Moderní zpracování dokumentů ve veřejné správě: Digitalizace šetří čas i peníze

Propojení spisové služby s informačním systémem je nutností pro správu dokumentů ve veřejné správě. Automatizace procesů, centralizace dat, legislativní soulady, ekonomické úspory a modernizace služeb jsou jen některé z hlavních výhod, které tento systém přináší.

Komunikace obyvatel s úřady vyžaduje přístup odpovídající 21. století, kdy lidé očekávají rychlou, snadnou, a především elektronickou cestu. A přesně tomu odpovídají funkce, které přináší integrace spisové služby s informačním systémem. Díky ní mohou města a obce rychleji reagovat na požadavky občanů a zároveň efektivněji poskytovat svoje služby.

Propojení spisové služby s informačními systémy přináší efektivní řízení dokumentů a jejich bezpečnou archivaci. „Jednou z největších výhod této integrace je automatizace procesů. Systémy správy dokumentů umožňují úřadům snadno sledovat každý krok v životním cyklu dokumentu,“ vyzdvihuje hlavní přednost Miroslava Sedlářová, brand manažerka HELIOS pro veřejnou správu a spisovou službu Spiska.

Životní cyklus neznamená pouze evidenci dokumentů, ale i celou řadu lhůt, které je potřeba sledovat a podle nich řídit případné vyřízení požadavků. Automatizace takových procesů přináší kromě zrychlení i řádově nižší chybovost, navíc zajišťuje splnění požadavků tak, aby žádný dokument nebyl opomenut. Všechny dokumenty a data se zpracovávají automaticky v reálném čase, čímž dochází k eliminaci omylů, které mohou vzniknout lidskou chybou.

Zrychlení výše zmíněných procesů, ale i dalších, které přináší automatizace a digitalizace postupů, se projevuje i v ekonomice. Investice do systémů se vrací v nižších provozních výdajích, jednodušší administrativě i vyšší produktivitě. Zjednodušeně řečeno, propojení spisové služby a systémů znamená otřepané rčení, že „čas jsou peníze“.

Informační systémy na celostátní i lokální úrovni pak mají jeden společný a velmi důležitý rys. Přednastavené procesy musí fungovat tak, jak vyžaduje zákon. Musí například „vědět“, jaké jsou správní lhůty, jaká je rozpočtová skladba jednotlivých organizací nebo zda umí komunikovat s jinými informačními systémy státu. I na to spisová služba v kombinaci s informačními systémy „myslí“.

Veškeré procesy odpovídají platným předpisům o archivnictví a spisové službě. Nedílnou součástí je bezpečné šifrování dokumentů, jež se stává v posledních letech stále důležitějším prvkem na všech úrovních. Systém zároveň zajišťuje kontrolu přístupových práv a sledování historie manipulace s dokumenty​.

„Kromě toho integrované systémy umožňují snadné předávání dokumentů do státních digitálních archivů, což je důležité pro dlouhodobou uchovatelnost dat a plnění povinností vůči archivačním standardům,“ doplňuje Sedlářová.