Faktury bez starostí a chyb? Stačí DOCU-X!
Fakturace a archivace dokumentů. Nedílná a klíčová součást každého podnikání. Stále spoléhá na lidský faktor. Přitom ruční přepisování dat je nejčastějším důvodem chyb, přehlédnutí a prodlení. Problémy vyvstávají zejména u faktur vystavených v cizích jazycích. Jak tyto chyby eliminovat?
Představte si nástroj, který bezchybně přečte data z elektronických i fyzických faktur a dalších dokumentů, zapíše je a spustí návazné kroky nezbytné k jejich vyřízení. To vše téměř automaticky. Takový je doplněk DOCU-X v kombinaci se systémy HELIOS.
DOCU-X využívá strojové učení, stále se tak zdokonaluje ve vytěžování dat z dokumentů. Výtěžnost dat se aktuálně pohybuje okolo 95 %, což výrazně zrychluje a zefektivňuje práci. To znamená, že účetní oddělení již jen kontroluje zadané faktury, nestará se o samotné zadávání dat.
Faktury tak nemusí zúčtovávat školená účetní, zvládne to takřka kdokoliv. Všechny rozpoznané dokumenty přitom zůstávají v bezpečí vaší firmy, respektive vašeho systému HELIOS.
DOCU-X DMS vám však může pomoci i se samotnou digitalizací dokumentů nebo celých archivů, a to díky modulu pro OCR (optical character recognition neboli automatické rozpoznávání textu).
Díky strojovému učení ale DOCU-X ve spolupráci s HELIOSEM umí více než jen faktury. Zvládá například vytěžování přihlášek do věrnostního programu, objednávek, žádanek, příjemek a dalších typů dokumentů spojených s administrativou. Třešničkou na dortu je pak schopnost automatického rozpoznání a převodu ručně psaného textu.
Jak to v praxi funguje?
Vložíte dokument do skeneru, DOCU-X DMS sám rozpozná jednotlivá pole na faktuře a rovnou je připraví do HELIOSU a zároveň fakturu v elektronické podobě pošle do schvalovacího workflow.
To významně pomáhá zefektivnit procesy při nakládání s dokumenty a zjednodušuje to jejich oběh v týmech. Díky tomu je pak už jedno, zda zaměstnanci pracují z kanceláře, nebo z domova. Oběh dokumentů je rychlý, levný a faktury lze schvalovat třeba i z mobilu, z aplikace HELIOS Mobile.
