Business intelligence aneb váš firemní James Bond v počítači

O business intelligence (BI) nástrojích a jejich rostoucím významu asi slýcháváte na každém kroku. Každá aspoň trochu větší firma se o ně dnes zajímá. Proč je ale BI v současné době tak důležitá, kde se vzala, co vám vlastně dokáže nabídnout a jak ji využít ve své firmě?

Co to je business intelligence

Intelligence je anglický výraz mimo jiné pro zpravodajskou činnost. Business intelligence je tedy v podstatě zpravodajská činnost uvnitř vaší firmy. Poctivá zpravodajská práce spočívající v procházení a vyhodnocování informací, které už firma má k dispozici. A skutečně, BI nástroje poctivě pátrají a rozkrývají na první pohled ne zcela zřejmé vztahy mezi jednotlivými čísly, jež jsou uložena v útrobách vašeho podnikového informačního systému. Ta se snaží dávat do kontextu, který by vám přinesl nějakou přidanou hodnotu – třeba zvýšení tržeb, snížení stavu skladových zásob, zefektivnění výroby.

K tomu, aby z BI nástrojů bylo možné něco vytěžit, je jako u běžných zpravodajských informací potřeba zkušený analytik. Díky současnému pokroku v oblasti BI však tuto práci zvládne i zkušenější manažer či libovolný pracovník, který chápe, co zobrazovaná data znamenají. Aby to měl co nejlehčí, využívají moderní BI nástroje obvykle souhrnné grafické vizualizace – třeba nad mapou vašich obchodů nebo nad plánkem vaší výrobní haly. Nechybí však ani klasické grafy, oblíbené „semafory“ z Balanced Scorecard a podobně.

Máte síť obchodů s oblečením a chcete vědět, v které prodejně se prodá nejvíc růžového oblečení a v které je ho naopak nejvíc skladem? Během jediného pohledu rázem zjistíte, odkud kam byste měli přesunout skladové zásoby, abyste je prodali. I to je BI v praxi.

K čemu vám může být

Business intelligence má, podobně jako klasická zpravodajská činnost, za úkol vynášet na povrch to, co zůstává na první pohled skryto. Je přitom jedno, zda se jedná o pozitivní, či negativní informace. Má vaše firma dojnou krávu, o které nikdo neví? Business intelligence vám ji ukáže. Víceméně náhodou jste se trefili do rostoucí poptávky po nějakém produktu? Business intelligence vám to řekne dříve než vaše kvartální porada s obchodníky. Máte ve firmě nějaký potenciál ke zlepšení? S BI ho uvidíte dříve než vaši manažeři.

Totéž platí i opačně. Investujete masivně do produktu, jenž pomalu skomírá, což na první pohled nevidíte, protože vaše dealerská síť nakupuje na sklad? Business intelligence vám to ukáže. Vezli jste se na vlně nějakého trendu, ale poptávka po něm už opadá? Budete to vědět dříve, než se z vašich skladových zásob stanou ležáci. V některém z regionů vám rázem poklesly prodeje? Zjistíte to ihned a budete moci pátrat po příčině. Business intelligence je v tomto nemilosrdná, protože pracuje jen s tvrdými daty – žádný sentiment, žádné osobní sympatie či antipatie – jen tvrdá data. Proto je mnohem oblíbenější ve firmách, kterým se daří. Těm, kterým se nedaří, však dokáže pomoci ještě víc.

Jak to vypadá v praxi

Dnešní svět BI představuje velmi širokou paletu nástrojů. Nejčastěji užívaným BI nástrojem je obyčejný Microsoft Excel. Microsoft do něj postupem času dodělal širokou škálu pokročilých vizualizačních nástrojů. Excel se dokáže napojit i přímo na databázi, a tak pokud máte aspoň trochu otevřený podnikový informační systém, jako například HELIOS, můžete si data do Excelu natáhnout buď přímým exportem tabulek, nebo třeba přímo z databáze SQL serveru.

Další velkou skupinu pak tvoří specializované BI nástroje. Ty obvykle tvoří separátní nadstavbu podnikového informačního systému a věnují se pouze vizualizacím. Je potřeba je připravit ve spolupráci s implementačním týmem, podobně jako při implementaci samotného ERP a nastavení tzv. OLAP kostek. Stejně tak je však možné využít některých předpřipravených nejčastěji používaných výstupů.

Díky její neustále rostoucí popularitě se s BI navíc můžete setkat i přímo v podnikovém informačním systému. Obvykle se jedná o samostatný modul, který přímo zpracovává vybraná data. I zde platí možnost využít předpřipravených výstupů nebo si nechat některé nastavit na míru.

Kdy uvažovat o business intelligence

O využívání BI se vyplatí uvažovat těm firmám s velkým množstvím dat, které pro ně zároveň přestává být přehledné. Právě u nich je nejpravděpodob­nější, že se v těchto datech ztrácejí důležité informace nebo že je časově velmi náročné je z dat získat.

Moderní BI nástroje také často umožňují forecastingy postavené na klasické regresní analýze. Pro jejich využití je však potřeba mít k dispozici delší datovou řadu (za posledních pár let), a to nejdůležitější – mít tato data ve správné a úplné formě. Právě čištění dat je přitom s implementací BI často spojené. S duplicitami a překlepy ve vaší databázi vám totiž BI může spíš uškodit. Čím větší firma, tím větší bariéru čistota dat představuje. O to větší přínosy však může firmě přinést už samotné pročištění dat – třeba takové zákaznické databáze, kusovníků či skladových záznamů.

Implementace BI tedy nemusí být vždy snadná, ale přínosy s ní spojené vynaložené úsilí obvykle rychle vyváží.