Případová studie

Choceň se rozhodla pro digitalizaci.

Město, kde vědí, jak na to.

Kontrola nad dokumenty na prvním místě

Město Choceň, skryté v malebném údolí řeky Tiché Orlice v podhůří Orlických hor, může sice čítat jen devět tisíc obyvatel, ale v oblasti moderního veřejného řízení a digitální transformace si dokáže konkurovat s mnohem většími městy.

Choceň se rozhodla pro digitalizaci a pro efektivní využití informačních systémů, které zvyšují kvalitu života obyvatel a zlepšují služby poskytované místním podnikům a turistickým subjektům.

Investice do softwaru se staly klíčovými pro zlepšení efektivity ve veřejném řízení. Dva hlavní informační systémy, HELIOS Fenix implementován v roce 2004 a spisová služba Spiska nasazena od roku 2017 od společnosti Asseco Solutions, zaujímají klíčovou pozici v této digitální revoluci.

Spisová služba Spiska, ačkoli je v Městském úřadu Choceň v provozu jen od roku 2017, rychle našla své příznivce. Jak? Tím, že radikálně změnila procesy zpracování dokumentů a uzavírání spisů.

„Spiska přinesla značné zlepšení ve zpracování dokumentů a spisů, stejně jako v jejich uzavírání. Díky ní má naše organizace lepší kontrolu nad procesem zpracování dokumentů a je schopna se spolehnout na systém. Jako zvláště užitečné vnímáme moduly eIDAS a Podpisovou knihu. eIDAS pomáhá organizaci sledovat elektronické prvky, jejich uznatelnost a platnost, což usnadňuje každodenní práci a zvyšuje důvěru v elektronické procesy. Podpisová kniha zjednodušuje elektronické podepisování a schvalování dokumentů, což zvyšuje efektivitu práce.“
— Mgr. Pavel Adamec, tajemník města Choceň —

Moduly a funkcionality spisové služby Spiska v Chocni

  • ePodatelna
  • Skenovací modul
  • Podpisová kniha
  • Spisový plán
  • Propojení na CzechPOINT
  • Konverze dokumentů do PDF
  • Skartační řízení
  • Denní snímky
  • eIDAS
  • Typový spis
  • Analýza datových formátů

Stabilita a konzultace

HELIOS Fenix, dlouholetý společník Města Choceň, zde slouží již téměř dvě desetiletí. Tento systém zajišťuje stabilitu a spolehlivost pro ekonomické procesy na městském úřadu. Jeho dlouholetá přítomnost v Choceňské radnici se stala zárukou stability a spoléhání na konzultanty, kteří jsou důvěryhodnou oporou pro celou organizaci.

Dnes a zítra

Uživatelé obou systémů vycházejí z dlouholetých zkušeností se systémem HELIOS Fenix a vidí v něm stabilitu a spolehlivost. Avšak Spiska, ačkoli je zde využívána kratší dobu než HELIOS Fenix, si u zaměstnanců úřadu již našla dlouhou řadu příznivců. Proč? Zejména proto, že významně zlepšila procesy zpracování dokumentů a uzavírání spisů, což uživatelům usnadnilo práci a uvolnilo čas pro práci s občany.

„Město také sleduje nový národní standard a informace k atestaci a věří, že může spoléhat na podporu svého dodavatele, společnosti Asseco Solutions, a rozvoj veřejné správy v digitálním věku,“ konstatuje Pavel Adamec a dodává: „Choceň má v současné době velké plány do budoucna, jejichž součástí je v neposlední řadě záměr pokračovat v elektronizaci a digitalizaci veřejné správy.“

To vše bezesporu ukazuje, jak Město Choceň využívá informační systémy ke zlepšení svého fungování a jakým způsobem systémy přispívají k efektivitě a kvalitě práce ve veřejné správě.

Město Choceň nezůstává stát na místě a zaměřuje své kroky na digitální budoucnost. V roce 2022 se podařilo do systému spisové služby Spiska zapojit všech 14 zřízených organizací. To významně zvýšilo efektivitu a sjednotilo procesy ve městě.

Máte ještě chvíli času? Koukněte na náš Facebook