Nástroj pro žádosti zaměstnanců i kontrola výdajů firmy. To vše umí nové ŽÁDANKY v HELIOS Nephrite
Další novinkou v systému HELIOS Nephrite jsou ŽÁDANKY. Jde o ideální nástroj pro zaměstnance při žádosti schválení nákupu nového počítače nebo telefonu. Nový modul navíc umožňuje neustále kontrolovat výdaje firmy.
Novinka v systému řízení firmy HELIOS Nephrite vznikla jako reakce na potřeby zákazníků, kteří chtějí mít pod kontrolou firemní výdaje. ŽÁDANKA přitom může být využita v řadě firemních procesů.
Podívejme se na nový modul podrobněji:
ŽÁDANKY lze kromě vystavení dokladů na běžné požadavky zaměstnanců, jako jsou mobilní telefony, notebooky nebo třeba vizitky, využít i pro řešení nehmotné statků, jako jsou servis nebo údržba ve firmě. Modul zjednodušuje plánování a schvalování požadavků třeba i pro marketingové aktivity.
ŽÁDANKA v kombinaci s dalším modulem Sklad umožňuje uživateli získat a používat veškeré skladové funkcionality, jako je kontrola skladových zásob, vytváření rezervací, práce s dodavateli a cenami.
Dalším plusem je napojení na Poptávkové řízení, jehož prostřednictvím se dá monitorovat výběr dodavatelů a dodávaných komponent a surovin. K vyřízení ŽÁDANKY lze dojít výdejem ze skladu, objednávkou na nákup a následným výdejem, případně kombinací obojího. Požadavek na uplatnění služeb lze vyřešit pomocí vlastních pracovních sil a prostředků, popř. objednáním u dodavatelské společnosti.
Schvalovací proces je řízen pomocí funkce Workflow. Při práci s jednotlivými položkami je nejvhodnější použití položkového Workflow, případně využití logiky Finančních limitů.
Zajímavým řešením je kombinace s novým modulem Helpdesk. Oddělení, které spravuje Helpdesk, může zpracovat požadavek pomocí vlastních zdrojů nebo vytvoří ŽÁDANKU pro daného žadatele z Helpdesku.
Při souběžném využití Helpdesku a ŽÁDANEK bude z každého požadavku vznikat ŽÁDANKA, jak na nákup zboží nebo služeb. Po jejím vytvoření je požadavek Helpdesku ukončen a další zpracování probíhá v modulu ŽÁDANKY.
Předpokladem je, že v modulu ŽÁDANKY bude pracovat většina zaměstnanců, dalším usnadněním práce je tedy využití ŽÁDANEK v kombinaci s Webovým portálem. Uživatelé mohou zadávat i schvalovat požadavky z pohodlí domova nebo naopak z terénu bez nutnosti přístupu do HELIOS Nephrite. Nový modul se stále rozvíjí podle přání zákazníků, připravuje se například práce s rozpočty. Konkrétní zaměstnanec nebo oddělení budou mít stanovený časově ohraničený rozpočet. Podle objemu a celkových cen ŽÁDANEK bude docházet k porovnání s rozpočtem a případně dojde k další akci, jako je upozornění odpovědné osoby na přiblížení se k rozpočtovému limitu.
Hlavní přínosy a výhody funkce ŽÁDANKY:
- Přehledná evidence firemních výdajů a optimalizace nákladů
- Individuální zadání interního požadavku zaměstnancem na zboží i služby s možností vazby na sklad, ale i bez
- Adresné schválení zodpovědnou osobou s využitím položkového workflow
- Výběr dodavatele prostřednictvím poptávkového řízení
- Hromadné objednání u vybraných dodavatelů
- Kontrola objemu Žádanky oproti rozpočtu
- Provazba s došlými fakturami
- Přehledné zobrazení stavů požadavků a návazné fakturace
- Kontrola nad procesem a urychlení vyřízení požadavku
- Jednoduché zadávání i schvalování na Webovém portálu
