Výzkumný ústav včelařský: Bez moderního ERP systému už to dál nešlo!

Výzkumný ústav včelařský byl založen již v roce 1919. Od roku 1997 je soukromou společností, která se zabývá výzkumem, vývojem, výrobou a vzděláváním v oboru chovu včel a včelích produktů. Ústav v roce 2020 potřeboval nový ERP systém, protože ten původní zaostával. HELIOS iNuvio firmě poskytl doposud netušené možnosti. Nejvíce přínosů šlo za automatizací a integrací HELIOSu s dalšími systémy, a překvapivé množství pozitivních změn přinesl i HELIOS MEET.

Tak trochu jiný byznys

Výzkumný ústav včelařský působí ve svém oboru již 102 let. V současné době má kolem 60 pracovníků a vlastní více než 1000 včelstev umístěných po celé ČR v šesti lokalitách s různými snůškovými a klimatickými podmínkami. K hospodářství patří 2 plodné vinice a přes 10 hektarů pokusných pozemků. Řeší také řadu výzkumných projektů podporovaných ministerstvy zemědělství, životního prostředí a školství. Ústav spolupracuje se Státní veterinární správou, Českým svazem včelařů a řadou mezinárodních institucí. Jeho laboratoře poskytují také komerční služby (diagnostika nemocí, analýzy včelích produktů). Firma též pořádá specializované kurzy pro včelaře a prodává vlastní výrobky. Tradiční specialitou je Dolská medovina. V B2B segmentu je zase Ústav je také známý vývojem a výrobou léčiv pro včely.

Starému systému končila podpora, nový systém nebyl dostatečně moderní

Důvodem k přechodu na HELIOS iNuvio byl konec podpory původního ERP systému. Ten byl sice velmi efektivní na ruční pořizování dokladů, ale nestačil pokrývat aktuální potřeby firmy. Původní dodavatel sice firmě nabídl novodobou alternativu. Ta však zdaleka nesplňovala vše, co si od ERP systému pro rok 2021 firma představovala. V následném výběrovém řízení proto nakonec volba padla právě na HELIOS iNuvio, a to zejména kvůli na trhu unikátní aplikaci HELIOS MEET. Ta přinesla radikální zefektivnění v každodenním fungování firmy.

HELIOS MEET – pro byznys v terénu, kde často není signál

Jak si asi většina čtenářů dokáže představit, tak včelařství je velmi specifické odvětví. Tím spíš, když se věnujete i jeho výzkumu a vývoji v této oblasti. Některá pracoviště Výzkumného ústavu včelařského se proto nacházejí na místech, kde není dostupné žádné připojení k internetu. V terénu bez signálu se také odehrávají obchody s odběrateli. Dříve probíhal prodej v terénu s vypisováním papírových dokladů, které pak pracovníci posílali poštou na centrálu. Z MEETu ale doklady přijdou elektronicky (jakmile je příslušný pracovník na signálu mobilní sítě), a okamžitě po jejich vystavení tak firma může vše ihned zpracovat. 

Pracovníci výzkumného ústavu v MEETu pracují přímo s organizacemi, které mají v HELIOSu. Vystavení účtenky zavedenému odběrateli tak jde velmi rychle. V terénu se prodávají zejména včelí matky, na které se vztahuje dotace. S ní jsou ale spojena přísná pravidla, která je potřeba dodržet. Na účtence musí být například uvedeny údaje jako identifikace odběratele a jeho číslo chovatele a zvláštní texty týkající se dotace. MEET umožňuje upravit tiskovou sestavu, takže není vůbec problém tisknout účtenky s požadovanými údaji.

Z detašovaných pracovišť probíhá také prodej zásilkovým způsobem. V takovém případě je nutné vystavit odběrateli fakturu. To se dříve dělo na základě e-mailu nebo telefonátu (pokud byl k dispozici mobilní signál) účetním, kteří fakturu vystavili. V MEETu existuje možnost vytvářet podklady pro fakturaci, které účetní vidí rovnou v HELIOSu. Faktury je tak možné poslat rovnou zákazníkům e-mailem.

Celkově pak HELIOS MEET pomáhá ke snížení chybovosti spojené s přepisováním dat, zrychlil předávání dat z detašovaných pracovišť i tvorbu pravidelných reportů. Dříve se související reporty museli tvořit celé v Excelu. Nyní je HELIOS iNuvio vygeneruje sám z dat, které mu pošle MEET.

S iNuviem přišla na řadu automatizace a integrace

HELIOS MEET však nebyla jediná novinka. Se zavedením nového systému, které proběhlo v řádu měsíců, přišla i velká řada dalších změn. Jejich společným jmenovatelem byla automatizace a integrace. Firma automatizovala řadu agend – propojila e-shop s ERP systémem, ERP s dopravcem, aby mohli zaměstnanci rychleji vyřizovat objednávky, nebo třeba ERP s bankou, díky čemuž se automaticky párují i karetní platby z prodejny. Dále došlo k centralizaci evidence přijaté pošty, automatizaci vyřizování objednávek léčiv od Českého svazu včelařů, nebo třeba integraci s nově zavedeným docházkovým systémem Giriton, který  komunikuje přímo s HELIOSem.

Otevřenost systému využila firma na maximum

Výzkumný ústav včelařský však hodně vytěžil i z toho, že HELIOS obsahuje velmi dobře zdokumentovaná API. Firma totiž disponuje vlastními vývojáři, kteří si tak mohli sami vyvinout komunikační vrstvu, která zajišťuje výměnu dat mezi HELIOSem a dalšími systémy za využití REST API HELIOSu (eServer). Do budoucna pak firma vidí velký potenciál ve využití automatické výměny dat s dalšími subjekty a chce se věnovat další optimalizaci a rozvoji, a to nejen systému jako takového, ale i vnitřních procesů. Některé z nich se totiž díky implementaci HELIOSu změnily.