Integrátor eSSL: Spojení, které usnadní správu dokumentů
Dokumenty ve veřejné správě často putují mezi několika systémy, což může vést ke zbytečnému chaosu, manuální práci a ztrátě důležitých dat. Aplikace Integrátor eSSL od společnosti Asseco Solutions tento problém řeší – automaticky propojuje ekonomický systém s vaší spisovou službou a zajišťuje, že se potřebné dokumenty synchronizují hladce a bezpečně. Jaké výhody vám tato automatizace přinese?
Co je psáno, to je dáno. Toto zásadní pravidlo je dnes třeba trochu upravit na: Co je zaznamenáno, dá se dohledat. Každá firma či organizace pracuje s dokumenty a podle některých průzkumů až 30 procent z nich zaznamenává jejich ztrátu.
Práci s dokumenty ostatně dost dobře vystihuje i jeden z Murphyho zákonů: „Jestliže nějaký dokument správně založíte, víte sice, kde je, ale nikdy jej nebudete potřebovat. Když ho nezaložíte, určitě jej budete potřebovat, ale nebudete vědět, kde je.“
Aby k výše uvedeným skutečnostem spíše nedocházelo, využívají veřejné organizace i některé podniky elektronické systémy spisové služby, pro něž se častěji využívá zkratka eSSL. Zjednodušeně řečeno jde o informační systém, který zajišťuje správu dokumentů během celého jejich životního cyklu. Od jejich vzniku nebo přijetí přes správné založení a zatřídění, zpracování, vypravení odpovědi až po jejich skartaci.
Integrace bez omezení
Zatímco firmy se zpravidla spolehnou na jeden systém, ve veřejné správě panuje výrazně složitější situace.
„Veřejná správa často připomíná složitou mozaiku. Každý odděleně řeší svou část agendy, ale chybí propojení, nebo je technicky komplikované a velmi nákladné. Uživatelé využívají řešení od různých dodavatelů, například pro ekonomické systémy a jiné pro spisové služby. To může do správy dokumentů přinášet tak trochu chaos. Naše aplikace Integrátor eSSL vnáší do tohoto chaosu pořádek,“ říká Miroslava Sedlářová, brand manažerka společnosti Asseco Solutions.
Asseco Solutions nabízí pro své informační systémy Helios zmíněnou aplikaci, která umožňuje jejich propojení s různými elektronickými spisovými službami. Integrátor eSSL zajišťuje automatizovaný přenos a integraci všech potřebných dat a souborů na jedno místo.
„Představte si, že ekonomické dokumenty, smlouvy a personální agendy spolupracují bez komplikací. Data plynule přecházejí mezi systémy – například z Heliosu do spisové služby či naopak – a vše funguje hladce. Tím se eliminuje potřeba ručního zadávání metadat, zvyšuje se přesnost a výrazně se usnadňuje každodenní práce.“
Uživatel přitom stále pracuje v prostředí Heliosu, zatímco Integrátor eSSL zajistí automatické zařazení dokumentů, přidání metadat a přenos do spisové služby. Díky integraci s další aplikací Dokumenty jsou všechna data bezpečně uložena v cloudu, kde jsou snadno dostupná a chráněná proti ztrátě.
Integrátor eSSL zároveň pracuje dle Národního standardu elektronických spisových služeb (NSESSS), což zaručuje právní soulad a jednoduché používání. Aplikace je tak skvělým pomocníkem při řešení základních zákonných požadavků na povinnost vedení spisové služby v elektronické podobě. Od tvorby dokumentů, jejich evidence a správy až po sledování jejich oběhu a procesu vyřizování v organizaci. A zároveň pomáhá plnit i všechny legislativní požadavky vztahující se k elektronickým úkonům a archivnictví.
