazníky?
• Je možné pokrytou agendu plně či aspoň částečně automatizovat?
• Bude daná agenda díky pokrytí v podnikovém IS rychlejší a levnější?
• Je nutné danou agendu pokrýt v rámci podnikového IS kvůli jiným zásadním agendám?

Když si odpovíte na tyto otázky, snadno přijdete na to, které stávající agendy do nového podnikového IS zařadit a které se vyplatí řešit třeba i nadále mimo systém. Vždy zvažujte náročnost pokrytí agendy v systému, zaškolení pracovníků, eventuálně nákup dalších zařízení a přístupových licencí versus reálné ekonomické přínosy.

Výběr procesů pro implementaci do podnikového IS

To samé platí vlastně i o jednotlivých procesech v rámci vámi zvolených agend. Mnohdy je totiž možné a účelné pokrýt nějakou agendu ve firmě i v situaci, kdy nebudou podchyceny v rámci podnikového IS úplně všechny procesy. Příkladem může být třeba pokrytí HR agendy v malé firmě s tím, že o dovolené se bude žádat dál stávajícím systémem osobní domluvy mezi pracovníkem a nadřízeným. Zejména menší firmy jsou totiž zvyklé na vysokou míru flexibility, jež pramení z volnější a ploché organizační struktury. „Svázání“ všech procesů pevně danými pravidly tak může budit zbytečně velký odpor vůči novému systému, který má jinak pro firmu neoddiskutovatelné přínosy.

Pokračování článku najdete zde.