Výhody nových daňových formulářů v HELIOS Nephrite ocení všichni

O zkušenostech s novinkou v informačním podnikovém systému HELIOS Nephrite jsme si povídali s hlavní mzdovou účetní Asseco Solutions Lenkou Čapkovou.

Mezi novinky ve formulářích podnikového informačního systému HELIOS Nephrite patří nové elektronické formuláře žádosti o roční zúčtování daně, potvrzení o zdanitelných příjmech a prohlášení poplatníka. Jak byste tyto novinky podrobněji popsala?

Všechny zmíněné formuláře slouží k nastavení, respektive vypořádání daňové povinnosti zaměstnanců. Vyplňují se jednou ročně a jejich prostřednictvím mohou zaměstnanci uplatnit různé slevy či daňová zvýhodnění, což jim v konečném výsledku přinese vyšší čistou mzdu.

V systému HELIOS Nephrite jsou nyní nové pořadače ─ Prohlášení poplatníků a Žádosti o roční zúčtování. Na zprovoznění celého procesu je zapotřebí součinnosti se správcem systému, jeho role je pro správné fungování klíčová. Zvolíme vhodné úložiště pro všechny dokumenty a zajistíme, aby k němu měli přístup všichni zaměstnanci. Celý proces navíc musí splňovat přísné požadavky GDPR.

Dále je třeba nastavit distribuci dokumentů v rámci firemního systému, tedy nastavit různá workflow a způsob připojování dalších dokumentů do systému – například různá potvrzení k daňovým slevám. V případě potvrzení o zdanitelných příjmech v elektronické podobě musí být nastaven do systému na daný formulář elektronicky ověřený podpis mzdové účetní a dále distribuce dokladu i zaheslování souborů.

Přináší tato novinka výhody i pro mzdové oddělení?

Hlavní výhodu vidím především v distribuci elektronických dokumentů. Dalším benefitem je možnost vrátit zaměstnanci chybně nebo nedostatečně vyplněný formulář. Mzdová účetní v poznámce popíše chybu či nedostatek, pomocí funkce ho vrátí a zaměstnanci přijde workflow, aby formulář znovu zpracoval a chybu odstranil.

Celý proces se zrychlil a je efektivnější. Významně také odpadne množství tištěných papírů, což se ve výsledku projeví i na množství archivovaných dokumentů. U formuláře Potvrzení o zdanitelných příjmech (pro zaměstnance, který si podává daňové přiznání sám) odpadá tisk, razítkování a podepisování formuláře a dále jeho distribuce jednotlivým zaměstnancům.

A jaká pozitiva přináší zpracování formulářů přímo v HELIOS Nephrite pro zaměstnance?

Formuláře lze vyplnit odkudkoli, stačí k tomu internetové připojení a dálkový přístup do firemní sítě. Navíc zaměstnanci, kteří mají pracoviště mimo sídlo mzdové účtárny, nemusí vyplněné formuláře posílat poštou. Zaměstnanci „prázdný formulář“ vyplní jen poprvé – informace ve formulářích zůstanou uloženy, v následujících letech je stačí už jen editovat dle aktuálního stavu. Vyplnění formulářů je v elektronické podobě uživatelsky příjemnější, a navíc je to v dnešní době preferovaný způsob podání. To znamená, že zaměstnanec, který si podává daňové přiznání, sám jen připojí elektronické potvrzení o zdanitelných příjmech do svého elektronického daňového přiznání. Odpadá mu tak skenování papírového formuláře.

Jakou zpětnou vazbu máte od kolegů a jak se vám s touto novou funkcionalitou pracuje?

Troufám si říci, že spokojenost je na všech stranách.

O novinkách v HELIOS Nephrite jsme psali již ZDE.