Případová studie
Choceň se rozhodla pro digitalizaci.
Město, kde vědí, jak na to.
Kontrola nad dokumenty na prvním místě
Město Choceň, skryté v malebném údolí řeky Tiché Orlice v podhůří Orlických hor, může sice čítat jen devět tisíc obyvatel, ale v oblasti moderního veřejného řízení a digitální transformace si dokáže konkurovat s mnohem většími městy.
Choceň se rozhodla pro digitalizaci a pro efektivní využití informačních systémů, které zvyšují kvalitu života obyvatel a zlepšují služby poskytované místním podnikům a turistickým subjektům.
Investice do softwaru se staly klíčovými pro zlepšení efektivity ve veřejném řízení. Dva hlavní informační systémy, HELIOS Fenix implementován v roce 2004 a spisová služba Spiska nasazena od roku 2017 od společnosti Asseco Solutions, zaujímají klíčovou pozici v této digitální revoluci.
Spisová služba Spiska, ačkoli je v Městském úřadu Choceň v provozu jen od roku 2017, rychle našla své příznivce. Jak? Tím, že radikálně změnila procesy zpracování dokumentů a uzavírání spisů.
Moduly a funkcionality spisové služby Spiska v Chocni
- ePodatelna
- Skenovací modul
- Podpisová kniha
- Spisový plán
- Propojení na CzechPOINT
- Konverze dokumentů do PDF
- Skartační řízení
- Denní snímky
- eIDAS
- Typový spis
- Analýza datových formátů
Stabilita a konzultace
HELIOS Fenix, dlouholetý společník Města Choceň, zde slouží již téměř dvě desetiletí. Tento systém zajišťuje stabilitu a spolehlivost pro ekonomické procesy na městském úřadu. Jeho dlouholetá přítomnost v Choceňské radnici se stala zárukou stability a spoléhání na konzultanty, kteří jsou důvěryhodnou oporou pro celou organizaci.

Dnes a zítra
Uživatelé obou systémů vycházejí z dlouholetých zkušeností se systémem HELIOS Fenix a vidí v něm stabilitu a spolehlivost. Avšak Spiska, ačkoli je zde využívána kratší dobu než HELIOS Fenix, si u zaměstnanců úřadu již našla dlouhou řadu příznivců. Proč? Zejména proto, že významně zlepšila procesy zpracování dokumentů a uzavírání spisů, což uživatelům usnadnilo práci a uvolnilo čas pro práci s občany.

To vše bezesporu ukazuje, jak Město Choceň využívá informační systémy ke zlepšení svého fungování a jakým způsobem systémy přispívají k efektivitě a kvalitě práce ve veřejné správě.
Město Choceň nezůstává stát na místě a zaměřuje své kroky na digitální budoucnost. V roce 2022 se podařilo do systému spisové služby Spiska zapojit všech 14 zřízených organizací. To významně zvýšilo efektivitu a sjednotilo procesy ve městě.
