Co vše skrývají vaše firemní data

Firemní data ukrývají nejeden poklad, a to jak v pravém, tak v ironickém slova smyslu. Pro firmy, které se na svá data mohou spolehnout, znamenají hlavně cestu k budoucímu růstu, klíč k úspěchu na trhu i důležité informace o tom, na co se v následujících měsících a letech připravit. Jak na práci s daty?

Stará data jako kostlivci ve skříni

Nejprve je potřeba nalít si čistého vína. Velká část firem má zejména ve starších datech, která jsou však klíčová pro celou řadu analýz, ukryté bolestivé kostlivce. Čím déle tam ti kostlivci jsou, tím těžší je se jich zbavit a v budoucnu s daty pracovat. Nejvíce jich pochází z „doby excelové“, kdy se některé agendy ve firmě neřešily v profesionální ERP systému, ale v Excelu, z něhož se pak ve stresu týdny před spuštěním systému bez větší kontroly naimportovaly. Jak vypadají nejčastější kostlivci?

• Duplicity – některé datové řádky jsou zde zkrátka víckrát, buď z více zdrojů, nebo proto, že je kdysi někdo zapsal třeba na konci pracovní směny a pak znovu druhý den ráno.
• Překlepy – ty jsou zdaleka nejnebezpečnější. Nemusí totiž jít jen o překlepy typu „Prha 6“ nebo „Aseco Solutions“, které dají vzniknout novým datovým entitám. Můžou to být totiž překlepy typu „1 283 Kč“ namísto „128,3 Kč“ či „100 ks balení“ (po 100 ks) vs. „10 000 ks balení“ apod. Tyto překlepy dokážou napáchat v analýzách velké množství škod.
• Zcela chybná data – typicky jde o chyby plynoucí z ručních přepisů velkého množství dat, třeba IČ namísto čísla bankovního účtu apod.
• Chybějící data – zejména v prvních měsících po nasazení nového podnikového informačního systému se stává, že někteří zaměstnanci nejsou v zápisu dat tak důslední, zatímco jiní ano. To ale při souhrnné analýze představuje obrovskou odchylku, protože to vypadá, že například obchodník A měl pět schůzek denně, zatímco obchodník B měl za celý týden jednu, a to jen v pátek. Chybějící data, na rozdíl od předchozích dílčích problémů, nelze obvykle nijak ex post doplnit. Proto je nutné údaje z daného období vyřadit z budoucích analýz.
• Záměrně nesprávná data – co si budeme povídat, někdy zaměstnanci mohou mít důvod data v systému trochu zkreslit. Nejčastěji se to děje po zavedení nového systému ve skladovém hospodářství (systém přikáže umístit příchozí položku na skladovou pozici P4, ale skladník má pozici B2 hned vedle sebe) nebo v obchodu (před kvartálním hodnocením si může obchodník nadhodnotit množství příležitostí i jejich objemy). Pravda je, že tyto chyby se často během pár týdnů až měsíců odhalí. Pro budoucí analýzy je však důležité provést také jejich korekci v systému.

Co v datech hledat

Firmy, které si projdou někdy i náročným a bolestivým procesem čištění dat, případně firmy, jež od začátku zvolí profesionální ERP systém, jenž s firmou dokáže růst, jako například HELIOS Easy, a zamezí vzniku většiny chyb, se následně na svá data mohou plně spolehnout. Díky tomu v nich mohou s jistotou začít odhalovat některé důležité informace pro své řízení i budoucí růst. Co v nich mohou nalézt?

• Informace o měnících se trendech na trhu – zejména u firem v retailu či FMCG se objeví v systému téměř okamžitě. Jakákoliv odchylka od dlouhodobého trendu se dá jednoduchou analýzou odhalit v řádu dnů, maximálně týdnů a v tu chvíli se firma může pustit do hlubší okamžité analýzy jejích příčin. Slyšeli jste někdy o tom, že v dnešní době je nutné umět flexibilně reagovat na změny na trhu? Právě o tomto analýza dat je.
• Informace o vzniku potenciálních rizik – ve větší firmě může snadno vzniknout nečekané riziko, protože na jedné oblasti její činnosti se podílí jednotky či desítky různých zaměstnanců a někdy i celé oddělení. Nejčastější rizika se týkají logistiky, řízení cashflow, plánování kapacit či nacenění budoucích zakázek. I jednoduchá analýza dat přitom dokáže odhalit, že firmě bude při současném načasování splatnosti pohledávek a závazků chybět za měsíc na dva dny tolik a tolik hotovosti, že pro den XY bylo objednáno více materiálu, než lze v prostorách firmy uskladnit apod. V blízké budoucnosti bude podobné excesy umět hlídat umělá inteligence skrze prediktivní analýzy důsledků. Nicméně už teď je možné naučit se prostřednictvím datových analýz podobná potenciální rizika odhalit.
• Informace o skutečné ceně výrobků – obvykle není až tak snadno dostupná, jak by se mohlo zdát. Řada firem nedokáže přiřazovat jednotlivým výrobkům v reálném čase skutečné náklady (např. díky rozpočítávání příspěvků na úhradu nákladových center až na konci fiskálního roku), a někdy dokonce ani všechny slevy výrobku. Vědět, za kolik, co prodáváme a kolik na čem ve skutečnosti vyděláváme je však pro každou firmu to nejzásadnější. Přesto to u velké části firem není bez detailnější analýzy možné zjistit.
• Informace o výrobcích dle BCG matice – možná jste někdy slyšeli o dojných krávách, prašivých psech, hvězdách a otaznících. Tyto pojmy zavedla Boston Consulting Group pro kategorie produktů na základě jejich míry růstu na trhu a relativního podílu na trhu (či někdy také tržeb). Nejvíce firmy chtějí samozřejmě dojné krávy – výrobky, z nichž plyne většina tržeb, a přitom často už nevyžadují žádné větší dodatečné investice do vývoje či tržní podpory. Analýza dat vám dokáže dát odpověď na to, které vaše výrobky to jsou. Někdy se totiž stane, že firmy svou pozornost i finance zaměřují na jiné výrobky, než je ve skutečnosti potřeba. Proto je nutné provádět manažerská rozhodnutí na základě tvrdých dat, a ne něčím zkresleného názoru či kusých informací.

Statistika nuda je, má však cenné údaje

Možná si pamatujete pohádku Princové jsou na draka. Už v ní se zpívalo: „Statistika nuda je, má však cenné údaje,“ což se v managementu 21. století stalo hlubokou pravdou. Důležité však je držet se i pokračování té písničky: „Neklesejme na mysli, ona nám to vyčíslí.“ Právě firmy, kterým se náhle přestává dařit, totiž ve svých datech mohou nalézt velmi cenné odpovědi. A v době finanční krize po roce 2008 se to ostatně řadě firem také podařilo.

Analýza dat je zkrátka nástroj pro růst, boj s poklesem, pro operativní rozhodování i strategické řízení firmy. Aby tomu tak skutečně bylo, je potřeba naplnit jen tři základní pravidla – mít k dispozici vyčištěná, správná a úplná data, zaměstnávat zkušené datové analytiky, kteří mají v rukou potřebné nástroje, a to vůbec nejdůležitější – disponovat managementem, jenž je připraven činit na základě těchto dat důležitá rozhodnutí, která dokáže také implementovat. Pokud jsou tyto tři podmínky splněny, přečká vaše firma bez problémů rychlý růst i náhlou krizi.