Jak v malé firmě poznat, že je čas na implementaci ERP systému

Malé firmy jsou páteří české ekonomiky. Podle údajů Ministerstva průmyslu a obchodu jde většina našeho exportu právě za nimi a generují více než třetinu našeho HDP. Jak ale poznat, že malá firma už je dost velká na to, aby dokázala naplno profitovat z podnikového informačního systému (IS)?

Organizační struktura se postupně komplikuje

Většina firem začíná jako malá firma o jednom či více zakladatelích, kteří začnou podnikat v oboru, jemuž sami velmi dobře rozumí. To, co následuje, bývá také ve všech případech velmi podobné. Všiml si toho již kdysi profesor Harvard Business School Larry E. Greiner, jenž to popsal ve své teorii evoluce a revoluce.

Firma nejprve prochází kreativní fází vývoje, kdy postupně nejprve pomaleji a potom výrazně rychleji roste. Získává nové zákazníky, rozšiřuje výrobu či prodejní síť a nabírá nové zaměstnance. Tento způsob organického růstu je však časově omezený a má své limity. Z organizační struktury, kdy „všichni dělají všechno“, je potřeba postupně přejít na liniové řízení. To si často vyžádá, aby si vlastníci najali profesionální management, který by pomohl zavést standardní manažerské postupy.

Procesní řízení jako indikátor k implementaci podnikového IS

A právě tato první změna organizační struktury, kdy dochází k jasnému rozdělení kompetencí, přesné definici vztahů podřízenosti a nadřízenosti a konečně také k nastavení některých základních procesů, je první vývojovou fází podniku, kdy se vyplatí uvažovat o podnikovém informačním systému. Řada firem v této fázi však v dnešní době stále ještě o nasazení podnikového IS neuvažuje. Ostatně ještě před deseti či dvaceti lety firmy v této fázi obvykle byly schopny vyžít jen s klasickým softwarem pro vedení účetnictví.

V dnešní době však vynechání podnikového IS z této rané fáze růstu podniku může být na škodu. Jiné firmy, které ho implementují, totiž nad vámi do budoucna získají významnou konkurenční výhodu a v klíčové fázi vývoje jim absence podnikového IS nezbrzdí jejich růst. Přitom díky masivnímu rozvoji mobilního internetu a cloudových služeb jsou určité typy podniků, kde i v této rané fázi životního cyklu firmy začíná využití profesionálních podnikových IS jako třeba HELIOS Orange dávat významný ekonomický smysl. Profesionální podnikový IS totiž není jen o nějaké formalizaci a standardizaci procesů. Konkrétně HELIOS Orange nabízí celou řadu oborových řešení, kdy malá firma procházející zásadnější restrukturalizací může velice efektivně těžit také z know-how, jež oborová řešení obsahují.

Standardně jsou totiž v oborových řešeních všechny procesy přednastaveny podle současných „best practices“ pro daný obor. Pokud si firma tyto procesy teprve tvoří, může snadno adaptovat ty nastavené v podnikovém IS, čímž si management ušetří práci a firma zase finanční prostředky potřebné na dodatečnou customizaci (přizpůsobení) systému. Právě nejrůznější customizace následně prodražují a prodlužují každý další upgrade systému.

Rozvinutější firmy mohou bez podnikového IS narazit

Firmy, které se dostanou do druhé fáze životního cyklu dle Greinera bez podnikového IS, třeba jen s účetním softwarem a sadou excelových tabulek, jež se různě sdílejí a kolují e-maily, brzy narazí na limity tohoto způsobu řízení. Nejcitelnější to bývá během fáze rychlého růstu, kdy firma nestíhá odbavovat nové zakázky a nabírat nové zaměstnance. V této fázi bývá implementace podnikového IS již velmi obtížná a bolestivá. Obvykle k ní management přistupuje až tehdy, kdy firma už nedokáže dále růst či efektivně řídit například své skladové zásoby. Této stagnaci Greiner říká krize autonomie.

Firma celé roky úspěšně roste a nabírá nové zaměstnance. S jejich zvyšujícím se počtem však dochází i k zavádění nových úrovní řízení, ale bez podnikového IS a lepšího přehledu o dění ve firmě se původnímu managementu těžko vzdává někdejších kompetencí. To vyvolává právě onu krizi autonomie, kdy se na nižších úrovních řízení musí čekat na rozhodnutí stále přetíženějšího vrcholového managementu. Do další fáze, tzv. decentralizace (či delegování), už je podnikový IS zcela nezbytný. Právě přetížený top management u malé či střední firmy je jasným znakem, že už je nejvyšší čas nasadit profesionální podnikový IS.

Nenechávejte implementaci podnikového IS na poslední chvíli

Greiner sám říká, že ne všechny firmy se dokážou přehoupnout do třetí vývojové fáze, kdy dochází k decentralizaci řízení. V chaosu vrcholící krize autonomie totiž firmu mnohdy opustí řada klíčových pracovníků. Malé podniky by tak měly nad implementací IS uvažovat ideálně již během přechodu na profesionální řízení nebo ještě během růstové fáze. Implementace IS sice skutečně může růst poněkud zbrzdit, protože je potřeba jí věnovat dostatek pozornosti i personálních kapacit. Pro firmu je to ale méně bolestné, než když v ní potichu bublá nespokojenost z absence IS, respektive z problémů s řízením na nižších úrovních.