ASB Group s DOCU-X výrazně šetří čas i přírodu

Poradenská společnost ASB Group působí na trhu již od roku 2002 v oblasti účetnictví, daní, mzdového účetnictví, korporátních a dalších služeb. V Česku, na Slovensku, v Polsku a Maďarsku zaměstnává na 250 odborníků. Ke zpracování veškerých dokumentů pro své klienty se firma rozhodla začít využívat řešení DOCU-X, které je plně integrované do prostředí HELIOSU. Jeho přínosy obratem zaznamenala nejen firma, ale i její klienti, a to hlavně ve zrychlení klíčových procesů.

Administrativa ohledně daňových dokladů byla enormně náročná

Společnost ASB Group dlouhodobě narážela na překážky při zasílání dokladů poštou nebo e-mailem. S narůstajícím objemem potřebných dokladů ze strany klientů se zvyšovala náročnost i veškeré související komunikace a administrativy. Často totiž docházelo k duplicitnímu zasílání dokladů, což pak vyžadovalo další čas na kontrolu všech příchozích dokumentů. I komunikace při získávání informací k jednotlivým dokumentům přes telefon či e-mail byla příliš zdlouhavá. Navíc část dokumentů byla uložena u klientů, část naopak v ASB, či dokonce u třetí strany, což komplikovalo některé operace
a vyžadovalo další komunikaci a dodatečné kontroly. Dohledání konkrétního dokladu běžně zabralo čtvrt hodiny. To vše nakonec přimělo firmu začít hledat jiné, efektivnější řešení.

DOCU-X bylo jasnou volbou

Firma hledala nástroj, jenž by uměl co nejlépe spolupracovat s ERP systémem HELIOS, který využívala pro sebe i své klienty. HELIOS totiž této kategorii firem nabízí plno zásadních výhod, jako je například možnost vést data pro desítky různých daňových subjektů najednou. Jako ideální řešení se ukázalo DOCU-X, které nabízí jak řešení pro vytěžování skenovaných i elektronických dokumentů, tak kompletní správu dokumentů. Dohromady tak představuje bezpečnou platformu pro sdílení dokumentů s klienty, schvalování faktur, vytěžování faktur přes OCR, přímé sdílení výstupů s klienty bez nutnosti jejich zasílání přes e-mail, napojení na datové schránky a to vše plně propojené
a integrované v HELIOSU.

DOCU-X přineslo rychlost i automatické kontroly

Přínosy implementace DOCU-X byly v podstatě okamžité, a to jak pro firmu, tak pro její klienty. Dříve trvalo týden, někdy i déle, než doklady doputovaly od klienta přímo do firmy a dostaly se až do účetnictví. Dnes může ASB Group svým klientům garantovat zaúčtování do 48 hodin od odeslání dokumentu.

Každá faktura projde po přijetí celou řadou automatizovaných kontrol a celkem třemi systémy. Celý průchod se po nasazení DOCU-X zrychlil ze tří dnů maximálně na tři hodiny. Papírové dokumenty nejdřív putují na OCR a automatizované vytěžování dat, odkud pokračují do document management systému (DMS). Elektronické dokumenty přijaté e-mailem nebo i datovou schránkou jdou rovnou do DMS k zaevidování. Zde čeká fakturu na vstupu série automatických kontrol – zda je dodavatel v účetnictví, zda není faktura duplicitní, zda je bankovní účet na faktuře uveden správně, případně v ČR v registru plátců DPH apod. Celá kontrola na vstupu přitom díky vysokému podílu automatizace zabere namísto jedné hodiny jen dvě minuty.

A konečně, po zaevidování dokladu může dojít k automatickému, a hlavně bezchybnému začlenění dokladu do příslušné klientské databáze v HELIOSU.

Oběh a sdílení dokumentů s klienty je teď hračka, klíčová je i flexibilita

DOCU-X také výrazně promluvil do toho, jaké možnosti teď mají klienti při práci s každým dokumentem, včetně daňových dokladů. Pro libovolný dokument jsou k dispozici hned dvě nezávislá schvalovací workflow s možností víceúrovňového schvalování. Přednastavené schvalovací matice lze navíc plně přizpůsobit požadavkům každého klienta. Veškeré dokumenty jsou evidovány v elektronické podobě v definované struktuře a nad každým dokumentem lze sledovat související komunikaci, průběh schvalování i jeho případných úprav. Schvalování, které dříve zabralo dvacet minut, je teď kompletně vyřízené během pěti. Vyhledávání příslušných dokladů se zrychlilo patnáctkrát. Vše je k dispozici zkrátka ihned.

ASB Group využívá DOCU-X i ke sdílení a schvalování exekutivních výstupů, reportů a analýz, které pro své klienty připravuje. Veškeré, často poměrně senzitivní údaje tak neputují e-mailem, ale jsou k dispozici vždy v té nejaktuálnější a věcně správné formě přímo v plně zabezpečeném DMS, a to přesně těm lidem na straně klienta, kteří mají oprávnění s nimi nakládat.

Firma ročně ušetří sto tisíc listů papíru

S převodem všech dokumentů a jejich schvalováním do elektronické podoby se navíc dostavil ještě jeden nezanedbatelný benefit. ASB Group ročně uspoří neuvěřitelných sto tisíc listů papíru a s tím související náklady na tisk a tisková zařízení. Snížení karbonové stopy je tak příjemnou třešinkou na dortu benefitů, které DOCU-X firmě přineslo.

A jak to s oběhem dokumentů ve firmě máte vy?