Digitalizace účetnictví versus digitalizování účetnictví

O digitalizaci ve veřejné správě se hovoří již poměrně dlouhou dobu. Výrazným krokem vpřed, který byl kladně hodnocen celou, tedy i odbornou veřejností, bylo schválení a dnes již také účinnost zákona o právu na digitální služby, tzv. digitální ústavě. Bohužel ani s tímto zákonem se digitalizace nestala svatým grálem pro všechny úřady. 

V době, kdy moderní technologie potkáváme na každém kroku a kdy chytrý telefon ovládá téměř každé malé dítě, je pomalý postup digitalizace ve veřejné správě přinejmenším zarážející.

Pojďme však konkrétně k digitálnímu účetnictví. Současné účetní procesy a pracovní postupy jsou mnohdy rutinní, nezáživné a náchylné k zanesení chyby při ručním zpracování. Snaha o moderní a rychlý přístup k datům dnes již proniká do všech oblastí.

Identická data

Změnu v přístupu k digitalizaci účetnictví ve veřejné správě jako takové limitují v tuto chvíli zejména dvě věci. První je bezpochyby legislativa. Současný zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, je normou ze začátku devadesátých let minulého století. Tato koncepce stále předpokládá, že účetní doklady jsou zapisovány do účetních knih, přičemž účetnictví stojí na účetním deníku a hlavní knize. Nicméně účetnictví vedené v současných účetních softwarech rozdíl mezi účetním deníkem a hlavní knihou zcela stírá – jde o identická data v „jedné datové kostce“. Liší se pouze výstupem, kterým jsou prezentována navenek.

Tento problém by měl být řešen i v rámci nového zákona o účetnictví, který připravuje ministerstvo financí. Věřme, že předpokládaný termín účinnosti 1. 1. 2024 bude navzdory současným problémům skutečně platit.

Ruku v ruce s novou legislativou a novými pracovními postupy bude zapotřebí změnit pracovní rutinu a kompetence účetních a daňových poradců nebo auditorů. Nově budou moci provádět například audity on-line. Výstupy z účetnictví pak budou mít pro konzumenty účetních dat zcela jinou hodnotu. Je nasnadě, že zrychlení zpracování dat může a bude mít dopad i na rychlost rozhodování zodpovědných pracovníků.

Jít cestou evoluce

Druhým problémem je bezesporu způsob přemýšlení o možném zjednodušení práce. Není snadné dnes přemýšlet o tom, jaké technologie a možnosti budou mít lidé k dispozici za pět nebo deset let. 

V rámci digitalizace jdou mnohé organizace (a především ve veřejné správě) cestou evoluce. Co to znamená?

Snaha o digitalizaci procesů začíná i končí u změny formátu dokladů. V horším případě papírové výstupy přepisují lidé do elektronické podoby, následně je opět vytisknou, přidají k nim papírovou průvodku a pošlou do oběhu v rámci organizace. V lepším případě využívají pokročilejších metod zápisu dat (např. vytěžování přes OCR nebo zasílání údajů přes e-maily).

Oba tyto způsoby však jen kopírují zaběhnuté pracovní postupy, bez výrazné přidané hodnoty. Zde je namístě zdůraznit také ekologický aspekt. Kolik papíru, tonerů a energie je možné ušetřit, když budou obíhat pouze data.

Proč digitalizovat?

Přejít v našich hlavách k předání rutinních a nudných postupů ke zpracování robotům a drahou lidskou práci a kreativitu využít k práci s vysokou přidanou hodnotou není snadné. Účetnictví však je jedním z oborů, kde je možné inovativní přístupy s úspěchem používat a rozšiřovat. A to ať už se jedná o automatizaci, robotizaci, nebo využívání umělé inteligence.

Představte si, že faktury, které vám do organizace přijdou, už nebude nutné přepisovat do systému. Prostě dojdou rovnou v elektronické formě, která bude čitelná pro váš software. Robot je přijme, pošle potvrzení druhé straně, že doklad přišel. Automaticky zapíše do systému potřebná data a provede zaúčtování. Připraví platební příkaz a podle stavu na vašem účtu a vzhledem k dalším platbám navrhne nejoptimálnější den pro úhradu. Vy řešíte pouze výjimky. A to ještě tak, že se váš systém sám učí, jak příště postupovat.

Co uděláte se svým nově nabytým volným časem? Můžete vymyslet novou digitální službu pro své zákazníky (občany) nebo třeba nový benefit pro své zaměstnance. 

Proč i veřejná správa?

Protože lidská práce je drahá a optimalizací, digitalizací a robotizací procesů je možné docílit snížení nákladů na veřejnou správu. Ušetřené peníze můžete využít na investici do opravy chodníku či do vzdělávání svých zaměstnanců, kteří poté budou vstřícnější vůči občanům.

Vaši občané nebudou při vyřizování svých záležitostí odkázáni na úřední dobu. A když bude potřeba, mohou si i vaši úředníci „vzít práci domů“.

Ing. Lucie Římalová, analytička informačního systému HELIOS pro veřejnou správu