Systém ANeT výrazně zlepšil evidenci docházek a mezd v Tepelném hospodářství města Ústí nad Labem

Jak může kvalitní docházkový systém pomoci zlepšit řízení organizace? Příklad přechodu Tepelného hospodářství města Ústí nad Labem od zastaralého Excelu k modernímu systému ANeT ukazuje, jak automatizace šetří čas, snižuje množství chyb a podporuje lepší plánování pracovních režimů. A v neposlední řadě přináší i přehled samotným zaměstnancům.

Zhruba třicet tisíc bytů v severočeské metropoli Ústí nad Labem zásobuje teplem a teplou vodou společnost Tepelné hospodářství města Ústí nad Labem (THMÚ). Kromě bytů dodává obojí rovněž do škol, obchodních center, zdravotních středisek, penzionů či domovů pro seniory. Kvalitní chod tepelných rozvodů, dodávky tepla a teplé vody a vysokou úroveň služeb THMÚ zajišťuje téměř osm desítek pracovníků společnosti.

I zde si uvědomili, že moderní práce s lidskými zdroji se již neobejde bez digitálních aplikací, které šetří čas, usnadňují plánování a zajišťují plynulou výměnu informací. THMÚ se řadu let potýkalo s evidencí zaměstnaneckých docházek, kterou řešilo tabulkami v Excelu. Časová náročnost celého procesu i náchylnost k chybám zároveň znamenaly obtíže při zpracování mezd. I proto se vedení firmy rozhodlo vyřešit a zefektivnit úroveň zpracování, aby odpovídalo současné digitální éře.

„Implementace proběhla v podstatě bez problémů, pouze bylo nutné, abychom na přechod na nový systém připravili naše interní databáze a podobně,“ popisuje Klára Kadraba, manažerka lidských zdrojů v THMÚ. Během jednoho měsíce, kdy probíhaly úpravy interních databází nebo datových podkladů, v THMÚ přešli na nový systém a od srpna 2024 zaznamenává docházku zaměstnanců ANeT. Za vývojem systému stojí brněnská firma ANeT-Advanced Network Technology, která je od roku 2022 součástí Asseco Solutions.

Vše funguje automaticky

Podle Kadraby se změny projevily okamžitě, především se výrazně zkrátil čas práce mzdových účetních. Jako významné benefity se ukázaly i zefektivnění interních procesů, celkové snížení nákladů, a především času. „U staré evidence účetní trávily desítky hodin měsíčně ručním zadáváním dat. Nyní vše funguje automaticky, včetně výpočtu prémií. Snížila se také chybovost, protože se vše samo kontroluje, včetně dodržování zákoníku práce,“ doplňuje.

Nový software ANeT umožňuje vedení společnosti, aby mělo v reálném čase k dispozici přehled o docházce, přesčasech a absencích. Díky tomu může efektivněji plánovat a řídit lidskou sílu. To zajišťuje funkcionalita Plánování, díky níž může management na jednom místě plánovat směny, dovolené, pohotovosti či nepřítomnosti svých lidí.

Nového pomocníka oceňují i sami zaměstnanci, kteří si na něj rychle zvykli díky intuitivnímu ovládání. Každý pracovník má přístup ke svému docházkovému listu, může se tedy kdykoli podívat, zda mu směny, přesčasy a podobně vyhovují.

„Zaměstnanci jsou velmi rádi, že mají svoje přístupy a že konečně využívají pružnou pracovní dobu, díky tomu, že každý den vidí aktuální zůstatky,“ chválí tuto funkcionalitu Kadraba a dodává, že systém doporučuje i dalším firmám, které chtějí zefektivnit svoji práci a procesy.