AVAplace vám pomůže vybudovat digitální kancelář v souladu s legislativou

Ponořte se do „AVA světa“ a objevte průvodce řešeními pro moderní podnikání. Na naší nové stránce naleznete inspiraci pro zefektivnění vašich pracovních procesů. Dnešní článek se zaměřením na pomocníky pro „bezpapírovou“ kancelář tuto pravidelnou sérii otevírá.

Platforma AVAplace je online tržištěm pro podnikové aplikace, které rozšiřují možnosti produktů HELIOS od Asseco Solutions. Pomáhají výrazně zjednodušit pracovní procesy. Následující aplikace vás pohodlně provedou světem digitalizace kanceláře.

Jednou z mnoha užitečných funkcí aplikace je to, že umožňuje určit místo na dokumentu, kde má být podpis. Odpadá tím nepříjemná varianta, kdy uživatel podepsal dokument na špatném místě nebo použil chybný podpis.

Další funkcionalitou je hromadný podpis. Ten ocení hlavně uživatelé, kteří musí každý den podepisovat řadu dokumentů, případně jednou za čas jejich velké množství. Jedním kliknutím označíte veškeré dokumenty a podepíšete. S bankovní identitou lze podepsat až deset dokumentů najednou.

Pro uživatele, kteří nejsou součástí vaší organizace, lze použít přihlášení přes služby M365, LinkedIn nebo Google s možností si zřídit vlastní účet pro podepisování. Mezi další funkce patří upomínky, které připomínají nepodepsané dokumenty v určeném termínu. V případě potenciálních sporů se hodí využít kvalifikované časové razítko. To prokazuje, zda vybraný dokument už v historii existoval. Razítko zaručuje, že dokument nikdo nezměnil. Pokud ano, rychle se to pozná. Elektronické podpisy umí aplikace ověřit z dvou stovek certifikačních autorit z celé Evropy.

Řešení nabízí dva základní typy podpisů

BankID Sign – elektronický podpis na zaručené úrovni. Pro podpis potřebujete banku, která podporuje BankID, a mobilní aplikaci nebo internetové bankovnictví, kde podpis potvrdíte.

Prostý podpis – to je nejběžnější typ podpisu. Po přihlášení na svém zařízení vytvoříte nebo použijete obrázek svého podpisu a potvrdíte. K podpisu aplikace připojí uznávanou pečeť a kvalifikované časové razítko.

Důvěryhodný archiv umí prokázat platnost podpisu po dvaceti i více letech. V prvním kroku jde o ověření aktuálního stavu o platnosti certifikátů a následně lze zajistit digitální kontinuitu systémem přerazítkování, jenž automaticky udržuje návaznost časových razítek. Tímto způsobem lze prodloužit prokazatelnost podpisů i přes to, že samotné certifikáty už neplatí. Třetí krok zajistí vytvoření důkazní stopy, aby bylo možné platnost podpisů dále prokázat.

Archivovat lze kromě souborů PDF také e-maily, datové zprávy, XML nebo multimediální soubory. Integrovat s digitálním archivem lze přes API jakoukoliv aplikaci, která pracuje s dokumenty. Dlouhodobou archivaci je možné propojit i se službou Elektronický podpis, což umožní, že dokumenty, které podepíšete, můžete automaticky archivovat.

Pracovní smlouvy se sestavují automaticky na základě informací, které uchazeč uvedl v osobních dotaznících. Odpadá tím ruční vkládání do všech pracovních dokumentů a samozřejmě i s tím spojená chybovost. Aplikace obsahuje předpřipravené šablony pracovněprávních dokumentů podle aktuálně platných legislativních předpisů.

Dalším bonusem tohoto paperless řešení je průvodce celým „životním cyklem“ konkrétního zaměstnance s možností editace HR oddělení, schvalování workflow, notifikací jednotlivých uživatelů nebo založení karty zaměstnance v produktech HELIOS.

Jobsignum rovněž umožňuje nábor a nástup zaměstnanců na více pobočkách najednou. Celý proces digitálního náboru nových zaměstnanců je v souladu s platnou legislativou. Aplikace je plně integrována do podnikových informačních systémů HELIOS Nephrite a HELIOS iNuvio.

S touto aplikací získáte přístup k elektronickým dokumentům odkudkoliv. Dokumenty jsou navíc zabezpečeny proti ztrátě a zničení, velmi snadné je rovněž jejich vyhledávání. V DOCU-X lze spravovat jakýkoliv dokument, například faktury, smlouvy, nabídky, objednávky, žádanky, ISO.

Díky tomu můžete zdigitalizovat prakticky jakýkoliv firemní proces. Aplikace nabízí historii schvalování, takže máte přehled, v jakém stavu schválení se daný dokument nachází. Řešení lze integrovat s většinou zákaznických systémů, jako je ERP nebo CRM. Integrace s těmito systémy zvyšuje přidanou hodnotu aplikace, protože může využívat společné číselníky nebo sloužit jako externí úložiště.

V rámci Spisky je možné využívat funkci ePodatelna, která zajistí přijímání a odesílání dokumentů různými elektronickými kanály – prostřednictvím ISDS, elektronické pošty, případně jiného technického nosiče. Pokud má organizace odloučené pracoviště, je vítaným pomocníkem Externí podatelna. Pro distribuci dokumentů lze využívat funkcionalitu Přerozdělení pošty na jednotlivé uzly. Spiska nabízí také modul eIDAS, který umí ověřit elektronickou identitu v rámci celé EU. Dokumenty PDF je možné konvertovat do formátu PDF/A, které lze elektronicky podepsat a opatřit časovým razítkem.

Další funkcionalitou je Spisový plán, jenž poskytuje schéma pro věcné zařazování dokumentů do spisů. Manažerský systém umožňuje vedoucím pracovníkům analyzovat a upravovat velikost agendy jednotlivých zaměstnanců nebo prohlížet souhrnné statistiky ve formě tabulek a grafů.

Spiska samozřejmě umožňuje i digitalizaci skartace. Analýza jednotlivých formátů zjistí, kolik dokumentů je ve správném formátu pro digitální skartační řízení a u kterých je potřeba provést konverzi. Spiska je propojena s místy Czech POINT a oprávněné subjekty mohou díky tomu provádět autorizovanou konverzi dokumentů a výpisy z rejstříků veřejné správy. Další možností je integrace na Nezávislou úřední desku pro možnost publikace informací.