Digitalizace šetří čas a peníze. Spisová služba pomůže

Digitalizace dokumentů není pouze zdrojem rychlého a pohodlného přístupu k informacím, nýbrž nese také výrazné ekonomické a bezpečnostní výhody. Digitální transformace dokumentů tak představuje klíčový krok pro organizace, jež zpracovávají obrovské množství fyzických záznamů. Je jedno, zda se jedná o subjekty veřejné správy nebo o čistě komerční organizace.

Digitalizace a elektronizace dokumentů pro organizace veřejné správy podléhají legislativním předpisům. Podle novely zákona o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. musí od začátku roku 2026 všechny organizace, které mají povinnost vést spisovou službu, takto činit v atestovaném elektronickém systému. Nově se povinnost používat atestovaný elektronický systém bude týkat také malých obcí, škol a školských zařízení. Spisová služba Spiska se na atestaci připravuje.

Řešení spisové služby Spiska umožňuje organizacím přejít na moderní způsob digitalizace. Kromě rychlého a pohodlného přístupu k informacím a dokumentům poskytuje také další ekonomické a bezpečnostní benefity. Pro organizace, které zpracovávají velké množství fyzických dokumentů a záznamů, je ideálním pomocníkem.

Správa fyzických papírových dokumentů totiž představuje pro organizace značné náklady. Jednak to je dáno tím, že je nezbytné zaměstnávat pracovní síly, které musí provádět opakované úkony, jako je hledání, skenování, třídění, případně návrat do archivu, další finanční položkou jsou náklady na úložné prostory pro samotný archiv.

Digitalizace eliminuje rizika

Dalším rizikem pro záznamy ve fyzické formě představuje jejich poškození, například prostřednictvím živelních událostí, nebo fyzická ztráta.

To může mít i velké finanční dopady na postiženou organizaci. Právě při digitalizaci archivu lze tyto negativní dopady eliminovat.

Efektivní práce s úředními dokumenty

Organizace z obou těchto oblastí - veřejná správa, ale i komerční sektor - čelí buď potřebě dodržování spisového řádu, nebo potřebě efektivně řídit celý proces došlých i odeslaných dokumentů. Právě spisová služba Spiska poskytuje rámec pro efektivní práci s úředními dokumenty, od jejich příjmu až po trvalé uložení. V případě komerční sféry zase digitalizuje běžnou výměnu dokumentů. Integrace s řešením Spiska nabízí pečlivou evidenci došlé i odeslané pošty, bez ohledu na to, zda se jedná o elektronický nebo papírový formát.

Řešení spisové služby Spiska nabízí uživatelům také interaktivní obrazovku, jež dále zjednodušuje a urychluje práci s dokumenty. „Vedoucí i vyřizující získávají přehled o úkolech a dokumentech ve frontě, což zvyšuje efektivitu. Spisová služba Spiska nahrazuje klasický podací deník a automaticky doplňuje údaje,“ doplnil Martin Kršňák.

Celá řada chytrých nástrojů

Chytrých nástrojů ale nabízí více. Dalším z nich je elektronický oběh dokumentů s využitím Workflow, který umožňuje schvalování dokumentů kdykoli a odkudkoli. Komplexní přehled nad oběhem elektronických dokumentů navíc umožňuje vzájemnou zastupitelnost kolegů.

Spiska rovněž nabízí sledování aktuální vytíženosti procesů a také přesná výstupní data pro manažery a řídící pracovníky organizací. Další užitečnou funkcí je Spisovna, která usnadňuje uzavírání spisů a sledování zákonných lhůt. To vše usnadňuje i proces skartačního řízení. Samozřejmostí je ověřování dokumentů v souladu s evropským nařízením eIDAS.

Digitalizace zvyšuje transparentnost i efektivitu
Spisová služba Spiska se tak stává partnerem v procesech, které zvyšují transparentnost, efektivitu a dodržování právních předpisů. Pořízení tohoto řešení jednoznačně znamená investici do budoucnosti všech organizací, které si Spisku zvolí.