Proč dbát na master data management
„Data jsou to nejcennější, co firma má!“ Kolikrát jste tenhle výrok slyšeli? Jak se ale o firemní data starat, aby opravdu měla nějakou cenu? Budete k tomu potřebovat master data management. Že nevíte, oč jde?
Co je to master data management
Master data management (MDM) je metoda definice a spravování kritických dat, která vede k jejich maximálně efektivní vytěžitelnosti a možnosti sdílet data napříč systémy a organizacemi. Je to přístup, kde existuje jeden jediný zdroj každých dat (master data) a ostatní systémy se k tomuto zdroji odkazují. Protikladem MDM je třeba situace, kdy máte některá data o svých zákaznících například v systému HELIOS Orange a některá data třeba v CRM systému. Řada údajů o zákaznících se dubluje (jméno, příjmení, adresa, telefon), řada se liší (přehled nákupů v jednom systému, přehled komunikace v druhém). Problém nastává zejména u zdvojených dat, protože je potřeba je upravovat paralelně na více místech najednou (např. adresa), což zvětšuje prostor pro chybu. Jakmile k ní dojde, je někdy těžké určit, který z údajů je ten správný.
Součástí MDM je však i to, že všechna data mají stejný formát a jsou zapisována stejným způsobem, jak co se týče formy zápisu, tak co se týče úplnosti dat. Mějme kupříkladu autoservis, který si zapisuje údaje o vozidlech klientů. Pan Mařík má Volvo XC60, paní Vosková má Mercedes Benz třídy A. Aby firemní data měla nějakou hodnotu, je potřeba zajistit stejnou formu zápisu. Co to přesně znamená? Název automobilky lze zapsat jako Volvo nebo VOLVO, respektive Mercedes Benz, Mercedes-Benz, MB. Podobné úskalí nastává u názvu modelu, kde lze zapsat XC60 nebo XC 60, třída A, Třída A, A či A Klasse. Je vždy potřeba zvolit právě jeden jediný správný formát zápisu. U názvů automobilek to lze zajistit rolovacím menu s výběrem či kontrolou správnosti pole. U názvů modelů by to byl komplexnější problém a jsou i případy, kdy lze zajistit správnost zápisu jen instrukcemi a důvěrou v zaměstnance. V systému HELIOS Orange lze tyto instrukce snadno přidat například do Infopanelu.
Které výhody master data management přináší
V okamžiku, kdy jsou data „čistá“, není problém v systému zvolit všechny majitele vozů Volvo nebo vozů Mercedes-Benz třídy A. S daty se dá najednou analyticky pracovat, využívat je v cílených marketingových kampaních, provádět strategická rozhodnutí, na které typy zákazníků se zaměřit do budoucna, vypracovávat komplexní analýzy dat například o tom, jak se našim zákazníkům ekonomicky daří na základě toho, jak často jezdí do servisu a jaká si postupně kupují auta. Bez čistoty dat nelze řešit nic. Hodnota dat se scvrkává čistě na informační rovinu bez přidané hodnoty.
Master data management tedy přináší dva zásadní benefity – umožňuje vytěžit z dat jejich přidanou hodnotu a zároveň maximálně zefektivňuje jejich správu tím, že vždy existuje právě jeden jediný zdroj neustále aktuálních a správných dat. To přitom nutně neznamená, že všechna data musí být spravována právě v jednom systému, ze kterého všechny ostatní systémy musí tato data čerpat. Znamená to ale, že například master data o zákaznících budou v CRM systému, zatímco master data o účetnictví, a tím pádem i veškerých obchodních transakcích se zákazníky, budou v ERP systému.
Jak se master data management dělá
Existují dva způsoby, jak začít dělat master data management. Ten jednodušší je, když začínáte na zelené louce. Prostě si přesně definujete všechny datové formáty, nároky na zápis dat i to, ve kterém systému budou která master data. Pokud chcete začít s MDM u existujících systémů, čeká vás bohužel proces čištění dat, kdy je přesně tohle potřeba zajistit – tedy definovat primární zdroje dat, zjistit, která data jsou ta správná a aktuální, a sjednotit všechny záznamy do stejné formy zápisu.
Jak zajistit do budoucna čistotu dat
Jak bylo řečeno již výše, čistotu dat lze zajistit jednak kontrolou zadávaných dat, například taxativním výčtem všech automobilek, z jejichž názvů lze vybrat přednastavenou hodnotu, a jednak tím, že zaměstnancům dáte návod, jak mají zápisy dat vypadat, a budete je motivovat k tomu, aby je v daném formátu zadávali. I tak je však čas od času nutné provádět pravidelné čištění dat, i kvůli překlepům. V komunikaci se zaměstnanci vám přitom může pomoci i náš článek o tom, jak motivovat zaměstnance, aby využívali nový ERP systém.
