Případová studie

HELIOS Nephrite v Technických službách pro čistotu a krásu města Pelhřimova

O tohoto zákazníka pečuje společnost Koncept Hradec Králové s.r.o., která je implementačním partnerem pro systém HELIOS Nephrite a současně se specializuje na oblast řešení pro Technické služby.

Technické služby města Pelhřimova, p.o. byly zřízeny městem Pelhřimov jako samostatná příspěvková organizace tvořící jednotný funkční, organizační a hospodářský celek s právní subjektivitou.

Zajištění činností souvisejících s odpadovým hospodářstvím, s čistotou i s celkovým vzhledem a rozvojem města Pelhřimova a také se správou majetku svěřeného městem. Tak by se v kostce dala popsat činnost společnosti s názvem Technické služby města Pelhřimova, p.o. Od roku 2022 jejímu managementu i pracovníkům pomáhá v jejich činnosti informační systém HELIOS Nephrite z produkce společnosti Asseco Solutions, který dodala a implementovala firma Koncept Hradec Králové.

Vykonává činnosti vymezené zřizovací listinou. Podílí se na zabezpečování hospodářského a technického rozvoje města Pelhřimova a integrovaných obcí a ve volné kapacitě, v rámci povolené doplňkové činnosti, poskytuje služby i pro další subjekty.

Veškeré práce a služby poskytované podle zřizovací listiny organizace jsou evidenčně rea­lizovány na základě Zakázek a provedené práce a služby jsou také podrobně podle těchto Zakázek sledovány

Je zjevné, že organizace s takto pestrou a obsáhlo paletou činností se neobejde bez pomoci podnikového informačního systému. Situace v Technických službách města Pelhřimova však dříve nebyla ideální: K řízení firmy zde bylo využíváno několik informačních systémů a dílčích agend.
S ohledem na celkový stav zdejšího softwaru a také s ohledem na nové požadavky legislativy v oblasti vykazování pro příspěvkové organizace (PAP výkaz) rozhodlo v roce 2021 vedení organizace o výběru nového informačního systému.
Hlavním cílem pořízení nového systému bylo splnění požadavků vedení organizace na provázanost provozních evidencí s ekonomikou a vytvoření prostoru pro nastavení schvalovacích procesů, jakž i potřeba opouštění analogových dokumentů.
Jako nejvhodnější bylo zvoleno řešení prezentované společností Koncept Hradec Králové, s.r.o., které bylo vytvořeno speciálně pro technické služby na platformě HELIOS Nephrite.

„Nový systém nám svými vlastnostmi a robustní architekturou otevřel cestu rozvoje zejména v oblasti komplexnosti a průkaznosti informací o realizovaných pracích a službách, včetně jejich nákladů. Otevírá nám též nové možnosti v objektivní prezentaci informací o vykonaných činnostech vůči našemu zřizovateli a také vůči veřejnosti. Dalšími důvody naší volby byla zejména modulární otevřenost a použitá moderní technologie Microsoft .NET,“
— Ing. Eva Hamrlová, ředitelka organizace Technické služby Pelhřimov —

Požadavky na systém v Technických službách města Pelhřimova

Prvním krokem k pořízení nového informačního systému bylo pochopitelně výběrové řízení. Pro ně byly stanoveny hlavní požadavky na funkcionalitu systému:

  • Jednotné manažerské prostředí pro vyhodnocování provozu i ekonomiky

  • Provozní a ekonomické evidence vedené v jednom systému (ve společné DB)

  • Systém dimenzí pro provozní i ekonomickou část, proložený přes celý systém, jako předpoklad pro průkazný reporting

  • Funkčnost pro auditovatelné rozpouštění režií středisek a správní režie, a pro kalkulace nákladů objednávek a oblastí činností a útvarů

  • Společné nástroje pro vyhodnocování provozu i ekonomiky

  • Operativní přizpůsobení systému změnám pracovních procesů a organizace prací

  • Garance plné podpory legislativy pro příspěvkové organizace

  • Bezpečnost dat v informačním systému

  • Snadná rozšiřitelnost a změny nastavení systému

Dodavatel dokázal veškeré požadavky splnit do puntíku a – dnes, po roce to již lze říci – k plné spokojenosti vedení TSMP.

„Nový systém nám svými vlastnostmi a robustní architekturou otevřel cestu rozvoje zejména v oblasti komplexnosti a průkaznosti informací o realizovaných pracích a službách, včetně jejich nákladů. Otevírá nám též nové možnosti v objektivní prezentaci informací o vykonaných činnostech vůči našemu zřizovateli a také vůči veřejnosti. Dalšími důvody naší volby byla zejména modulární otevřenost a použitá moderní technologie Microsoft .NET,“ sděluje důvody rozhodnutí Ing. Eva Hamrlová, ředitelka organizace Technické služby Pelhřimov.

„Informační systém HELIOS Nephrite pro technické služby jsme si vybrali v konkurenci s ostatními systémy na tuzemském trhu, na základě naplnění funkčních požadavků v oblasti ekonomiky a automatizace tvorby státních účetních výkazů, včetně výkazu PAP, a také na základě poskytnutých referencí,“ dodává Romana Kohoutová, vedoucí ekonomického úseku.

Hlavní funkcionality systému HELIOS Nephrite

Doprava

Údržba a čištění komunikací, údržba zeleně

Zimní údržba komunikací

Provozní výkazy

Smlouvy na odpady

Hřbitovní agenda

Personální evidence a výkazy práce

Přeúčtování režií

Implementace a import dat

Smlouva o dodání systému HELIOS Nephrite pro technické služby mezi Koncept Hradec Králové a Technickými službami Pelhřimov byla podepsána v září 2021. Klíčovým úkolem bylo provedení migrací dat před startem systému a rozběhnutí provozních evidencí od začátku ledna 2022, ZÚK (Zimní údržba komunikací) od listopadu 2021. Vzhledem ke kvalitní spolupráci obou stran byla implementace nejen úspěšná, ale také lidsky příjemná.

Za pouhé čtyři měsíce od podpisu smlouvy zde byl informační systém HELIOS Nephrite pro technické služby spuštěn pro všechny základní moduly. Během prvního čtvrtletí 2022 byly nasazeny počáteční stavy a bylo zprovozněno integrované Výkaznictví pro příspěvkovou organizaci. Současně došlo i ke spuštění přeúčtování nerozlišených nákladů střediskové a správní režie na Zakázky a byl zprovozněn modul pro Hřbitovní agendu, při jehož implementaci si vyžádaly velké úsilí importy historických dat.

„Největším přínos vidím v tom, že máme jednotný systém, který žije s námi a nenutí nás hledat vedlejší řešení nebo speciální programové komponenty, které by bylo třeba na něj napojovat,“ konstatuje Ing. Eva Hamrlová.

Přítomnost i budoucnost

Systém HELIOS Nephrite, kromě všech výhod, které jsou již nyní patrné, nabízí organizaci Technické služby města Pelhřimova potenciál pro další rozšiřování o nové funkcionality. Hlavní část analogových dokumentů byla nahrazena elektronickými dokumenty a tento trend bude dále pokračovat. Organizace bude potřebovat také zprovoznění rozhraní podle Národního standardu pro Spisovou službu podle platné legislativy, kterým HELIOS Nephrite disponuje. Konsolidovaná data Hřbitovní agendy budou online poskytována připravované pasportizaci hřbitovů v systému města Pelhřimov.

Klíčové přínosy HELIOS Nephrite

  1. Rozšíření informačního systému na všechny útvary organizace – modul Provoz

  2. Průkazná auditovatelná alokace nákladů v oblasti hospodaření s odpady, při rozúčtování společných nákladů na útvary a Zakázky

  3. Průkazná evidence prací a služeb vykonaných na objednávkách, včetně ZÚK

  4. Urychlení kontrolních mechanismů a zkrácení času měsíčních uzávěrek

  5. Zavedení uzávěrek provozních evidencí mělo zásadní význam pro zkvalitnění sledovaných údajů

  6. Spuštění elektronické výměny dokumentů s dodavateli a odběrateli

  7. Zajištění elektronické komunikace s orgány státní správy, zejména v oblasti tvorby legislativou předepsaných výkazů, včetně přípravy pro tvorbu, kontroly a předání PAP výkazu

  8. Zefektivnění procesů ve skladové oblasti, včetně podpory pro průkazné odpočty DPH při Hospodářské činnosti

  9. Auditování všech uživatelských aktivit v systému

  10. Úzká vazba mezi Provozními evidencemi a Ekonomikou, použití společného modelu účetních dimenzí v celém systému

  11. Zefektivnění evidence docházky, jako podkladu pro zpracování mezd

  12. Nová koncepce reportingu nad jednotným modelem provozních e ekonomických dat s využitím jednotného modelu účetních dimenzí

Máte zájem
o naše služby?

Zanechte nám svůj kontakt a my se Vám ozveme.

+420 244 104 111

Poptávkový formulář