Začněte definicí cílů, nikoliv seznamem funkcí
Nejprve pojmenujte problémy, které má ERP vyřešit – tedy jaké nedostatky a omezení chcete odstranit, jakých změn chcete dosáhnout a s jakým výsledkem. Cíle ideálně vyjádřete měřitelnými ukazateli: rychlejší uzávěrkou, nižší chybovostí expedice, spolehlivějšími termíny, menšími zásobami nebo jednotnými daty pro řízení. U každého cíle určete výchozí stav, cílovou hodnotu a vlastníka. Zohledněte i firemní strategii na několik let dopředu. Jinak vyberete systém pro dnešní organizační schéma, nikoli pro budoucí firmu.
Sestavte tým s mandátem a skutečnou kapacitou
Výběr rozhodně není úkolem pouze IT oddělení či hrstky zaměstnanců. Proces výběru potřebuje sponzora z TOP managementu, projektového manažera, vlastníky klíčových procesů a IT odborníka. Předem určete, kdo doporučuje, kdo rozhoduje a kdo řeší spory o rozsah či standardizaci. Jmenování lidí nestačí – musí mít dostatečnou disponibilní kapacitu. Projektová praxe opakovaně spojuje podporu vedení, zapojení uživatelů a kompetentní tým s úspěchem ERP projektů.
Mapujte procesy a navrhněte cílový způsob práce
Popište kritické scénáře, které jsou pro vaši společnost zásadní. Například od nabídky po expedici, od plánování přes výrobu až po inkaso nebo od přijetí faktury po její zaplacení. U každého zachyťte slabá místa a důležité výjimky. Cílem rozhodně není „překreslit“ starý systém do nového. Preferujte standardní postupy a úpravu procesů; vývoj na míru ponechte pro povinnou legislativu nebo skutečnou konkurenční výhodu. Každá nadbytečná úprava zvyšuje cenu dodání, podpory i následné údržby.
Prioritizujte požadavky a žádejte srovnatelné odpovědi
Nekonečný seznam funkcí vytváří falešný dojem přesnosti. Rozdělte požadavky na nezbytné, důležité a volitelné a každému přiřaďte váhu. Vedle funkcí zahrňte formu poskytování (on-premise, SaaS, cloud…), dostupnost, auditní historii, bezpečnost, škálovatelnost, legislativu, integrace a migraci dat z původních systémů. Dodavatel má u každé položky uvést, zda ji řeší standard, konfigurace, vývoj nebo produkt třetí strany – včetně ceny. Teprve tak budou nabídky skutečně porovnatelné.
Prověřujte systém na vlastních scénářích a datech
Každý finalista má předvést stejné předem připravené scénáře, nikoli volnou obchodní prezentaci. Použijte anonymizovaný vzorek vlastních dat a trvejte na průchodu celým procesem včetně výjimek, schvalování, rolí, oprav a reportingu. Kritické nebo nejasné oblasti ověřte dodatečnou analýzou. Hodnotitelé by měli systém bodovat samostatně a bezprostředně po ukázce. Uživatelský dojem je důležitý, nesmí však převážit nad prokazatelným procesním pokrytím a schopností změnu uřídit.
Vybírejte současně produkt i implementačního partnera
Silný produkt se slabým partnerem je riziková kombinace. Posuzujte zkušenost v oboru, reference, personální zázemí, proces řízení implementace, kvalitu migrace či podporu po spuštění. Vyžádejte si profesní profily konkrétních konzultantů či projektového manažera. Reference ověřujte u firem podobné velikosti a složitosti; ptejte se hlavně na problémy a způsob jejich řešení. Sledujte také stabilitu výrobce, produktovou roadmapu, četnost verzí a náročnost upgradu.
Porovnávejte TCO a přínosy za celý životní cyklus
Pořizovací cena je jen začátek. Model celkových nákladů na pět až osm let má zahrnout licence či předplatné, implementaci, migraci, integrace, infrastrukturu, interní kapacity, školení, podporu, testovací prostředí, upgrady, úpravy i případný odchod. Nabídky normalizujte na stejné počty uživatelů, moduly, služby a cenové předpoklady. Velmi důležité je porozumění ceně za implementační služby. Neposuzujte pouze cenu, ale především počty hodin či MD. Proč jeden dodavatel nacenil implementaci mezd na 24 hodin a jiný na 58 hodin? Jsou obě položky obsahově srovnatelné?
Prověřte architekturu, bezpečnost, kontinuitu a možnost odchodu
Cloud, on-premise či hybrid nejsou cílem, ale důsledkem požadavků. Hodnoťte API a integrace, řízení rolí, logování, zálohy a obnovu, umístění dat, subdodavatele a parametry SLA. Jasně definované musí být také vlastnictví dat, možnost jejich exportu ve využitelném formátu, podmínky ukončení a přechodová součinnost. Zcela transparentní musí být role a podmínky zapojení případných subdodavatelů do projektu.
Rozhodujte transparentně a podle důkazů
Před oslovením trhu stanovte vyřazovací podmínky, kritéria, váhy a způsob bodování. Praktická posloupnost kroků vede od průzkumu a krátkého seznamu přes jednotné zadání k řízeným ukázkám, ověření referencí a smluvnímu jednání. Každé hodnocení má mít stručné zdůvodnění a důkaz; obsahovou a cenovou část je vhodné do určité fáze oddělit. V případě náročnějších projektů je velmi vhodné realizovat před samotnou implementací analýzu, v jejímž rámci potenciální dodavatel popíše konkrétní způsob a podmínky řešení požadavků. Výstup z analýzy je následně součástí smlouvy.
Dohodněte implementaci dříve, než podepíšete
Smlouva musí propojit nabídku, licenční podmínky a následnou podporu. Ošetřete výstupy a akceptační kritéria, role a součinnost, milníky, řízení změn, sazby a limity, migraci, testování, školení, spuštění, zvýšenou podporu po startu, záruku, SLA, bezpečnost, duševní vlastnictví. Při vysoké míře nejistoty oddělte placenou detailní analýzu od finálního závazku na termín a rozpočet. Už během výběru připravujte vlastní data, kapacity, komunikaci a síť klíčových uživatelů.
