Platforma NNTB: whistleblowingové řešení, které splňuje zákonné požadavky ochrany oznamovatelů

Platforma NNTB (Nenech to být) je ideálním řešením pro všechny firmy, které musí zřídit oznamovací kanál pro podání oznámení, přijetí a zpracování i vyřešení oznámeného problému. Celý proces musí splňovat také zásady na ochranu osobních údajů.

Povinnost zavedení nástroje pro whistleblowing vzniká od srpna pro všechny firmy v Česku nad 250 zaměstnanců, příspěvkové organizace a obce nad deset tisíc obyvatel. Pro firmy s minimálně 50 zaměstnanci povinnost začíná platit od prosince 2023.

Platforma NNTB umožňuje posílat hlasové i písemné oznámení 24/7, které je dostupné pro všechny skupiny uvedené v zákoně, pro zaměstnance, žadatele o práci, dodavatele.

Prostřednictvím přístupového kódu umožňuje „filtrovat“ přístup k oznamovacímu formuláři jen vybraným skupinám oznamovatelů. K oznámení se tak dostane jen příslušná osoba, což e-mail nebo interní systém nemůže zaručit.

Odborníci doporučují komplexní řešení

Jak NNTB hodnotí právní odborníci? „Pro splnění požadavků zákona doporučuji volit komplexní technologické řešení, které umožní rychlou a operativní administraci přijatých oznámení a vysokou míru zabezpečení dat. Technologické platformy přístupné přes webové rozhraní jsou pro organizace nejvhodnějším řešením. V případě oznamovací platformy NNTB je to násobeno i řadou mnoha benefitů,“ ocenil komplexní řešení Pavel Koukal, head of practice group compliance z Rödl & Partner.

Advokát Jakub Málek ze společnosti PEYTON legal oceňuje vysokou úroveň zabezpečení dat: „Firmy by měly místo e-mailu či prosté telefonní linky využít specializované technické řešení, které splňuje požadavky zákona a poskytuje dostatečnou úroveň zabezpečení, aby se předešlo úniku dat. Důležité je, aby byl systém uživatelsky přívětivý jak pro oznamovatele, tak pro jeho administrátory. NNTB tyto atributy splňuje.“

Zajištění anonymity oznamovatelů

Hlavním přínosem pro firmy je zajištění anonymity oznamovatelů, což povede k tomu, že se problémy začnou řešit přímo v rámci firmy, a nikoliv prostřednictvím právníků, případně soudů.

Největším rizikem tak není pokuta – firmám hrozí až do výše jednoho milionu korun, pro jednotlivce to je sto tisíc korun –, ale to, že nezavedení whistleblowingového systému povede k tomu, že se zaměstnanci obrátí na externí formy řešení. Čím snazší a bezpečnější pro ně bude podat oznámení interně, tím spíše budou svému zaměstnavateli důvěřovat.

NNTB umožňuje dvě varianty oznámení. Anonymní podněty jsou v oznamovacím formuláři nastaveny defaultně, ale oznamovatel má možnost anonymitu zrušit a uvést své jméno. V případě neanonymních podnětů je v oznamovacím formuláři povinné políčko pro určení identity.

Na anonymní oznámení se nevztahují žádné zákonné povinnosti, pokud je ale oznámení podepsané, povinný subjekt musí splnit řadu povinností. Například musí na oznámení reagovat a vyšetřit ho v zákonem stanovených lhůtách. Má povinnost informovat oznamovatele o krocích provedených v rámci šetření jeho oznámení. Musí zajistit, že odesílatel oznámení obdrží potvrzení o jeho přijetí, a oznámení archivovat po dobu pěti let.

To vše umí platforma NNTB zajistit a zároveň hlídá veškeré zákonné lhůty. Chrání tak před udělením pokut za chybnou práci s oznámením.