Jak na to šli ve Včelařském ústavu?
Softwarový pomocník pro výrobce českého medu
Výzkumný ústav včelařský má obrovskou tradici, byl založen již v roce 1919 a v roce 1997 se stal soukromou společností, která se zabývá výzkumem, vývojem, výrobou a vzděláváním v oboru chovu včel a včelích produktů.
Od roku 2020 pomáhá zdejšímu managementu i pracovníkům informační systém HELIOS iNuvio.
HELIOS iNuvio jsme vybrali mimo jiné kvůli jeho otevřenosti k úpravám a možnostem integrace, což dobře koresponduje s různorodostí našeho podnikání. Další roli hrála jeho velká rozšířenost i reference.
"Prodáváme zejména naše vlastní výrobky,“ přibližuje Ing. David Pokorný, vedoucí ICT. „Naší tradiční specialitou je Dolská medovina. Dále se intenzivně zabýváme vývojem a výrobou léčiv pro včely.“
V současné době má ústav kolem 60 pracovníků a vlastní více než 1000 včelstev umístěných po celé ČR v šesti lokalitách s různými snůškovými a klimatickými podmínkami. K hospodářství patří dvě plodné vinice a přes 10 hektarů pokusných pozemků. Zdejší vědci řeší řadu výzkumných projektů podporovaných ministerstvy zemědělství, životního prostředí a školství. Ústav spolupracuje se Státní veterinární správou, Českým svazem včelařů a řadou mezinárodních institucí.
HELIOS MEET - mobilní aplikace pro práci odkudkoli
Práce v offline provozu
Snížení chybovosti a zrychlení přenosu dat
Zdejší laboratoře poskytují také komerční služby, jako jsou diagnostika nemocí, analýzy včelích produktů. V neposlední řadě ústav také pořádá specializované kurzy pro včelaře.
Nový systém byla nutnost
Je tedy samozřejmé, že takto náročnou činnost již v dnešní době nelze vykonávat bez pomoci sofistikovaného informačního systému.
Vlastním impulzem pro změnu byla zpráva o ukončení podpory současné verze systému a nabídka přechodu na novou verzi, která však v tu chvíli nepřinášela potřebné inovace. Namísto přechodu na novější verzi původního systému jsme se však rozhodli pro úplnou výměnu ERP.
Nový systém začalo Asseco implementovat v říjnu 2020 a základní implementace trvala do prosince 2020. Od roku 2021 je v ostrém provozu.
„Implementace nebyla legrace, byl to náš největší ICT projekt za poslední roky,“ vzpomíná David Pokorný. „Znamenal zásah do zaběhnuté práce řady zaměstnanců. Díky jejich každodennímu úsilí překonávat překážky a ochotě se učit, se podařilo přejít na nový systém bez vážných problémů. Úspěch implementace stál na profesionálním, zároveň vstřícném a přátelském přístupu konzultantů a jejich kolegů z Asseco Solutions.“
Po půl roce ostrého provozu mají lidé z Výzkumného ústavu včelařského již dostatek transakčních dat, sestav, tiskových formulářů, automatů a dalších objektů, které jim každý den pomáhají pracovat efektivněji.
„Od školení a vzorových transakcí ve cvičném prostředí až ke zvládnutí každodenních problémů vede dlouhá cesta. Různorodost je v našem podnikání obrovská, a tak jsme mnoho situací řešili až za provozu. Bylo to náročné a oceňuji nasazení všech zúčastněných. Pomoc jsme našli u HELIOS Hotline i u konzultantů, kteří byli ochotni řešit problémy doslova “ve dne v noci”. říká David Pokorný.
Každý měsíc je lepší
Na otázku, zda již nyní lze hodnotit přínosy nového systému , pan Pokorný odpovídá: „Po zahájení ostrého provozu se většina zaběhnutých procesů zpomalila. Některé procesy běžely hladce hned od začátku, např. pokladní prodej. Jiné složitější procesy, zejména účetnictví, jsme ladili delší dobu. S tím, jak docházelo k adopci systému uživateli i k ladění postupů, byly každý měsíc vidět další pokroky. Nakonec jsme se dostali zpět k plynulým procesům, které v některých oblastech předčily původní systém a naplnily naše očekávání."
Podle slov Davida Pokorného vedení ústavu očekává, že přínosy z hlediska úspory času budou zřejmé příští rok, až se vše zcela zaběhne. Významnou úsporu očekává též v oblasti prodeje z detašovaných pracovišť díky zavedení HELIOS MEET a v oblasti vyřizování došlých objednávek díky napojení internetového obchodu a dalších systémů přes HELIOS API.
„Na systému HELIOS navíc oceňujeme, že je otevřený vývojářům,“ dodává Pokorný. „HELIOS API je dostatečně zdokumentováno a obsahuje i SDK balíček s nástroji pro vývojáře. Díky tomu jsme zvládli vyvinout vlastními silami komunikační vrstvu, která zajišťuje výměnu dat mezi HELIOSem a dalšími systémy za využití REST API HELIOSu (eServer).“
A co na to jeho kolegové?
„Názory kolegů se postupně mění s tím, jak se nám HELIOS a související procesy daří postupně optimalizovat,“ konstatuje David Pokorný. „Kolegové díky každodenní práci se systémem získávají cenné zkušenosti a začínají pronikat do jeho útrob, velmi nám pomáhají také pravidelné schůzky s konzultanty dodavatele."
Původní systém, který ve včelařském ústavu fungoval, a systému HELIOS iNuvio se pochopitelně v mnoha ohledech liší. Zatímco původní systém byl velmi efektivní na ruční pořizování dokladů, HELIOS je velmi efektivní pro automatizaci a integraci. „Do budoucna vidím potenciál především v přístupu HELIOSu,“ uzavírá David Pokorný." Přibývá organizací, které preferují automatickou výměnu dat, některé ji dokonce vyžadují. A je zřejmé, že jich bude jen přibývat.“
Inspirujte se u Včelařů
HELIOS iNuvio pomůže i vám.
HELIOS MEET
Někdy je třeba pracovat nejen v online prostředí, ale i v režimu offline, tím spíše, pokud je vaše podnikání v neustálém pohybu.
Mobilní aplikace HELIOS MEET pomáhá zaměstnancům Včelařského ústavu využívat pokladního prodeje v terénu na detašovaných pracovištích.
Nahraďte i vy ve své firmě papírový oběh dokladů a usnadněte si práci.
Evidence pošty
Vést si poštovní agendu úplně mimo systém? To už je minulostí.
Díky využití evidence pošty přímo v HELIOS iNuvio využívají ve Včelařském ústavu výhody společného číselníku organizací i možnost generování návazných dokladů bez nutnosti přepisování údajů.
Spojte si vaši poštovní agendu s HELIOS iNuvio a ušetřete si čas i práci.
Mzdy
Oblast, kterou je třeba řídit bezchybně.
Správa mzdové agendy může být náročná, nicméně se jedná o každoměsíční práci.
Zaměstnanci Včelařského ústavu ovšam mají pomocníka, který jim tuto problematiku komplexně vyřeší.
Pracujte i vy v systému, který vám administrativu vyřeší na pár kliků.
Docházka Giriton
Docházkový systém můžete využívat chytře a automatizovaně.
Ve Včelařském ústavu implementovali společně s HELIOS iNuvio i plugin, díky kterému jim odpadá veškeré ruční kopírování dat.
Sledujte, evidujte a vyhodnocujte docházku v reálném čase, na svém mobilním zařízení, tabletu či vašem PC.
Zaujalo vás řešení a rádi byste získali více informací?
Zanechte nám svůj kontakt a my se Vám obratem ozveme.
